ワークフローシステムと連携可能なビジネスチャットとは？
ビジネスチャットは、企業で働く人々がパソコンやスマートフォンを使って、メッセージのやり取りや情報共有を行うためのツールです。メンバー間でのリアルタイムなメッセージのやり取りを基本に、ファイル共有や音声・ビデオ通話など、業務に必要な機能を包括的に提供します。部署やプロジェクト単位でのグループ作成、アクセス権限の設定など、ビジネス利用に特化した機能を備えています。従来のメールが定型的で記録重視のコミュニケーションツールであるのに対し、ビジネスチャットは即時性の高い情報共有や気軽な相談に適しています。近年のリモートワークの普及に伴い、社内のコミュニケーションツールとしても、取引先や外注先との連絡手段としても広く活用されています。
ワークフローシステムと連携とは？
ワークフローシステムと連携とは、ビジネスチャットツールと業務の流れを管理するワークフローシステムを結びつけて、情報のやり取りをスムーズにする仕組みです。ワークフローシステムは、申請・承認などの決まった業務の流れを電子化し、管理するシステムで、書類の承認状況や処理の進み具合を可視化します。ビジネスチャットと連携すると、申請が提出された時や承認・否認された時に自動的に担当者へ通知が届くようになります。 たとえば、経費精算の申請が行われると、承認者のビジネスチャットに自動で通知が送られ、チャット上で内容確認や承認操作ができるようになります。また、ビジネスチャット上から直接ワークフローシステムの申請画面を呼び出したり、申請内容を確認したりすることも可能です。 このような連携により、従業員は複数のシステムを行き来する手間が省け、一つの画面で必要な業務を完結させることができます。特に在宅勤務やモバイルワークが増えている現代では、スマートフォンからでもすぐに申請や承認ができる環境が業務効率化に大きく貢献します。ワークフローシステムとビジネスチャットの連携は、業務プロセスのデジタル化とコミュニケーションの活性化を同時に実現する重要な取り組みといえるでしょう。
ワークフローシステムと連携できるビジネスチャット（シェア上位）
ワークフローシステムと連携可能なビジネスチャットとは？
更新：2025年05月13日
ビジネスチャットは、企業で働く人々がパソコンやスマートフォンを使って、メッセージのやり取りや情報共有を行うためのツールです。メンバー間でのリアルタイムなメッセージのやり取りを基本に、ファイル共有や音声・ビデオ通話など、業務に必要な機能を包括的に提供します。部署やプロジェクト単位でのグループ作成、アクセス権限の設定など、ビジネス利用に特化した機能を備えています。従来のメールが定型的で記録重視のコミュニケーションツールであるのに対し、ビジネスチャットは即時性の高い情報共有や気軽な相談に適しています。近年のリモートワークの普及に伴い、社内のコミュニケーションツールとしても、取引先や外注先との連絡手段としても広く活用されています。
ワークフローシステムと連携とは？
ワークフローシステムと連携とは、ビジネスチャットツールと業務の流れを管理するワークフローシステムを結びつけて、情報のやり取りをスムーズにする仕組みです。ワークフローシステムは、申請・承認などの決まった業務の流れを電子化し、管理するシステムで、書類の承認状況や処理の進み具合を可視化します。ビジネスチャットと連携すると、申請が提出された時や承認・否認された時に自動的に担当者へ通知が届くようになります。 たとえば、経費精算の申請が行われると、承認者のビジネスチャットに自動で通知が送られ、チャット上で内容確認や承認操作ができるようになります。また、ビジネスチャット上から直接ワークフローシステムの申請画面を呼び出したり、申請内容を確認したりすることも可能です。 このような連携により、従業員は複数のシステムを行き来する手間が省け、一つの画面で必要な業務を完結させることができます。特に在宅勤務やモバイルワークが増えている現代では、スマートフォンからでもすぐに申請や承認ができる環境が業務効率化に大きく貢献します。ワークフローシステムとビジネスチャットの連携は、業務プロセスのデジタル化とコミュニケーションの活性化を同時に実現する重要な取り組みといえるでしょう。
ワークフローシステムと連携可能なビジネスチャットを導入するメリット
ワークフローシステムと連携可能なビジネスチャットを導入することで、業務効率化やコミュニケーション改善などのメリットが期待できます。この段落では、具体的な導入メリットを5つ紹介します。
申請・承認作業の迅速化
ビジネスチャット上で申請や承認の通知を受け取ることで、迅速な対応が可能になります。従来の方法では、メールの確認漏れや気づかないことがありましたが、チャットの通知機能により即時に把握できるようになります。出張中や外出先でもスマートフォンから承認作業を行えるため、承認者の不在による業務停滞も防止できます。
コミュニケーションと業務プロセスの一元管理
ビジネスチャットとワークフローシステムの連携により、情報のやり取りと業務フローを一つの場所で管理できます。申請内容について不明点があれば、同じチャット上ですぐに質問や回答のやり取りが可能になります。書類の内容確認からコミュニケーション、最終承認までの流れがスムーズになり、業務全体の効率が向上します。
業務状況の可視化と透明性向上
