官公庁向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年11月18日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に官公庁においては、機密性の高い情報を取り扱うため、アカウント管理機能でのアクセス権限の設定やグループの作成が重要です。これにより、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。官公庁の業務においては、情報の正確性やセキュリティが求められるため、ビジネスチャットの選定は慎重に行う必要があります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。官公庁の業務では、迅速な意思決定が求められる場面も多いため、ビジネスチャットの導入はコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、日常の業務連絡も効率的に行えます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。官公庁では、多くの部門や関係者が関与するプロジェクトが多いため、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認できるのは大きな利点です。こうした集約により、情報の見落としや重複を防ぐことができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。官公庁の業務においても、特定のプロジェクトやテーマに関する情報を一元化することで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ職員を迅速に探し出すことができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、官公庁では儀礼的なコミュニケーションが必要な場面も多いため、チャットが馴染まないケースがあります。また、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。官公庁では、多くの部署や関係者に一斉に情報を伝達する必要があるため、メールのBCC機能を使った一斉送信が便利な場合があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、公式な記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。官公庁では、正式な文書や記録を残す必要があるため、そのような場合はメールや文書を利用する方が適しています。
かんたんな質問に答えてぴったりのビジネスチャットをチェック
ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。官公庁の場合、業務内容が多岐にわたるため、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄えるグループウェアタイプが適している場合があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。官公庁では、他の官庁や外部団体との連携が不可欠です。以下の2つのパターンの両方に対応している製品が望ましいです。 **トークルーム作成型**: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、特定のプロジェクトやテーマに関する情報を一元化できます。 **ゲスト参加型**: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くため整理しやすく、官公庁の厳密な情報管理にも対応できます。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。官公庁における代表的な他カテゴリは以下です。 **web会議システム**: web会議の開始の通知がチャットに届き、迅速に会議に参加できます。 **タスク管理ツール**: タスクの開始や期限がチャットに通知され、効率的な業務進行が可能です。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、業務フローの効率化が図れます。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届き、正確な勤怠管理が行えます。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、透明性の高い経費管理が実現します。 **チャットボット**: ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応し、業務効率化を支援します。 **メールソフト**: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することで、コミュニケーションを一元化できます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届き、来客対応の効率化が図れます。 官公庁におけるビジネスチャットの導入は、業務の効率化と情報セキュリティの両立が求められるため、これらのポイントを考慮して選定することが重要です
かんたんな質問に答えてぴったりのビジネスチャットをチェック
官公庁向けのビジネスチャットに関連するページ