経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。獣医業においても、外出先での交通費や研修参加費、医療機器の購入費など、多岐にわたる経費管理が求められます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、獣医師やスタッフの業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。獣医業においても、現場での診療や手術など多忙な業務の合間に経費精算を行うことができ、業務効率が大幅に向上します。申請者は、時間と場所を選ばず空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も承認のための出社などがなくなります。例えば、獣医師が学会参加のための交通費や宿泊費を簡単に申請でき、承認者がシステム上で迅速に確認・承認することで、経費精算がスムーズに進みます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、獣医業において、従業員が不正に高額な医療機器の購入費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。また、経費の詳細をシステムで管理することで、ミスの発生も大幅に減少します。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、獣医業においては、診療部門や研究部門の経費の傾向をシステム上で把握し、どの部門が高い交通費を使用しているか、どの部門が研修費を効率よく使っているかを分析することができます。そして、これらのデータをもとに、各部門ごとのコスト削減の取り組みを進められます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。獣医業においても、経費精算システムと会計ソフトの連携が円滑に行えることが重要です。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。獣医業のスタッフは多忙な日々を送るため、シンプルで直感的な操作が求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。獣医業においても、日々の診療や研修に伴う領収書の管理が簡単になります。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。獣医業においても、外出先での診療や学会参加などで発生する交通費の管理が重要です。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。獣医業においても、診療や研究に必要な物品の購入が頻繁に発生するため、カードでの支払いが多い場合におすすめです。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配：タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。診療先への移動などに便利です。 ホテル手配：ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。研修や学会参加時に役立ちます。 航空券手配：航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。遠方での研修や学会参加時に便利です。 新幹線手配：新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。国内移動が多い場合に役立ちます。 レンタカー手配：レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。診療先が遠方の場合に便利です。 Amazon手配：Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。診療や研究に必要な物品の購入が簡単になります。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 獣医業においても、経費精算システムを導入することで業務効率化が図れます。各ポイントを確認し、自社に最適なシステムを選びましょう
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