【2024年】費用の安い文書管理システムのおすすめ10製品（全95製品）を徹底比較！

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

文書管理だけでなく、ワークフローやコミュニケーション過程を記録するサービスのため、既存の業務システムからの変更が必要になる可能性が高いです。特に、コミュニケーションの過程を記録する仕組みを作る必要があります。文書管理だけを行うシステムではなく、業務フロー全体の更新が必要となる可能性が高いサービスです。

業務システムの大幅な変更が必要

オンプレミスシステムで、クラウド利用はできないため、遠隔地から文書をダウンロードする際はVPN接続を利用する必要があります。モバイル版のアプリ等も提供されていないため、クラウド対応しているシステムと比較すると、出張先などの遠隔地からアクセスしにくいサービスです。

クラウド利用はできない

導入には初期費用がかかるため、予算計画が重要です。また、カスタマイズやユーザー教育に時間がかかる場合があり、導入期間が長くなることがあります。さらに、システムの維持・運用には継続的なコストが発生する点にも注意が必要です。

導入コストと時間が多くかかる

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。ArcSuiteは、文書の管理・共有・保管を効率化するクラウドベースのソフトです。このシステムを使用することで、企業は文書の検索性を高め、セキュリティを確保しながら、文書管理のデジタルトランスフォーメーションを実現できます。富士フイルムビジネスイノベーションは、ArcSuiteの他にも、デジタルトランスフォーメーションをサポートする多様なビジネスソリューションを提供しています。

大規模 44%

中規模 32%

小規模 24%

月額費用

文書管理だけでなく、作業の経緯やコミュニケーションの過程をまとめて管理可能です。文書管理機能に加え、ワークフロー、コラボレーション機能を持つため、タスクの内容と承認過程、文書をひとまとめにすることができます。これによって後から文書を閲覧した際に、作業の経緯などを正確に把握することが可能になります。

業務情報を包括的に管理

業務フローと成果物をまとめて管理することで業務プロセスの見える化を実現します。各人のタスクの進捗や個々の作業の経緯を上長がまとめて管理できるため、チーム間での問題の共有やマネジメントが行いやすくなります。

業務プロセスの見える化

同社製の複合機やWorking Folderと連携することによって、機能を拡張することが可能です。紙文書の本製品への取り込みの効率化や、他社へ文書共有が可能となります。

自社製品との連携

ArcSuite

行政自治体向けの文書管理システムで、行政の特長にあった文書管理を行うサービスのため、民間企業には向かないサービスです。

民間企業には向かない

WindowsOSのみに対応しているため、MacOSには対応していないサービスです。

MacOS非対応

API連携などに対応していないため、入退室記録を簡単に勤怠管理システムに接続することはできません。入退室管理だけでなく、ドアの入退室で勤怠管理まで行いたい企業には向かないサービスです。ただし、ドアの開錠記録を記録することは可能です。

他社サービス連携

OEC株式会社が提供する文書管理システムは、文書管理の効率化をサポートするソフトです。このシステムは、直感的な操作性と高度な検索機能を備えており、電子決裁などの機能も提供しています。特に、メール連携、文書登録（収受・起案）、文書・ファイル検索、引継・廃棄・延長処理、バーコード管理などの機能があります​​​​。OEC株式会社は1969年に設立され、システムインテグレーションサービス、ソフトウェア開発、ネットワーク構築、データセンター、クラウドサービスなどを提供しています​​。

大規模 49%

中規模 34%

小規模 17%

文書管理システムの中でも行政文書の文書管理業務のサポートに特化した行政自治体向けのシステムです。文書のライフサイクル管理の基盤を構築することで、職員の負担を軽減することが可能です。

行政自治体向け

行政は紙で保管する文章も多いことから、紙文書と電子文書の両方を並列管理する機能が備わっています。紙文書は整理保管に関わる情報をシステムに保存することによって、電子文書と同様に事務処理の効率化が可能です。

紙文書と電子文書の並列管理が可能

オンプレミスだけでなく、クラウドにも対応したシステムです。予算や規模に応じて導入形態を選択することが可能です。

クラウド、オンプレミス両対応

文書管理/OEC

最低利用人数が100名からのため、小規模利用には不向きなシステムです。小規模利用を行いたい場合は2024年4月から提供が開始されたクラウド版の利用をおすすめします。

