ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に飲食業や宿泊業においては、迅速な連絡や情報共有が求められる場面が多いため、ビジネスチャットは非常に有用です。例えば、スタッフ間での予約状況の共有や、仕入れ情報の迅速な伝達などに活用できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
飲食業や宿泊業では、顧客対応が迅速に求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。これにより、スタッフ間の指示や確認が迅速に行え、サービス品質の向上に寄与します。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、予約システムや在庫管理システムと連携すれば、各ツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、フロント業務やキッチン業務がスムーズに進行し、ミスや情報の漏れを防ぐことができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、飲食店ではメニュー改訂に関する意見交換や、宿泊施設では客室メンテナンスの進捗状況など、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、飲食業や宿泊業では、フォーマルな連絡が必要な場合もあるため、メールとチャットの使い分けが重要です。チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全スタッフに一斉に連絡を取りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。この点は注意が必要です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に飲食業や宿泊業では、クレーム対応や取引先との交渉など、正式な文書が必要な場面も多いため、この点は留意が必要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。飲食業や宿泊業では、他ツールとの連携が重要になるため、チャットに特化したタイプが適している場合が多いです。例えば、予約管理システムや在庫管理システムと連携できるかどうかを確認することが重要です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、取引先や外部業者とのコミュニケーションが頻繁に発生する飲食業や宿泊業では、こうした機能が非常に有用です。また、以下の2つのパターンのうち、自社に合った方法を選ぶことが重要です。 **トークルーム作成型**: LINEやChatworkなどの製品が該当します。複数の外部関係者と一括でやりとりする場合に便利です。 **ゲスト参加型**: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。特定のプロジェクトに外部関係者を招待する場合に適しています。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。飲食業や宿泊業で特に有用な連携例は以下です。 **web会議システム**: 例えば、ZoomやGoogle Meetとの連携で、緊急会議や外部業者との打ち合わせがスムーズに行えます。 **タスク管理ツール**: タスクの進捗状況が通知され、リマインダーとして機能します。これにより、業務の遅れを防げます。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定が可能です。 **勤怠管理システム**: スタッフの出退勤状況がリアルタイムで通知され、シフト管理が容易になります。 **経費精算システム**: 経費の申請や承認がチャットで簡単に行えます。 ビジネスチャットを効果的に活用することで、飲食業や宿泊業の業務効率が大幅に向上し、サービス品質の向上にもつながります
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