法人向けのPDF編集ソフト（シェア上位）
PDF編集ソフトとは？
更新：2024年10月30日
PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル（以下、PDF）を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。**法人向けに考えると、複数の部門やチームでの協力が必要な書類作成や管理において、PDF編集ソフトは特に重要な役割を果たします。**
導入メリット
書類管理の効率化
PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。**法人では大量の書類が日常的に発生しますが、PDF編集ソフトを活用することで、書類の整理や必要な部分の抽出が迅速に行えます。**通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。
データの機密性、完全性、可用性の保証
PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。**法人においては、機密情報の取り扱いが頻繁に行われますので、これらの機能は特に重要です。**また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。
導入注意点
互換性
PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。**法人では、他社や異なる部門とのやりとりが多いため、互換性は非常に重要です。**互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。
使用機器、機能の制限
他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。**法人では、複数のデバイスやOSが混在する環境が一般的であるため、これらの制約を事前に把握しておくことが重要です。**
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PDF編集ソフトの選び方
PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
編集の範囲で選ぶ
PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 **PDF作成** 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。**法人の業務では、様々な形式のファイルを標準化されたPDF形式に変換する必要が頻繁にあります。** **PDFファイルから他のファイル形式に変換** PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。**法人においては、クライアントやパートナーとのやり取りの中で、異なるファイル形式が必要となることが多いため、この機能は重要です。** **ページ単位の編集** PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。**法人の業務では、大量の書類を効率的に管理するためにページ単位の編集機能が役立ちます。** **直接編集** PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。最も高度な編集で、対応している編集項目に対して、利用料も相応になります。**法人では、細かな修正や注釈を追加する機会が多いため、直接編集機能が業務効率を大幅に向上させます。**
2
タイムスタンプに対応した製品を選ぶ
PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。なお、タイムスタンプがなくとも、運用などで電子帳簿保存法の要件を満たすことは可能です。**法人の書類管理において、法的な要件を満たすことは重要な課題であり、タイムスタンプ機能はその一助となります。**
3
電子証明書に対応した製品を選ぶ
PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書（デジタルID）を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。**重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう。法人においては、契約書や公式文書の信頼性を高めるために、電子証明書対応は必須です。** 法人向けに最適なPDF編集ソフトを選ぶことは、業務効率の向上、データのセキュリティ確保、法的要件への対応といった様々なメリットをもたらします。上記のポイントを参考に、自社に最適なソフトウェアを選定しましょう
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