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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。道路貨物運送業においても、運送契約書、請求書、運行管理表などの書類の電子化と効率的な管理が求められるため、PDF編集ソフトは非常に有用です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。道路貨物運送業では、多くの書類が日常的に発生し、これらの管理が煩雑になることが多いです。PDF編集ソフトを使うことで、運送契約書や請求書の管理が簡便になり、効率的な業務運営が可能になります。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限やパスワード保護の設定ができるため、特定の人だけが閲覧や編集できるようにすることができます。道路貨物運送業では、取引先や顧客との重要な契約書の機密性を保つ必要があります。また、電子署名やタイムスタンプの追加が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性を保証できます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。道路貨物運送業では、取引先や顧客とのやり取りが多く発生するため、互換性の対応状況や頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。道路貨物運送業では、現場でスマートフォンやタブレットを使用することが多いため、これらの機器での操作性も考慮する必要があります。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。道路貨物運送業で必要とされる主な機能には、以下の4つがあります。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。運送契約書や請求書などをPDF形式で保存し、管理することができます。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。路線運行表や配送スケジュールの編集に便利です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。重要な契約書や報告書などの編集に役立ちます。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。道路貨物運送業では、運行記録や取引データの信頼性を確保するために、タイムスタンプ対応の製品を選ぶことが重要です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。道路貨物運送業では、法的拘束力のある契約書や重要な書類をPDFで扱う際に、電子証明書に対応できる製品を選択することが推奨されます

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