士業、コンサルティング向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に士業やコンサルティング業務では、クライアントとの迅速なコミュニケーションが求められるため、ビジネスチャットが重要な役割を果たします。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
士業やコンサルティング業務では、クライアントやチームメンバーとの迅速なコミュニケーションが求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。士業やコンサルティングにおいて、複数のクライアントやプロジェクトを同時に管理する場合、これが特に有用です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。特に士業やコンサルタントは専門知識を共有する場面が多いため、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。士業やコンサルティング業務では、フォーマルな連絡とインフォーマルな連絡の使い分けが特に重要です。チャットが馴染まない組織文化や、チャットにメールのルールが持ち出されて真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。士業やコンサルタントがクライアント向けに情報を一斉に送る際には、メールの方が適している場合があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。士業やコンサルタントは法的な文書や正式な依頼を扱うことが多く、その場合はメールや他のフォーマルな手段が適しています。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。士業やコンサルタントは、クライアントとの連絡や内部のタスク管理など多岐にわたる機能が必要なため、グループウェアタイプが便利な場合が多いです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。士業やコンサルタントはクライアントとの連絡が頻繁なため、社外とのやりとりがスムーズにできる製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。この方式は、クライアントごとにトークルームを作成し、情報を整理するのに適しています。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式は、クライアントとのやりとりが頻繁な士業やコンサルタントに向いています。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。士業やコンサルタントにとって、以下の連携が特に重要です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。リモートでのクライアント対応が多い士業やコンサルタントには必須です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。複数のプロジェクトを管理する士業やコンサルタントにとって、タスク管理は重要な機能です。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。士業やコンサルタントが扱う書類の承認プロセスを効率化できます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。リモートワークが増える中で、士業やコンサルタントにとって便利です。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。経費管理が重要な士業やコンサルタントにとって有用です。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。フォーマルなコミュニケーションが多い士業やコンサルタントにとって特に重要です。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。士業やコンサルタントの事務所でクライアントを待たせることなく対応できます
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