ビジネスチャットとは?
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に官公庁においては、機密性の高い情報を取り扱うため、アカウント管理機能でのアクセス権限の設定やグループの作成が重要です。これにより、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。官公庁の業務においては、情報の正確性やセキュリティが求められるため、ビジネスチャットの選定は慎重に行う必要があります。
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官公庁向けのビジネスチャット(シェア上位)
Google LLCが提供するオフィススイートです。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドといったクラウドオフィスツールでリアルタイム共同編集が可能で、ファイルはGoogleドライブに一元管理されます。ウェブブラウザさえあればどこからでも利用でき、メールやファイル共有、オンライン会議(Google Meet)も一つのプラットフォーム上でシームレスに連携します。専用アプリやブラウザ経由でパソコンはもちろんスマートフォンからも快適に利用でき、リモートワークや外出先からの業務にも適しています。システム管理の負担が小さく初期コストを抑えて導入できるため、スタートアップや中小企業に特に人気ですが、近年では大企業での全社導入も増えています。柔軟な働き方を支えるクラウド環境として、幅広い規模の組織で活用されています。
コスト
月額¥748~
無料プラン
×
IT導入補助金
〇
無料トライアル
〇
シェア
-
事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。kintoneはクラウド上で提供されるプラットフォームで、プログラミング不要のドラッグ&ドロップ操作によって顧客管理やプロジェクト管理など様々な業務アプリを構築でき、柔軟な業務プロセスのデジタル化を実現します。データベースとコミュニケーション機能が一体となっており、紙やExcelで行っていた情報管理を効率化できる点が強みです。現場の担当者自らがアプリを改善していけるため、業務フローを自社に合わせて最適化しやすく、専任のIT人材が不足する企業でもスピーディーにツール整備が可能です。IT部門に頼らず現場主導で業務ツールを作り改善できることから、企業全体のDX推進にも寄与します。小規模チームの業務効率化から大企業の部門単位での活用まで幅広く対応でき、規模を問わず導入が進んでいます。
コスト
月額¥1,100~
無料プラン
×
IT導入補助金
〇
無料トライアル
〇
シェア
-
事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
ビジネスチャットとは?
更新:2025年06月19日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に官公庁においては、機密性の高い情報を取り扱うため、アカウント管理機能でのアクセス権限の設定やグループの作成が重要です。これにより、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。官公庁の業務においては、情報の正確性やセキュリティが求められるため、ビジネスチャットの選定は慎重に行う必要があります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。官公庁の業務では、迅速な意思決定が求められる場面も多いため、ビジネスチャットの導入はコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、日常の業務連絡も効率的に行えます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。官公庁では、多くの部門や関係者が関与するプロジェクトが多いため、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認できるのは大きな利点です。こうした集約により、情報の見落としや重複を防ぐことができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。官公庁の業務においても、特定のプロジェクトやテーマに関する情報を一元化することで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ職員を迅速に探し出すことができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、官公庁では儀礼的なコミュニケーションが必要な場面も多いため、チャットが馴染まないケースがあります。また、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。官公庁では、多くの部署や関係者に一斉に情報を伝達する必要があるため、メールのBCC機能を使った一斉送信が便利な場合があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、公式な記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。官公庁では、正式な文書や記録を残す必要があるため、そのような場合はメールや文書を利用する方が適しています。
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ビジネスチャットの選び方
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。官公庁の場合、業務内容が多岐にわたるため、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄えるグループウェアタイプが適している場合があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。官公庁では、他の官庁や外部団体との連携が不可欠です。以下の2つのパターンの両方に対応している製品が望ましいです。
**トークルーム作成型**: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、特定のプロジェクトやテーマに関する情報を一元化できます。
**ゲスト参加型**: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くため整理しやすく、官公庁の厳密な情報管理にも対応できます。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。官公庁における代表的な他カテゴリは以下です。
**web会議システム**: web会議の開始の通知がチャットに届き、迅速に会議に参加できます。
**タスク管理ツール**: タスクの開始や期限がチャットに通知され、効率的な業務進行が可能です。
**ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、業務フローの効率化が図れます。
**勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届き、正確な勤怠管理が行えます。
**経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、透明性の高い経費管理が実現します。
**チャットボット**: ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応し、業務効率化を支援します。
**メールソフト**: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することで、コミュニケーションを一元化できます。
**受付システム**: 来客通知がチャットに届き、来客対応の効率化が図れます。
官公庁におけるビジネスチャットの導入は、業務の効率化と情報セキュリティの両立が求められるため、これらのポイントを考慮して選定することが重要です
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