ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。医療や福祉の現場では、特に迅速な情報伝達が求められるため、ビジネスチャットは非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、患者情報の取り扱いや機密情報の保護が確実に行えます。
医療、福祉向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年12月05日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。医療や福祉の現場では、特に迅速な情報伝達が求められるため、ビジネスチャットは非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、患者情報の取り扱いや機密情報の保護が確実に行えます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。医療や福祉の現場では、患者の容態変化や緊急事態の報告が迅速に行えるため、対応が迅速になります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、医療記録や患者のデータ、スケジュールなど、必要な情報を一元管理できるため、業務の効率化が図れます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、特定の疾患に関する情報や新しい治療法についての知識を共有する場として活用することができます。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ医療従事者や福祉スタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、医療や福祉の現場では、フォーマルな報告や記録が必要な場面も多いため、メールとチャットの使い分けを明確にすることが重要です。例えば、診療記録や重要な患者情報の共有にはメールを使用し、日常的な連絡や迅速な情報交換にはチャットを使用するなどのルールを設定することが推奨されます。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、病院や福祉施設全体に対して一斉に連絡を送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。そのため、大規模な連絡にはメールを活用するのが良いでしょう。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。医療や福祉の現場では、特に患者の情報や治療経過などの重要な情報は正確に記録として残す必要がありますので、この点に留意して使用することが求められます。
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ビジネスチャットの選び方
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。医療や福祉の現場では、システムの統合性が重要であるため、他の業務ツールと連携が容易なグループウェアタイプが適している場合があります。一方、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。医療や福祉の現場では、患者やその家族、他の医療機関との連絡が必要な場面も多いため、社外とのやりとりが容易な製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。医療や福祉の現場では、以下の連携が特に有効です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。患者の治療スケジュールやスタッフのシフト管理などに役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。例えば、医療機器の購入申請や予算の承認などが迅速に行えます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。シフト管理や勤務時間の確認が容易になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。医療や福祉の現場では、よくある質問や手続きの案内などに活用できます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。医療機関では、患者の受付や診療者の呼び出しに効果的です
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