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プロジェクト管理ツールとは?

更新:2024年05月01日

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行状況を視覚的に把握し、管理作業を効率化するためのシステムです。プロジェクト管理ツールは、プロジェクト全体の進捗管理、個々のタスクの割り当てと追跡、スケジュールの計画と調整、チームメンバー間のコミュニケーションを促進する機能を備えています。

pros

導入メリット

プロジェクトを俯瞰して把握できる

プロジェクト管理ツールは、全体のタスクと各タスクの依存関係、課題、期限、予算などを工程表、ガントチャート、カンバンなどの表やグラフで可視化することができるため、プロジェクト全体を俯瞰して把握することができます。複雑なプロジェクトの把握やリソース管理などの管理工数を大幅に削減することができます。

コミュニケーションを集約できる

プロジェクト管理ツールには、ファイル共有機能、メール、チャット、掲示板、社内Wikiなど資料を管理したり、やりとりする機能を備えており、プロジェクトに関する情報を1つのツールで管理することができます。コミュニケーションをプロジェクト管理ツールに集約することで、プロジェクトを効率的に遂行することができます。

cons

導入注意点

事前に運用ルールを決める

プロジェクト管理ツールを使用する際は、タスクの粒度や必須入力項目などのルールを事前に定め、目標や役割ごとにそれらを統一することが重要です。特に、タスクの依存関係が密接な役割を持つメンバー間では、進捗の報告や課題の共有を目的とした定例会議の実施しましょう。ルールや運用がない状態で管理を行うと、タスクの進捗状況や内容を適切に把握できないなどの問題が生じる可能性があるため、注意が必要です。

専門的な人材の確保

プロジェクト管理ツールを導入しても、必ずしもプロジェクトが成功するとは限りません。特にプロジェクトが大規模になればなるほど、管理者の専門的な知見やスキルがますます重要になります。複雑なプロジェクトを成功に導くためには、ツールの選択も重要ですが、専門的な人材の確保が重要です。

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プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

汎用的なプロジェクト管理ツールか建設業向けのツールを選ぶ

建設業でプロジェクト管理をする場合、汎用的なプロジェクト管理ツール以外に、施工管理システムも選択肢にあがります。施工管理システムは、プロジェクト管理以外にも、人員管理、受発注管理、請求、入金管理など、工事の契約から売上金の回収などの各種データを管理することができます。

2

工数管理と予算管理機能で選ぶ

プロジェクト管理ツールには、工数管理や予算管理機能を備えた製品があります。工数管理機能では、タスク完了に必要な人員と時間を管理し、最適なリソースの割り当てができます。予算管理機能では、プロジェクトの売上とコストを予実管理し、収支をコントロールすることで、赤字を避け、利益を最大化できます。また、予算管理機能を持つ製品の中でも、人件費を管理できるものは、工数管理機能も備える傾向にあります。

3

タスクのラベル、属性などの設定機能で選ぶ

プロジェクト管理ツールには、以下のようなタスクにラベルや属性などの設定ができる製品があります。単なるToDoリストではなく、タスク同士の関係性の設定、タスクにラベルで整理することができます。タスクの性質に合わせて必要な機能を備えた製品を検討しましょう。

・タスクの親子関係の設定

・タスクの依存関係の設定

・タスクの優先度設定

・タスクのカテゴリ設定

・タスクの担当者設定

4

チームでの情報共有機能で選ぶ

プロジェクト管理ツールは、以下の各種情報共有機能を備えているものがあります。自社のツール、業務、チームの体制に合わせて必要な機能を整理しておきましょう。

・チャット

・コメント

・ファイル共有

・ワークフロー設定

・日報作成

・レポーティング

5

他カテゴリとの連携で選ぶ

プロジェクト管理ツールは、他カテゴリと連携することで、プロジェクト管理がスムーズになります。特に相性の良いカテゴリは、ビジネスチャット、クラウドストレージ、ソースコード管理ツールです。これらのカテゴリの中でも以下のよく連携される製品との連携も事前に確認しましょう。

ビジネスチャット

・Slack連携

・Microsoft Teams連携

クラウドストレージ

・Box連携

・Dropbox連携

・Google Drive連携

・OneDrive連携

ソースコード管理ツール

・BitBucket連携

・GitHub連携

・GitLab連携

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