小規模利用

全ての文書が電子化に適しているわけではありません。特定の取引先との契約書や納品書など、紙でのやり取りが必要な文書も存在するため、電子化と紙の二重管理が発生することがあります。

文書電子化の適用範囲

住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。このソフトは、文書の管理と共有を効率化するための機能を備え、業務のスムーズな進行をサポートします。特に、大量の文書の検索や版管理などの機能が強化されており、企業の文書管理業務を強力に支援します。住友電工情報システム株式会社は、楽々Document Plusのほか、楽々WorkflowIIやQuickSolution®など、さまざまなビジネス向けソフトウェア製品を開発、提供しています​​​​。

中規模 42%

大規模 41%

クラウドサイン

クラウドサイン NOW

電子印鑑GMOサイン

ドキュサイン

契約書やビジネス文書の管理に加え、ISO文書など、幅広い業務で利用する文書の管理機能を持つサービスです。営業報告書の管理や図面管理などの機能を持つため、専門性の高い文書も適切な形で管理することが可能です。

幅広い業務書類に対応

期限管理や版管理によって、文書のライフサイクルに合わせた適切な管理が可能です。期限管理によって契約の更新手続きの管理や期限日の超過の管理が可能です。また、版管理によって旧版文書の修正ポイントや変更点の確認が可能です。

文書のライフサイクル管理

社内文書への不正なアクセスや改ざんを防ぐための機能が複数備わっています。文書の発行や編集などには作業履歴、アクセスログが残るため、不正を防ぐことが可能です。また、PDFファイルには透かしの挿入が可能です。

セキュリティ機能

楽々Document Plus

海外のサービスで導入サポートを提供していないため、導入にはSIerらの支援が必要です。加えて、国内での導入事例が少ないため、導入後の教育や定着に関するナレッジを持つ方が見つかりにくい可能性があります。

導入サポート

初期設定およびカスタマイズにはデータベースなどの専門的な知識が必要となります。日本のWebに知見が無い分他の一般的な文書管理ツールよりも導入は難しいサービスです。

初期設定とカスタマイズの難易度

ユーザー数や同時接続アカウント数などで多少の変化は発生しますが比較的コストの高いサービスです。利用ユーザー数50名で年間100万円程度かかるサービスのため、導入前に入念にシミュレーションを行う必要があります。

利用コストが高い

シンコム･システムズ･ジャパン株式会社が提供する文書管理システムです。長年にわたる文書・コンテンツ管理の分野での豊富な経験を活かし、オープンソースプラットフォーム上でビジネスニーズに応える先進的な機能を提供します。このシステムにより、ドキュメント管理プロセスの効率化と最適化が実現され、企業の業務運営がスムーズになります。シンコム･システムズ･ジャパン株式会社は、Cincom ECM以外にもCincom CPQ、Cincom SmalltalkなどのITソリューションを提供しています​​​​。

中規模 45%

大規模 32%

小規模 23%

ドキュメントのライフサイクル管理など、コンテンツ管理機能が豊富なサービスです。ドキュメントのの版管理や、タグ付け機能などによって膨大なコンテンツを細かく分類して管理可能です。また、APIを公開しているため、外部からの連携にも対応しています。

コンテンツ管理機能が豊富

セキュリティが強固で国際組織などへの導入実績のある安全性の高いサービスです。アクセス権限の管理機能や操作ログの取得などを持ち、文章の安全な管理が可能です。また、2016年にはインターポール（国際刑事警察機構）への導入実績があります。

安全性の高いシステム

Oracle、MySQL、Postgresなどの複数のデータベースと連携し、企業が既存のインフラを活用しながら導入できる柔軟性を提供します。この多様なデータベースサポートにより、システムの統合がスムーズに行え、運用効率を高めることができます。

様々なデータベースに対応

Cincom ECM

さくら情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。eDocument Management Systemは、ペーパーレス化を推進し、業務の効率化を図ることが可能なクラウド型システムです。文書のセキュアな電子管理、申請・承認プロセスの自動化、クラウドストレージを利用した拡張性の高い文書保存などの機能を備えており、特に、どこからでもアクセス可能で、PCやタブレットからも操作できる利便性が魅力です。また、カスタマイズが可能なため、各企業のニーズに合わせた文書管理ソリューションを提供します。同社は他にもIT's CloudやHRA給与明細照会サービスなどを提供しています。