申請の進捗状況や承認履歴などがビジネスチャット上で確認できるようになり、業務の透明性が高まります。担当者が休みの場合でも、チーム内で情報共有されているため、代理対応がしやすくなります。また、経営層も現場の業務状況をリアルタイムで把握できるため、適切な判断や指示を出しやすくなります。
ペーパーレス化と記録管理の強化
紙の申請書や稟議書（りんぎしょ）が不要になり、オフィスのペーパーレス化に貢献します。紙の書類整理や保管スペースの確保といった負担が軽減され、環境にも優しい業務環境を実現できます。チャット上のやり取りや承認履歴は自動的に記録されるため、後から経緯を確認する際にも役立ちます。
システム間の連携による業務自動化
ワークフローシステムとビジネスチャットの連携に加え、他の社内システムとも連携させることで業務の自動化が進みます。承認後に自動的に会計システムにデータが連携されたり、社内カレンダーに予定が登録されたりする仕組みが構築できます。人的ミスの減少や入力作業の削減により、業務品質の向上とコスト削減の両方を実現できます。
ワークフローシステムと連携対応のビジネスチャットを導入する際の注意点
ワークフローシステムと連携対応のビジネスチャットを導入する際には、いくつかの重要な注意点があります。この段落では、スムーズな導入と活用のために気をつけるべき5つのポイントを紹介します。
既存システムとの互換性確認
導入前に現在利用している社内システムとの互換性を十分に確認する必要があります。連携予定のワークフローシステムとビジネスチャットのAPIや連携機能が互いに対応しているか、技術的な検証が重要です。互換性の問題があると、導入後に追加開発が必要となり、予算オーバーや導入スケジュールの遅延を招く可能性があります。
セキュリティ対策の徹底
ビジネスチャットでは社内の重要な情報やワークフローの申請内容が共有されるため、セキュリティ対策が不可欠です。情報漏洩（じょうほうろうえい）リスクを最小化するために、暗号化機能や多要素認証などの機能が実装されているか確認が必要です。また、アクセス権限の適切な設定や社内ルールの整備も、安全な運用のためには欠かせません。
操作性とユーザー教育
システムの操作性が悪いと、利用率の低下や従業員の不満につながります。直感的に使えるデザインか、申請や承認の操作が簡単にできるかなど、実際に使う従業員の視点での評価が重要です。また、導入時には十分な社内研修を行い、活用方法やルールを周知することで、混乱を防ぎ効果的な運用が可能になります。
コスト面とライセンス管理
初期導入費用だけでなく、月額利用料やユーザーライセンス料、カスタマイズ費用なども含めた総コストを検討する必要があります。利用人数に応じて費用が増加するケースが多いため、適切なプラン選択が重要です。また、将来的な拡張やアップグレード時の追加コストについても、事前に把握しておくことが賢明です。
業務フローの最適化
既存の業務フローをそのままシステム化するのではなく、この機会に業務プロセス自体の見直しを行うことが重要です。無駄な承認ステップや複雑な申請フローは、システム化しても非効率なままです。現場の意見を取り入れながら、真に必要な業務フローを設計し、システムに反映させることで、最大限の効果を得ることができます。
かんたんな質問に答えてぴったりのワークフローシステムと連携可能なビジネスチャットをチェック
ワークフローシステムと連携可能なビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶ際には、自社の業務特性や組織規模に合わせた適切な判断が必要です。この段落では、ビジネスチャットを選ぶ際の重要なポイントを5つ紹介し、導入を成功させるための選定基準を解説します。
1
使いやすさとインターフェース
社員全員が日常的に使うツールであるため、直感的に操作できるデザインかどうかが重要です。複雑な操作が必要なツールは利用率が低下し、結果として導入効果も薄れてしまいます。一例を挙げると、メッセージの入力からファイル添付、グループチャット作成などの基本操作がシンプルに行えるかどうかをチェックすることが大切です。
2
セキュリティ機能の充実度
企業の機密情報や個人情報を扱うため、高いセキュリティレベルを備えているかどうかを確認しましょう。具体的な確認ポイントとして、データの暗号化、多要素認証、アクセス権限の細かい設定などの機能が実装されているかが挙げられます。業種によっては、国際的なセキュリティ基準への準拠や、国内のプライバシーマーク取得なども選定基準になります。
3
他システムとの連携性
既存の社内システムとスムーズに連携できるかどうかは、業務効率化の鍵となります。連携機能の確認事項としては、カレンダー、ファイル共有ツール、グループウェアなどとの連携はもちろん、API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）が公開されているかどうかも重要です。自社独自のシステムと接続する可能性がある場合は、カスタマイズの柔軟性も考慮すべき点です。
4
モバイル対応と利用環境
社外からのアクセスやリモートワークにも対応できるよう、モバイル環境での使いやすさも重要な選定基準です。実務では、スマートフォンやタブレットから使用した際の機能制限がないか、通知設定は柔軟に調整できるかなどを確認することをおすすめします。また、インターネット回線が不安定な環境でも安定して動作するか、オフライン時の挙動はどうなるかといった点も押さえておくと安心です。
5
サポート体制とコスト
