ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。すし店においても、スタッフ間の迅速な連絡や、仕入れ業者との調整に活用できます。例えば、アカウント管理機能を使用することで、シフト管理や日々の業務連絡を簡単に行うことができ、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
すし店では、営業時間中の迅速な対応が求められます。ビジネスチャットなら、メールと比較して挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、スタッフ間の連絡がスムーズになります。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、厨房スタッフやホールスタッフとの連絡も迅速に行うことが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、すし店の業務連絡や通知を一箇所に集約できます。これにより、予約の確認や在庫管理、スタッフのシフト調整など、必要な情報を全てビジネスチャットで確認できるため、業務効率が向上します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。すし店では、特定のメニューの改善や新しいキャンペーンのアイデアなど、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。すし店の中でも、特に儀礼的な連絡が必要な場合にはメールを使い、日常の業務連絡にはビジネスチャットを使うといった使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、すし店の全スタッフに一斉に連絡を取りたい場合、メールの方が効率的です。しかし、特定のシフト担当者や部門毎の連絡にはビジネスチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、仕入れ業者や重要な顧客とのやり取りなど、記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。これらの場合はメールを利用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットには、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。すし店では、日々の業務連絡がメインであればチャットに特化したタイプが適しています。一方、予約管理や在庫管理など、複数の機能を一元管理したい場合にはグループウェアタイプが便利です。
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社外とのやりとりできる製品を選ぶ
すし店では、仕入れ業者や顧客とのやり取りも重要です。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやり取りもできる製品があります。例えば、LINEやChatworkは、トークルーム作成型で業者との連絡を一元管理できます。Microsoft TeamsやSlackのゲスト参加型も、特定の業者との連絡に便利です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。すし店では、以下のカテゴリとの連携が特に有用です。 **web会議システム**: 仕入れ業者とのリモート会議や、スタッフの研修に利用できます。 **タスク管理ツール**: 日々の業務や特定のプロジェクトの進行状況を管理できます。 **勤怠管理システム**: スタッフの出勤・退勤の管理が容易になります。 **経費精算システム**: 経費の申請や承認をスムーズに行えます。 **チャットボット**: 顧客からのよくある質問に自動で対応することができます。 **メールソフト**: 重要な顧客や業者との連絡を一元管理できます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届き、予約の確認や訪問者対応がスムーズになります。 これらのポイントを考慮することで、すし店の業務効率を大幅に向上させるビジネスチャットツールを選定できます
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