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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。ガス業界特有のニーズに対応するためのカスタマイズや特定の機能が求められることが多いです。たとえば、ガス供給業務のためにシフト勤務が多い場合には、シフト管理機能が重要となります。

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導入メリット

人事業務の効率化

ガス業界では、シフト勤務や24時間体制の勤務が一般的です。人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができ、シフト管理や労働時間の正確な記録が可能になります。これにより、2重管理や手動での情報入力の手間を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

ガス業界では、多くのフィールドワーカーが存在し、紙やメールでの作業が煩雑になりがちです。人事システムを導入することで、これらのプロセスをシステム化し、データチェックや給与システムへのインプット工数を削減できます。これにより、データ品質も向上し、過去の書類検索も容易になります。

勤怠管理の効率化

ガス業界では、夜間勤務や緊急対応が多いため、勤怠管理が特に重要です。紙やExcelでの管理と比較すると、人事システムを導入することで、自動的に時間外労働時間や欠勤、休暇取得日数を算出することができ、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。また、高負荷な社員を容易に特定し、適切な対応が取れるようになります。

人事評価、人材配置の効率化

ガス業界では、安全性や専門知識が求められるため、人事評価や人材配置が非常に重要です。人事システムの人事評価機能を活用することで、評価フォーマットの作成、回収、集計を簡単に行うことができ、人事考課の効率化が図れます。タレントマネジメント機能を利用することで、従業員の能力やスキルを適切に管理し、適材適所の配置が可能になります。

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導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

ガス業界では多くのシステムが連携して動くため、人事システムの従業員情報が他のシステムのマスタデータとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

ガス業界特有のニーズを満たすため、人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 ・従業員管理特化タイプ ガス業界では、安全性や資格管理が重要なため、これらに特化した機能を持つ従業員管理特化タイプが適しています。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、資格更新管理などの機能を備えています。 ・従業員管理、給与計算タイプ ガス業界の複雑な給与体系にも対応するため、従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプが適しています。給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ ガス業界のシフト勤務や24時間体制の勤務に対応するため、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプが適しています。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプが適しています。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ ガス業界では、専門知識や技術の評価が重要なため、従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えたタイプが適しています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 ・雇用契約手続き ガス業界では、雇用契約を作成し、オンライン上で締結できることが便利です。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 ・個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 ・組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 ・従業員の異動管理 ガス業界では、休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

ガス業界の大手企業では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい場合が多いため、組織を複数管理することができる製品が適しています

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