導入後の運用を考えると、提供会社のサポート体制や料金体系も重要な判断材料になります。参考として、日本語によるサポートの有無、問い合わせ対応時間、トレーニング提供の有無などを事前に確認しておきましょう。また、ユーザー数増加時の追加費用、保存容量による料金変動、バージョンアップ時の費用などを含めた総合的なコスト計算も、長期的な視点で行うことが大切です。
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システム連携がもたらす業務フローの変革
ワークフローシステムとビジネスチャットの連携は、従来の分断された業務プロセスを一つのプラットフォームに統合し、申請から承認までの流れをスムーズにします。データの二重入力や確認作業の手間を削減し、業務効率化を実現するための重要な取り組みです。
1
ビジネスチャットを通じた申請・承認の一元化
従来のメールや紙による申請では確認漏れやタイムラグが発生しがちでした。ビジネスチャット上で直接申請から承認までが完結できれば、担当者への通知も即時に届き、処理の遅延を防げます。稟議申請から消耗品発注まで、さまざまな業務プロセスを一つの窓口で管理できるようになり、社員の利便性が向上します。
2
部門間の壁を越えたシームレスな情報連携
異なる部門が関わる申請プロセスでは、縦割り組織の弊害でコミュニケーションのズレが生じることがありました。ビジネスチャットの連携によって、営業部から提出された案件について、技術部や経理部など複数部門からの情報や承認を一つのスレッドで集約できます。情報伝達の正確性が向上し、部門を横断した業務の流れがスムーズになります。
3
申請状況の可視化によるボトルネック解消
従来は申請書が誰の手元で止まっているのか把握しづらく、催促の手間もかかっていました。ビジネスチャットと連携することで、申請がどの承認者のところで止まっているかが一目でわかり、進捗状況が透明化されます。未処理の申請が多い承認者を特定し、業務の偏りを修正するなど、組織全体の業務改善にもつながります。
4
例外対応や緊急承認のためのエスカレーションルート
規定のワークフローでは対応しきれない緊急案件や特殊なケースは常に存在します。ビジネスチャットとの連携により、緊急時には通常のルートをバイパスして上位承認者に直接エスカレーションする仕組みが構築できます。災害時や重要顧客対応など、即時の判断が必要な場面で柔軟に対応でき、事業継続性の向上に貢献します。
5
非定型業務におけるアドホックな承認フローの構築
予め定義された承認フロー以外に、突発的な判断が必要なケースも業務では頻繁に発生します。ビジネスチャット上で必要な関係者を即座に招集し、アドホック（その場限りの）なチームを作って判断を仰ぐことができます。新規プロジェクトの立ち上げや前例のない案件など、定型化されていない業務でも迅速な意思決定が可能になります。
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コミュニケーションとワークフローの融合による新たな働き方
ビジネスチャットとワークフローシステムの融合は、単なる承認作業の電子化にとどまらず、組織全体のコミュニケーション文化や意思決定プロセスを変革します。情報共有の質と量が向上し、より柔軟で迅速な業務遂行を実現します。
1
チャットベースでの意思決定スピードの向上
従来の決裁手続きでは書類が各承認者を巡回するため、完了までに数日から数週間かかることもありました。ビジネスチャットを活用した承認プロセスでは、複数の承認者が同時に内容を確認でき、質問や修正も即座に行えます。商談の機会損失や市場変化への対応など、時間が勝負となるビジネスシーンでの競争力強化につながります。
2
承認プロセスにおける背景情報の共有と判断精度
単なる申請書だけでは伝わらない背景情報や意図を、ビジネスチャット上で補足説明できます。例えば予算外の発注申請の際に、緊急性や代替案の検討経緯などの文脈情報を添えることで、承認者の理解が深まり、判断の質が向上します。画像や図表も簡単に共有できるため、視覚的な情報を含めた総合的な判断が可能になります。
3
リモートワーク環境下での承認業務の効率化
在宅勤務やサテライトオフィスなど、分散した環境で働く場合でも、ビジネスチャットを介した承認業務はスムーズに進行します。会社にいなくても外出先からスマートフォンで申請を確認・承認できるため、承認待ちによる業務の停滞を防ぎます。時間や場所にとらわれない柔軟な働き方と、効率的な業務プロセスを両立させる基盤となります。
4
社内外のステークホルダーを含めた承認フロー設計
顧客や取引先など社外の関係者を含むワークフローも、ビジネスチャットとの連携で効率化できます。一時的なゲストアクセス権限を設定することで、取引先の担当者に必要な範囲での参加を許可し、契約書の確認や共同プロジェクトの承認などがスムーズに進行します。社内外のコミュニケーションギャップを解消し、ビジネスプロセス全体の効率化に貢献します。
5
ナレッジとしての過去の判断事例の活用方法
ビジネスチャット上での承認履歴や判断根拠は、自動的に記録され検索可能なナレッジとして蓄積されます。類似案件が発生した際に過去の事例を参照することで、一貫性のある判断ができるようになります。新入社員の教育や引継ぎの際にも、実際の業務フローと判断基準を示す具体例として活用でき、組織全体の意思決定品質の向上につながります。
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