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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。水運業においては、運送契約書、積荷リスト、航行計画書などの書類が日常的に多く扱われるため、PDF編集ソフトはこれらの文書を効率的に管理、編集するために非常に有用です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。水運業においては、複数の顧客や荷主とのやり取りが頻繁に発生するため、書類の管理が煩雑になりがちです。PDF編集ソフトを活用することで、契約書や運送指示書を一つのファイルにまとめたり、不要なページを削除したりすることが容易になり、業務の効率化が図れます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。水運業では、機密情報や顧客の個人情報を扱うことが多いため、これらの機能により情報漏洩のリスクを低減できます。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。水運業では、多数の取引先やパートナー企業と書類をやり取りすることが多いため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンを確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。水運業で使用するシステムやデバイスが多岐にわたる場合、全ての機器でスムーズに動作するPDF編集ソフトを選ぶことが重要です。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。水運業で必要な編集機能を考慮し、以下の4つの機能を確認しましょう。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。運送契約書や積荷リストなどを簡単にPDF化することで、書類の一元管理が可能になります。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。特に水運業では、Excel形式の積荷リストや航行計画をPDFから簡単に編集できることが便利です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。水運業では、複数の契約書や報告書を一つのファイルにまとめる際に役立ちます。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。特に重要な書類に注釈やコメントを追加する際に便利です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。水運業では、取引や運送の証明書類の信頼性を高めるために有用です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要です。第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう。水運業においても、契約書や重要な報告書の信頼性を確保するために、電子証明書対応の製品を選ぶことが重要です

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