旅客軽車輌運送業向けのPDF編集ソフト(シェア上位)
PDF編集ソフトとは?
更新:2024年10月30日
PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。特に旅客軽車輌運送業においては、乗務員のスケジュール管理、運行記録、顧客情報など多くの書類がPDF形式で保存・共有される傾向があります。そのため、PDF編集ソフトの導入は業務効率化に大いに役立ちます。
導入メリット
書類管理の効率化
PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。旅客軽車輌運送業では、乗務員の運行記録や点検報告書など、頻繁に書類の作成・編集が発生します。通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。
データの機密性、完全性、可用性の保証
PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。旅客軽車輌運送業においては、顧客情報や運行計画などの機密情報を扱うことが多いため、これらの機能は特に重要です。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。
導入注意点
互換性
PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。旅客軽車輌運送業では、異なる部門や取引先との間で頻繁にPDFファイルをやりとりすることがあるため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。
使用機器、機能の制限
他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。旅客軽車輌運送業では、運行管理システムやスマートフォンアプリと連携するケースも多いため、使用する機器やOSとの互換性を十分に確認しておくことが重要です。
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PDF編集ソフトの選び方
PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
編集の範囲で選ぶ
PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。旅客軽車輌運送業では、運行計画書や乗務員のスケジュール表などをPDF形式で作成することが多いため、PDF作成機能は重要です。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。例えば、運行記録をExcel形式で編集しやすくするために、PDFからExcelへの変換機能が求められる場合があります。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。旅客軽車輌運送業では、複数の運行記録を1つのファイルにまとめる場合や、不要なページを削除する場合に便利です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。運行計画や顧客情報に直接注釈を追加したり、修正を加えたりする場合に役立ちます。
2
タイムスタンプに対応した製品を選ぶ
PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。旅客軽車輌運送業では、運行記録や点検報告書の保存が必須であり、タイムスタンプにより証拠能力を高めることができます。
3
電子証明書に対応した製品を選ぶ
PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。旅客軽車輌運送業では、契約書や重要な運行計画書など法的拘束力を持つ書類を扱う場合があるため、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう
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