ビジネスチャットとは？
更新：2024年11月18日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。下宿業においては、スタッフ間の連絡や住民とのコミュニケーションを効率化するためにビジネスチャットを利用することが考えられます。例えば、アカウント管理機能でアクセス権限を設定し、特定の住民やプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
下宿業では、スタッフ間の迅速な連絡や住民からの問い合わせ対応が求められます。ビジネスチャットは、メールと比較して挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、下宿業においては住民からの問い合わせ、メンテナンスリクエスト、スタッフのシフト連絡などを一箇所で管理でき、効率的な運営が可能になります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現し、例えば、住民のイベント企画やメンテナンススケジュールの共有など、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。下宿業では、例えば契約書の送付や正式な連絡にはメールを使い、日常の連絡や緊急時の対応にはチャットを使うなど、明確な使い分けを行うことが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全住民に一度に重要な連絡を送りたい場合、メールの方が効率的です。一方、特定のフロアやグループに対する連絡にはビジネスチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、契約関連や法的に重要なやり取りなど、記録として残す必要があるフォーマルなコミュニケーションには向いていません。これらの場合は、メールなどの他の手段を使うことが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。例えば、下宿業では住民との連絡や各種業務の連携が必要なため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が有効です。
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社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。下宿業では住民や外部業者との連絡が頻繁に発生するため、以下の2つのパターンのいずれか、または両方に対応している製品が便利です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、住民や業者を招待します。これにより、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。下宿業では以下の連携が特に有用です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。例えば、住民との定期的なオンラインミーティングなどで活用できます。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。メンテナンスや清掃スケジュールの管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。例えば、経費精算や設備の修繕依頼などの承認プロセスをスムーズに行えます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。スタッフの出勤やシフト変更の管理が容易になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。経費管理を効率的に行えます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、過去の会話や共有ファイルの参照がスムーズに行えます。住民からのよくある質問に自動応答することも可能です。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な連絡はメールで行い、日常の連絡はチャットで行うことで、コミュニケーションを一元化できます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあり、訪問者の待ち時間を短縮できます
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