ビジネスチャット上で承認が必要な申請の通知を受け取り、そのまま承認や却下の操作を行えます。別の業務用ソフトを立ち上げる必要がないため、作業の中断が減り、承認作業にかかる時間を短縮できます。外出先でスマートフォンからチャットを確認している際にも、承認が必要な案件にすぐ対応できるため、承認待ちの時間が短くなります。複数の承認案件が重なった場合でも、チャット画面で一覧を確認しながら順番に処理できるため、作業の漏れを防げます。

申請を出した後、現在どの段階まで進んでいるかをビジネスチャット上で確認できます。承認者が誰で、いつ承認されたかといった情報が時系列で表示されるため、状況が一目で分かります。進捗が止まっている場合には、チャット機能を使ってすぐに担当者へ問い合わせができるため、確認のための電子メールや電話をかける手間が省けます。申請内容に修正が必要になった場合も、会話をしながら修正箇所を確認し、再申請までスムーズに進められます。

申請内容や承認状況を、承認ルートに関わる全員が同じ画面で確認できます。複数の承認者が順番に承認していく場合でも、前の段階で誰がどのような判断をしたかが分かるため、判断の背景を理解しやすくなります。承認者同士が相談したい場合には、チャット機能を使ってその場で意見交換ができるため、判断に必要な情報を集めやすくなります。申請者も承認者の反応を見ながら、必要に応じて補足説明を追加できるため、意思疎通がスムーズに進みます。

経費精算や休暇申請、稟議といった承認作業が日常的に発生する企業に適しています。承認が必要な案件が多いほど、別の業務用ソフトを開いて作業する手間が積み重なり、業務時間を圧迫します。ビジネスチャットと連携することで、承認作業をチャット画面から直接行えるため、作業時間の短縮につながります。承認者が複数の部署にまたがる場合でも、全員が同じ画面で状況を確認できるため、連絡の手間が減ります。

営業担当者や現場作業員など、社外で働く時間が長い従業員が多い企業に向いています。外出中でもスマートフォンからビジネスチャットを確認し、承認作業を行えるため、承認待ちによる業務の遅れを防げます。社外から申請を出す場合にも、チャット画面から必要な情報を入力して送信できるため、帰社してから作業する必要がありません。移動時間を有効活用して業務を進められる点が便利です。

本社と支店、または異なる部署同士で連携しながら業務を進める企業に適しています。拠点や部署が離れていると、承認状況の確認や問い合わせに時間がかかり、業務の進行が遅れがちになります。ビジネスチャットで情報を共有することで、場所に関わらず全員が同じ情報を見ながら作業を進められます。相談や確認が必要な場合にも、チャット機能ですぐに連絡を取れるため、距離による不便さを感じにくくなります。

誰がどの作業を担当しているか、業務がどこまで進んでいるかを明確にしたい企業に向いています。申請から承認までの流れがビジネスチャット上に記録されるため、後から振り返って確認する際にも便利です。業務の停滞箇所を見つけやすくなり、改善の手がかりを得られます。新しい従業員が業務の流れを理解する際にも、過去の記録を参照することで学習がスムーズに進みます。

現在の業務の流れを見直し、どの作業をビジネスチャットで行いたいのかを明確にすることが大切です。申請の種類や承認のルート、関わる部署や担当者を洗い出すことで、必要な機能が見えてきます。無駄な機能を省き、本当に必要な機能だけを備えたビジネスチャットを選ぶことで、費用を抑えられます。たとえば、経費精算と休暇申請だけを電子化したい場合には、それらに対応した機能があれば十分です。

いきなり全社で導入するのではなく、特定の部署やチームで試験的に使ってみることが有効です。実際に使ってみることで、操作方法の分かりにくい点や、業務に合わない部分が見つかります。試験運用で得られた意見をもとに設定を調整し、使いやすい状態に整えてから全社展開することで、導入後のトラブルを減らせます。一例として、情報システム部門や管理部門など、比較的人数が少ない部署で先行して使ってもらうと良いでしょう。

新しいビジネスチャットの使い方を従業員に理解してもらうために、説明会を開催することが重要です。操作方法を実際に見せながら説明することで、文章だけでは伝わりにくい部分も理解しやすくなります。説明を聞いた後に、従業員自身が操作を試す時間を設けることで、疑問点をその場で解決できます。操作に不安を感じる従業員が安心して使えるよう、質問しやすい雰囲気を作ることも大切です。

導入後にトラブルが発生した際、すぐに相談できる窓口を社内に設けておくと安心です。操作方法が分からない場合や、システムが正常に動作しない場合に、誰に聞けば良いのかを明確にしておくことで、問題の解決が早くなります。窓口担当者は、ビジネスチャットの操作に詳しい従業員や、情報システム部門の担当者が適しています。たとえば、社内の掲示板やビジネスチャット上に専用の相談部屋を作ると、気軽に質問しやすくなります。

ワークフローシステムとビジネスチャットを接続する際、技術的な設定作業が複雑で、専門的な知識がないと対応できない場合があります。接続に必要な情報の入力方法や、設定項目の意味が分かりにくいと、正しく動作させることが難しくなります。設定を間違えると、情報が正しく伝わらなかったり、システムが止まってしまったりする恐れもあります。たとえば、接続に必要な鍵の情報を間違えて入力すると、ビジネスチャットからワークフローシステムにアクセスできなくなることがあります。対策としては、導入前に提供会社のサポートを受けられるか確認し、設定作業を手伝ってもらえる体制を整えることが有効です。

長年使い慣れた業務用ソフトから新しいビジネスチャットに切り替えることに、従業員が不安や抵抗を感じる場合があります。特に、電子機器の操作が得意でない従業員は、新しい操作方法を覚えることに負担を感じやすくなります。使い方が分からないまま無理に使おうとすると、ミスが増えたり、業務が滞ったりする原因になります。一例として、紙の申請書に慣れている従業員が、画面上での入力方法に戸惑うことがあります。対策としては、導入の目的やメリットを丁寧に説明し、従業員が納得した上で使い始められるようにすることが大切です。

ビジネスチャット上で扱う情報について、誰がどのように管理するかのルールが明確でないと、情報漏れのリスクが高まります。アクセス権限の設定が適切でなかったり、従業員が情報の重要性を理解していなかったりすると、意図せず重要な情報が外部に漏れてしまう恐れがあります。スマートフォンやタブレットから利用する際に、端末のセキュリティ対策が不十分だと、紛失や盗難による被害も考えられます。たとえば、承認作業の画面を公共の場所で開いたまま席を離れると、他人に情報を見られる可能性があります。対策としては、情報の取り扱いに関する社内ルールを明確にし、従業員に周知することが重要です。