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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。旅行業においては、旅行プランや予約確認書、契約書など多くの書類がPDF形式でやり取りされるため、PDF編集ソフトは非常に重要です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

旅行業では、多数の顧客情報や予約情報を取り扱うため、書類管理が複雑になりがちです。PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。たとえば、複数の予約確認書を一つのPDFファイルにまとめることができ、業務の効率が向上します。

データの機密性、完全性、可用性の保証

旅行業では顧客の個人情報や旅行プランなど、機密情報を多く扱います。PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。これにより、書類の機密性、可用性を確保しやすくなります。また、電子署名の追加やタイムスタンプの付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証されます。

cons

導入注意点

互換性

旅行業では、異なる企業や顧客と頻繁にPDFファイルをやりとりします。PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやり取りする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

旅行業では、外出先でも業務を行うことが多いため、使用するデバイスの多様性が求められます。他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、編集の範囲が製品によって異なります。旅行業においては、以下の編集機能が特に有用です。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。旅行プランや見積書をPDF形式に変換することで、顧客に提供する資料の統一感が保たれます。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。例えば、顧客から送られてきたPDF形式の情報をExcelに変換してデータベースに取り込むことができます。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。旅行日程表や契約書の一部を修正する際に便利です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。旅行プランの変更点を顧客にわかりやすく示すことができます。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。旅行業においては、契約書や重要な書類の保管に役立ちます。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。旅行契約や重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう

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