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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。内陸水運業においても、業務報告書、契約書、運送指示書など多くの書類がPDF形式でやり取りされることが一般的です。これにより、書類の統一性と信頼性が確保され、業務効率が向上します。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

内陸水運業では、多くの書類を扱うため、書類管理の効率化が重要です。PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。例えば、運送指示書や貨物リストを一つのPDFにまとめることで、情報の一元管理が可能となり、検索や参照が容易になります。

データの機密性、完全性、可用性の保証

内陸水運業における書類は機密情報を多く含む場合があるため、データの機密性、完全性、可用性の確保が重要です。PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。さらに、電子署名の追加やタイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品を使用することで、データが改ざんされた場合に検出することができ、データの完全性が保証されます。

cons

導入注意点

互換性

内陸水運業では、さまざまな書類をPDFに変換してやり取りすることが多いため、互換性が重要です。PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によってはフォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

内陸水運業では、現場でのモバイルデバイスや複数のOSが利用されることが多いため、使用可能なOSやブラウザの制約も考慮する必要があります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

内陸水運業では、さまざまな形式の書類を扱うため、PDF編集ソフトの機能範囲を確認することが重要です。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。運送指示書、貨物リスト、契約書などを統一したフォーマットで保存・共有するために必要です。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。例えば、PDF形式の運送記録をExcelに変換して分析することができます。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。これにより、例えば、複数の運送指示書を一つのファイルにまとめることが可能です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。運送指示書に注釈を追加したり、貨物リストの更新を行うなど、業務に応じた柔軟な編集が可能です。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

内陸水運業では、書類の作成日時を証明することが重要です。タイムスタンプに対応した製品を選ぶことで、運送指示書や契約書の信頼性が向上します。また、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つとしても有効です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

重要な書類をPDFで扱う場合、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう。内陸水運業では、契約書や重要な取引書類の信頼性を確保するために、電子署名の対応が求められます。第三者機関を通じて発行する電子証明書を利用する方法や、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります

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