人事システムとは?
更新:2024年10月03日
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。特に獣医業界では、多様な業務形態や特殊なスキルを持つスタッフが多くいるため、これらの情報を効果的に管理することが重要です。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。
導入メリット
人事業務の効率化
人事システムを使用することで、獣医師や動物看護師、事務スタッフなど多様な従業員情報を一元管理することができます。これにより、情報の二重管理や転記が不要になり、業務の効率化が実現されます。特に、複数のクリニックや病院を運営している場合、各拠点の従業員情報を統一的に管理することが可能です。
手続きの効率化
紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が簡単になり、追跡が必要な薬剤の管理や動物患者の記録との連携も容易になります。
勤怠管理の効率化
獣医業界では、緊急対応や夜間勤務が発生することが多いため、勤怠管理が複雑になりがちです。人事システムを導入することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出でき、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込まれます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができ、働き方改善にも役立ちます。
人事評価、人材配置の効率化
人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。獣医業界では、専門スキルや経験が重要なため、タレントマネジメント機能を活用して、各従業員の能力やスキルを適切に管理し、最適な人材配置を実現することができます。
導入注意点
他カテゴリとのシステム連携
人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。獣医業界では、動物患者管理システムや薬剤管理システムなどとの連携が重要です。これらのシステムとの連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
人事管理システムの導入目的
人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。獣医業界独自のニーズを考慮し、最適なシステムを選定することが重要です。
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人事システムの選び方
人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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人事システムのタイプで選ぶ
人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。獣医業界では、特に多様なスキルを持つ従業員の管理が重要です。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。獣医業界では、繁忙期や夜間手当の計算が必要な場合に特に適しています。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。獣医業界では、シフト勤務が多いため、勤怠管理が特に重要です。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。総合的に管理したい場合に適しています。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。獣医師や動物看護師の育成や適材適所の配置を重視する場合に特に適しています。
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従業員管理に関する機能で選ぶ
人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。獣医業界では、パートタイムやアルバイトの雇用も多いため、契約手続きの効率化が重要です。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。
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グループ会社の管理機能で選ぶ
人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。獣医業界では、複数のクリニックや病院を運営する場合、これらの機能が特に役立ちます
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