ビジネスチャットとは？
更新：2024年11月18日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。その他業種においても、ビジネスチャットの活用は非常に効果的です。例えば、製造業や医療業界、教育機関など、異なる業種でもその業務プロセスに合わせてカスタマイズが可能です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。その他業種でも、特にプロジェクトの進行が迅速化することが期待できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。その他業種においても、異なるシステム間の連携が容易になり、業務効率が大幅に向上します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、製造業での品質改善プロジェクトや医療業界での患者ケアに関するディスカッションなど、特定の話題に対して迅速かつ効果的に情報を共有できます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、その他業種においても、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、教育機関において全校生徒への一斉通知などでは、メールのほうが適していることがあります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。これは、医療業界での患者情報の管理や、法的に重要な連絡が必要な場合にも注意が必要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。その他業種においても、導入する業務プロセスやニーズに応じて適切なタイプを選ぶことが重要です。例えば、製造業ではリアルタイムの連絡が重要であるため、チャットに特化したタイプが適しているかもしれません。一方、教育機関ではカレンダーやタスク管理も必要なため、グループウェアタイプが有効です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。その他業種においても、社外のパートナーや顧客とのコラボレーションが重要な場合、以下の2つのパターンを考慮して選ぶことが重要です。 トークルーム作成型: LINEやChatworkなどが該当します。製造業ではサプライヤーとの連絡に、医療業界では他の病院との連携に使えます。 ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。教育機関では外部講師やゲストスピーカーとの連絡に便利です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。その他業種においても、以下のカテゴリとの連携が業務効率を高めます。 web会議システム: 教育機関でのオンライン授業、医療業界でのリモート診療に役立ちます。 タスク管理ツール: 製造業でのプロジェクト管理や品質管理に効果的です。 ワークフローシステム: どの業種でも承認フローの迅速化に貢献します。 勤怠管理システム: 医療業界や製造業でのシフト管理に便利です。 経費精算システム: どの業種でも経費管理の効率化が可能です。 チャットボット: その他業種でも、カスタマーサポートや内部問い合わせの自動化に利用できます。 メールソフト: 製造業や教育機関での重要な連絡を一元管理できます。 受付システム: 教育機関や医療業界での訪問者管理に効果的です。 その他業種においても、ビジネスチャットの活用は業務効率を大幅に向上させる可能性があります。それぞれの業務プロセスに合わせて最適なツールを選ぶことが重要です
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