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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。電気工事業においても、契約書、設計図面、検査報告書など多くの書類がPDF形式でやりとりされるため、PDF編集ソフトは業務効率化に大いに役立ちます。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。電気工事業では、プロジェクトごとに多くの書類が発生しますが、PDF編集ソフトを活用することでこれらの書類を一括管理しやすくなります。例えば、複数の見積書や仕様書を一つのPDFファイルにまとめることができ、必要な情報を迅速に参照することが可能です。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。電気工事業においても、機密情報や重要な契約書類を扱うことが多いため、データの機密性や可用性を確保することは非常に重要です。また、電子署名やタイムスタンプを追加することで、データの完全性を保証し、改ざんを防ぐことができます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。電気工事業では、多岐にわたる専門的な図面や計算書がやりとりされるため、これらの互換性問題が発生すると大きな影響を及ぼすことがあります。したがって、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは必ず確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。電気工事業では、現場作業員がタブレットやスマートフォンを使用して書類を閲覧編集するケースも増えているため、macOSやiOS対応の製品が少ない場合は注意が必要です。事前に対応デバイスを確認し、現場での使用に適しているかどうかを確認しましょう。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。電気工事業においては、以下の編集機能が特に重要です。 ・PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。例えば、設計図面や検査報告書をPDF形式で保存することで、統一された形式での保存が可能になります。 ・PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。施工計画書をWord形式に変換して編集する場合など、変換可能なファイル形式を事前に確認しておきましょう。 ・ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。例えば、複数の仕様書を一つのファイルに統合する場合に便利です。 ・直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。例えば、現場でのメモや注釈を追加する場合に役立ちます。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。電気工事業では、工事履歴や検査記録の保存が重要です。タイムスタンプを利用することで、これらの記録が改ざんされていないことを証明できます。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。重要な契約書や法的書類を取り扱う場合、電子署名や電子証明書の対応は必須です。第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)や、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書に対応した製品を選びましょう

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