電気・ガス向けのPDF編集ソフト（シェア上位）
PDF編集ソフトとは？
更新：2024年10月30日
PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル（以下、PDF）を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。特に電気・ガス業界では、契約書、技術資料、報告書など多くの文書がPDF形式で扱われるため、PDF編集ソフトの導入が非常に有用です。
導入メリット
書類管理の効率化
電気・ガス業界では、多くの契約書や技術文書が頻繁に更新されます。PDF編集ソフトを使用することで、これらのファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。例えば、技術レポートに新しいデータを追加する際にも、簡単に編集が可能です。
データの機密性、完全性、可用性の保証
電気ガス業界では、機密性の高い情報を扱うことが多いため、PDF編集ソフトのセキュリティ機能は非常に重要です。PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。これにより、書類の機密性、可用性を確保しやすくなります。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。これにより、法的なトラブルを未然に防ぐことができます。
導入注意点
互換性
電気・ガス業界では、さまざまなソフトウェアを使用するため、互換性の問題は避けて通れません。PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。特に技術資料や報告書のフォーマットが崩れないように注意が必要です。
使用機器、機能の制限
電気ガス業界では、現場作業員がモバイルデバイスを使用することも多いため、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。また、現場での使用を想定して、オフラインでも利用できる機能があるかどうかも確認するとよいでしょう。
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PDF編集ソフトの選び方
PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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編集の範囲で選ぶ
電気・ガス業界では、さまざまな形式の文書を取り扱うため、編集の範囲が広いPDF編集ソフトが求められます。 ・PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。 ・PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。技術資料や報告書を他形式に変換する際に便利です。 ・ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。例えば、契約書の一部を更新する際に便利です。 ・直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。最も高度な編集で、対応している編集項目に対して、利用料も相応になります。
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タイムスタンプに対応した製品を選ぶ
PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。電気・ガス業界では、法的に重要な書類を多く扱うため、タイムスタンプ機能は非常に有用です。
3
電子証明書に対応した製品を選ぶ
PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書（デジタルID）を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう。電気・ガス業界では、契約書や技術文書の信頼性を高めるために、電子証明書の利用が推奨されます
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