ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に教育や学習支援の場面では、アカウント管理機能によって、アクセス権限の設定やグループの作成が可能となり、特定のクラスやプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができます。これにより、教師と生徒、または生徒同士のコミュニケーションを円滑に進めることができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に教育の現場では、迅速なフィードバックが重要です。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他の教育ツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、教師は授業計画や成績管理、生徒の進捗状況などを一元管理できます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、特定の課題やプロジェクトに関するディスカッションを行う際に、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になります。また、特定の知識を持つ教師や生徒を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に教育の場では、公式な連絡や保護者とのやりとりにはメールを使用し、日常的な連絡や生徒同士のコミュニケーションにはチャットを使うといった明確な区別が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なクラスやグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、一斉通知や連絡事項を全生徒に送信する場合、メールの方が効率的です。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があり、手間がかかることがあります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、公式な記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには不向きです。例えば、試験の成績発表や重要な通知などはメールで行う方が適しています。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。教育現場では、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるグループウェアタイプが便利です。しかし、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富で、特定の教育ツールとの統合が進んでいる場合があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、保護者や外部講師とのコミュニケーションが必要な場合、以下の2つのパターンのいずれかを選ぶことが可能です。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができます。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。教育現場で特に有用な連携機能は以下です。 ・Web会議システム Web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からWeb会議に参加することができます。ビジネスチャットがWeb会議機能を備えている製品もありますが、Web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 ・タスク管理ツール 課題の開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから出欠管理を行える製品もあります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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