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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。貨物運送取扱業においても、運送契約書や輸送指示書、請求書などの重要書類をPDF形式でやり取りするケースが多いため、PDF編集ソフトは非常に有益なツールとなります。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。貨物運送取扱業においては、多くの取引先や運送業者とやりとりする書類が多岐にわたるため、これらの編集機能は特に有用です。通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。貨物運送取扱業においては、機密性の高い契約書や顧客情報を取り扱うことが多いため、これらのセキュリティ機能は重要です。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。貨物運送取扱業では、取引先や運送業者との間で頻繁にPDFをやりとりするため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。貨物運送取扱業の現場では、多様なデバイスを使用することが多いため、互換性のあるソフトを選ぶことが重要です。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。貨物運送取扱業においては、特に以下の機能が重要です。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。運送契約書やインボイスなどをPDF形式で保存・共有する際に役立ちます。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。貨物運送取扱業では、受け取ったPDFを他の形式に変換して社内システムで再利用することがよくあります。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。運送指示書や契約書のページ単位での編集が容易になります。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。貨物運送取扱業においても、受領書や配送証明書などに注釈を追加する際に有用です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。貨物運送取扱業では、取引の証拠としての書類を正確に保存することが求められるため、タイムスタンプ機能は有用です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。貨物運送取扱業においても、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択することで、重要な書類の信頼性を高めることができます

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