大規模 58%

中規模 36%

小規模 6%

eDocument Management System

日本オラクル株式会社が提供する文書管理システムです。Oracle WebCenter Contentは文書の一元管理、保管、配信を支援し、企業のコンプライアンスと効率化を図ります。特に、文書の検索性向上、バージョン管理、アクセス権管理が可能です。日本オラクル株式会社は他にも、Oracle NetSuiteやOracle E-Business Suiteなど多様なビジネスソフトを提供しています。

大規模 56%

中規模 24%

小規模 20%

Oracle WebCenter Content

日本電気株式会社が提供するグループウェアです。StarOfficeは、チーム間のコミュニケーションと協力を向上させるための多機能ソフトであり、スケジュール管理、電子メール、文書共有の機能を有しています。特に、共有カレンダーやプロジェクトの進行状況を可視化する機能が強化されています。日本電気株式会社は、他にもEXPLANNERシリーズやConforMeetingシリーズなど、多岐にわたるビジネスソリューションを提供しています。

大規模 60%

中規模 30%

小規模 10%

Mission Critical Mail Filter

UNIVERGE どこでもアクセスサービス

StarOffice

株式会社LICが提供する文書管理システムです。このシステムは、各種文書の管理とアクセスを効率化することで、ビジネスプロセスの改善を図ります。特に、バックアップ機能、リアルタイムアクセス、セキュリティの強化に注力しており、文書の保管と検索を容易にします。

大規模 45%

中規模 35%

文書管理機能/LIC

VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。電子申請と承認のプロセスを効率化するために設計され、豊富なテンプレートと直感的な操作性で、非技術者も容易に利用できます。マルチデバイス対応、外部アプリとのAPI連携、多言語対応などの機能を備えており、20ユーザーまでは無料で利用可能です。特に、承認フローのカスタマイズや、電子印鑑、各種通知機能が充実しています。

LINE WORKS

Microsoft Teams

Slack

Microsoft OneDrive

ジュガールワークフロー

OCRソフトなどを利用した自動登録などには対応していないため、紙の契約証を管理する場合、コストがかかる点に注意が必要です。PDFデータに加え、契約情報のデータを手入力する必要があるため、手間がかかります。また、代行業務を委託することによって追加コストが発生する点に注意が必要です。

紙の契約書の登録コスト

API連携できる電子契約システムが限られているため注意が必要です。スムーズに締結情報のデータ連携可能な電子契約書システムはクラウドサインのみです。既にクラウドサイン以外の電子契約システムを利用している場合、データ連携手段を確認する必要があります。

API連携可能な製品が少ない

Asanaの無料プランでは基本的なタスク管理機能が利用できますが、タイムライン、カスタムフィールド、無制限のダッシュボードなどの高度な機能はプレミアムプラン以上でのみ利用可能です。これにより、小規模なチームや予算の限られた企業にとっては、コストが問題となる可能性があります​。

高度な機能は有料プランに限定

鈴与株式会社が提供する文書管理システムです。この契約書管理システムは、クラウドベースで契約書の作成から保管、検索、管理までを一貫してサポートします。ユーザーは契約書の作成、保管、検索が容易になり、契約プロセスの効率化とコンプライアンスの向上を実現できます。鈴与株式会社は、物流を中心に幅広い事業を展開しており、物流システムソリューションの設計・開発においてもそのノウハウを活かしています​​​​。

LAWGUE

電子契約、紙契約問わず契約書管理が可能なサービスで、過去の紙での契約書などをまとめて管理したい企業に向いているサービスです。契約する企業の情報や、契約書に関する添付ファイルとともに契約書の管理が可能です。契約書情報を一元管理することで情報の紛失や漏洩リスクの低減に繋がります。

電子、紙問わず契約書管理可能

紙での契約書を登録する際に必要な契約書のPDFデータと、企業情報などの台帳データ作成の代行業務を提供しています。過去の膨大な量の契約書を、自社の従業員の工数を割くことなく登録することができます。

台帳、文書スキャン代行

サービス利用者が契約書を用いて不正を行わないための管理機能が豊富に備わっています。権限管理設定によって、利用ユーザーごとに閲覧、編集権限の設定が可能です。また、利用者の操作ログが全て残るため、不審な契約書の閲覧や利用を行った人を突き止めることが可能です。

権限管理設定が豊富

契約書管理システム（鈴与社）

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