ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。喫茶店のオーナーやマネージャーが複数店舗を運営している場合、各店舗間のコミュニケーションや、仕入れ業者との連絡においてもビジネスチャットが有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。例えば、特定のメニュー開発チームやマーケティングチームのみで情報を共有することができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。喫茶店では、急な在庫確認やスタッフのシフト変更など、迅速な対応が求められる場面が多いため、ビジネスチャットの導入は大きなメリットとなります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。喫茶店では、予約管理システムや在庫管理システムとの連携が特に有効で、これによりスタッフが店舗運営に集中できる環境が整います。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。喫茶店では、新メニューの提案やプロモーションキャンペーンのアイディアをスタッフ全員で共有する際に、ビジネスチャットが役立ちます。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。喫茶店では、予約確認や顧客対応などフォーマルなコミュニケーションにはメールを、スタッフ間の迅速な情報共有にはチャットを使うといった使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、新メニューの導入に関する情報を全スタッフに一斉に通知する場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。喫茶店の経営において、取引先との契約や重要な会議の内容はメールでやり取りし、日常の業務連絡はチャットで行うといった使い分けが必要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。喫茶店では、シンプルな操作性と迅速な情報共有が求められる場面が多いため、チャットに特化したタイプが適している場合があります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。喫茶店のオーナーが遠隔地にいるスタッフや取引先と会議を行う際に便利です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。これにより、スタッフが忘れずに業務を遂行できます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。これにより、経費精算や発注の承認フローがスムーズに進みます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。スタッフのシフト管理や出退勤の確認が簡単に行えます。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。これにより、経費管理が効率化されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。喫茶店のスタッフが忙しい時間帯にも、来客対応がスムーズに行えます
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