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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。機械修理業では、マニュアル、修理報告書、部品リストなど多くの文書を扱うため、これらを効率的に管理・編集するためのツールとしてPDF編集ソフトが役立ちます。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。機械修理業では、多くの技術資料や作業報告書を日々扱いますが、通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生します。PDF編集ソフトを活用することで、これらの作業が簡単に行え、業務の効率化が図れます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。機械修理業では、取引先や顧客との間で機密情報を扱うことも多く、これにより書類の機密性、可用性を確保しやすくなります。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。機械修理業では、様々な形式の技術資料を扱うため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。機械修理業では、現場でのタブレットやスマートフォンの利用も考慮する必要があり、対応機器の範囲を確認しておきましょう。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。機械修理業において、特に重要な編集機能は以下の通りです。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。技術仕様書や修理報告書をPDF化する際に便利です。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。部品リストや作業報告書を他の形式に変換する際に役立ちます。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。技術資料やマニュアルを効率よく管理するために必要な機能です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。修理報告書に注釈を追加したり、技術資料を更新する際に便利です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。機械修理業では、作業履歴や技術資料の保存において、データの信頼性を確保するために有用です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう。機械修理業では、契約書や技術仕様書などの重要書類を扱うことが多いため、電子証明書対応の有無は重要な選定基準となります

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