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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。特に通運業においては、輸送契約書、運送指示書、インボイスなどの多くの書類がPDF形式でやり取りされるため、効率的かつ安全に書類を管理するためのツールとして重要です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。通運業では、多くの書類を取り扱うため、これらの機能を活用することで、書類管理の手間を大幅に軽減できます。特に、運送指示書や契約書の頻繁な更新や再発行が求められる場合に便利です。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。通運業では、顧客情報や契約情報などの機密データを扱うため、これらの機能により書類の機密性を確保できます。また、電子署名の追加やタイムスタンプの付与が可能な製品を使用することで、データの完全性を保証し、万が一の改ざんを検出することができます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。通運業では、さまざまな業者や顧客とファイルをやり取りするため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンを確認することが重要です。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。通運業では、現場での使用も考慮に入れ、モバイルデバイスでの対応も確認しておくと良いでしょう。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。通運業で使用する各種報告書や契約書をPDF形式に変換する際に便利です。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。通運業では、報告書や契約書を顧客の要求に応じて他の形式に変換する必要がある場合があります。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。通運業においては、複数の輸送指示書や契約書を一つのPDFファイルにまとめたり、不要なページを削除する際に役立ちます。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。通運業では、契約書や報告書に補足情報を追加する際に便利です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。通運業では、契約書や重要な書類の保存時にタイムスタンプを活用することで、文書の信頼性を高めることができます。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。通運業では、法的拘束力のある契約書や重要書類をPDFで扱う際に、電子証明書に対応した製品を選択することが推奨されます

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