ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特にホテル・旅館業では、フロントスタッフ、清掃スタッフ、レストランスタッフなど多岐にわたる部門間の迅速な情報共有が求められます。アカウント管理機能により、アクセス権限の設定やグループの作成が可能で、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特にホテル・旅館業では、ゲストからのリクエストや緊急対応が頻繁に発生するため、迅速なコミュニケーションが不可欠です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、従業員同士の連携もスムーズになります。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。特にホテル・旅館業では、予約システム、ハウスキーピング、レストラン予約システムなど多岐にわたるシステムとの連携が重要です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、特定のゲストに関する情報やイベントの準備など、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ従業員を探し出すことも容易です。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、フォーマルな対応が求められるゲストとの連絡や、重要な契約に関するやり取りでは、メールの方が適しています。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全スタッフに一斉に緊急連絡を行う場合など、メールのBCC機能を利用する方が効率的です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、重要なやり取りを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に、ゲストとのフォーマルなやり取りや法的に重要なドキュメントのやり取りには注意が必要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ホテル・旅館業では、フロント、ハウスキーピング、レストランなど多岐にわたる部門間の連携が必要なため、グループウェアタイプが便利な場合もありますが、チャットに特化したタイプの方が他ツールとの連携が豊富な傾向があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、旅行代理店やイベント業者との連携が必要な場合は、社外とのやり取りが可能な製品を選ぶと良いでしょう。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができ、情報の整理が必要になります。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。ホテル・旅館業では、以下のシステムとの連携が特に有効です。 ・web会議システム スタッフミーティングや業者との打ち合わせに便利です。 ・タスク管理ツール 清掃やメンテナンスのタスク管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な対応が可能です。 ・勤怠管理システム スタッフのシフト管理や勤怠管理が簡単になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、管理が容易になります。 ・チャットボット ゲストからの問い合わせ対応や、スタッフのFAQ対応に活用できます。 ・メールソフト 重要な通知やゲストからのメールを一元管理できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届き、迅速な対応が可能になります
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