ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。料亭業界においても、従業員間の迅速なコミュニケーションやお客様とのスムーズな連絡が求められるため、ビジネスチャットは非常に有用です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。料亭では、予約確認や業務指示をスピーディに行うことが求められます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、従業員同士のチームワークを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。料亭では、予約管理システムや在庫管理システムとの連携を通じて、業務効率を大幅に向上させることができます。これにより、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。料亭においても、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが必要です。例えば、特別なイベントの準備やVIP客の対応など、話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。料亭では、儀礼的な連絡が多い場合はメールの方が適していることもありますが、業務効率を考えると、ビジネスチャットの適切な使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。料亭のように多くの従業員がいる場合、全員に一斉に連絡をする必要があるときは、メールの方が適していることがあります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。料亭では、お客様との正式な連絡や契約書類のやり取りは、メールや書面で行うことが推奨されます。
かんたんな質問に答えてぴったりのビジネスチャットをチェック
ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。料亭業界では、予約管理や在庫管理などのシステムとの連携を考えると、チャットに特化したタイプが適していることが多いです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。料亭では、仕入れ業者やイベントコーディネーターとの連絡が必要なことが多いので、以下の2つのパターンの両方に対応している製品が便利です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。料亭においても、様々なシステム連携が業務効率を向上させます。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。特に、イベントや特別な席の準備で外部との打ち合わせが必要な場合に有用です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。料亭では、日々の業務タスクや特別なイベントの準備を効率よく管理できます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。料亭の運営においても、経費の承認や特別なリクエストの対応がスムーズになります。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。料亭の従業員のシフト管理や勤怠確認が容易になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。料亭の経営者や管理者が経費の確認や承認を迅速に行えます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。料亭のスタッフが迅速に情報を得たり、過去の会話やファイルをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。料亭のコミュニケーションを一つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。料亭では、来店されたお客様をスムーズに担当者に引き継ぐことができ、訪問者の待ち時間も短縮されます
かんたんな質問に答えてぴったりのビジネスチャットをチェック