ビジネスチャットとは？
更新：2024年11月18日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、そば・うどん店のスタッフ間の情報共有や連絡の手段に加えて、外部のサプライヤーや顧客とのコラボレーションにも活用できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能です。例えば、特定のシフト担当スタッフ同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、スタッフ間のコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。例えば、急な注文変更や在庫確認など、即時対応が求められる場面で役立ちます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。そば・うどん店では、発注管理システムや予約管理システムと連携することで、各ツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、スタッフの業務効率が向上します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。例えば、新メニューの提案やキャンペーンのアイデアなど、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。そば・うどん店のような現場では、特にフォーマルな連絡と日常的な連絡を使い分ける必要があるため、チャットの導入に際してはその違いを明確にすることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全店舗への一斉連絡が必要な場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。大型チェーン店の場合は特に注意が必要です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、サプライヤーや顧客とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。重要な契約や発注に関する連絡は、メールや他の正式な手段を用いることが推奨されます。
かんたんな質問に答えてぴったりのビジネスチャットをチェック
ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。そば・うどん店では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが便利です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、サプライヤーや外部業者とのやり取りもできる製品があります。例えば、LINEやChatworkなどのトークルーム作成型では、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。Microsoft TeamsやSlackなどのゲスト参加型では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントを切り替える必要があります。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。そば・うどん店では以下の連携が特に有用です。 **web会議システム**: 例えば、スタッフミーティングの通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 **タスク管理ツール**: 発注作業や在庫管理のタスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 **ワークフローシステム**: 新メニューの承認依頼やキャンペーンの決裁通知がチャットに通知されます。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届き、スタッフがチャットから打刻できる製品もあります。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット**: 各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 **メールソフト**: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあり、訪問者の待ち時間を短縮できます。 ビジネスチャットツールを適切に選び、そば・うどん店の業務効率を最大限に向上させましょう
かんたんな質問に答えてぴったりのビジネスチャットをチェック