ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に生活関連サービスや娯楽業界では、スタッフ間の迅速な情報共有や顧客対応が求められるため、ビジネスチャットが効果的です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。例えば、イベントの企画・運営やサービス提供に関わるスタッフ同士の連絡がスムーズになるでしょう。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。生活関連サービスや娯楽業界では、迅速な対応が顧客満足度を大きく左右するため、このスピード感は非常に重要です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、スタッフ間のコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、イベントの進行状況や顧客からのフィードバックを一元管理できるため、業務効率が向上します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しいサービスの導入やイベントの企画など、特定のテーマに関する情報が集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、生活関連サービスや娯楽業界では、顧客やパートナー企業とのフォーマルなやり取りが必要な場面も多いため、メールとチャットの適切な使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全スタッフに一斉に伝達する場合は、メールの方が効率的です。しかし、イベントスタッフや特定のプロジェクトチーム内での緊密な連携には、チャットが非常に有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。生活関連サービスや娯楽業界では、契約や公式な通知などはメールを利用し、日常的な連絡や迅速な対応が求められる場面ではチャットを利用するのが良いでしょう。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。生活関連サービスや娯楽業界では、現場での迅速な対応や多機能な連携が求められるため、特化型のチャットツールを選ぶことが多いです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、イベントの協力会社や外部のパートナーと常に連絡を取り合う必要がある場合には、社外との連携が容易なツールを選ぶとよいでしょう。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。生活関連サービスや娯楽業界では、以下の連携が特に役立ちます。 **web会議システム**: イベントの打ち合わせや遠隔地のスタッフとの会議に便利です。 **タスク管理ツール**: プロジェクト管理やイベントの進行管理に役立ちます。 **ワークフローシステム**: 承認フローの効率化により、迅速な対応が可能になります。 **勤怠管理システム**: スタッフのシフト管理や勤怠報告がチャット上で行えます。 **経費精算システム**: イベントの経費管理やスタッフの経費精算がスムーズになります。 **チャットボット**: 顧客対応や問い合わせ対応を自動化し、スタッフの負担を軽減します。 **受付システム**: イベント会場や店舗での来客対応がスムーズになります。 これらのポイントを考慮しながら、生活関連サービスや娯楽業界に最適なビジネスチャットツールを選定しましょう
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