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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。病院においては、医師や看護師、事務スタッフなど多岐にわたる職種の管理が必要であり、人事システムはその複雑な管理業務を効率化します。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

病院における人事システムの導入により、医療従事者やスタッフの情報を一元管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。特に病院のような大規模な組織では、従業員情報の正確性と一貫性が求められるため、人事システムの効率化効果は大きいです。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。病院では、資格更新や研修の記録管理など特有の手続きが多いため、これらのプロセスをシステム化することで大幅な時間短縮と効率化が図れます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。病院では24時間体制のシフト管理が必要なため、システム導入によりシフトの自動生成や勤務時間の正確な管理が可能になります。これにより、医療スタッフの過重労働を防止し、適切な労働環境を維持することができます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。病院では、医療スタッフのスキルや専門知識を考慮した適切な人材配置が求められるため、この機能は特に役立ちます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。病院では、電子カルテシステムや医事会計システムとの連携が重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自院で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。病院では、特にシフト管理や資格情報の管理が重要になるため、これらの機能が充実しているシステムを選定することが必要です。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。病院では、医療スタッフの資格情報や研修履歴の管理が重要ですので、これらの機能が充実しているシステムを選ぶと良いでしょう。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。病院では、医療スタッフの夜勤手当や特殊手当の計算が必要なため、これらに対応したシステムが求められます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。病院ではシフト勤務が多いため、シフト管理機能が充実しているシステムが理想的です。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで医療関連ソフトを運営していることが多く、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。病院では、医療スタッフのスキルや専門知識を考慮した評価や配置が重要であり、このタイプのシステムは特に有用です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。病院では、医療スタッフの契約期間や条件が多様であるため、これを効率的に管理できるシステムが求められます。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。病院特有の退職手続きをサポートする機能があると便利です。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。病院では、資格情報や研修履歴の管理が特に重要です。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。病院では、診療科や部署ごとに組織図を作成し、適切な人材配置をシミュレーションすることが求められます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。病院では、医療スタッフの異動や研修を適切に管理することが重要です。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ病院や関連クリニックの情報も一元管理したい場合、これらの機能が役立ちます

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