経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に食堂・レストランを運営する企業にとっては、食材の仕入れや従業員の食事補助など、日々発生する多岐にわたる経費を効率的に管理することが可能です。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
食堂・レストランの運営において、申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。例えば、食材の仕入れや店舗運営のための雑費など、外出先や忙しい営業中でも経費申請が可能です。申請者は、時間と場所を選ばず空いた時間にスマートフォンなどから申請することができ、承認者も承認のためにわざわざ店舗に戻る必要がなくなります。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。
不正、ミスの防止
食堂・レストランでは、日々の経費が多岐にわたるため、誤りや不正のリスクが高まります。経費精算システムを利用することで、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力し、承認者がシステム上で確認することで、不正やミスを防止できます。例えば、仕入れた食材の費用が正確に反映されているか、従業員の食事補助が適正に処理されているかを簡単に確認できます。
経費の利用状況の改善
システムで経費の情報を管理することで、食堂レストランの各部門の経費状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、食材費の比率が高い部門や、経費節約に成功している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、食材ロスの削減や効率的な仕入れ方法など、コスト削減の取り組みを進められます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
食堂・レストランでは、経費精算システムと会計ソフトの連携が特に重要です。経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことで、経理業務の手間を大幅に削減できます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは食堂レストランの全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。導入前のデモなどで、様々な年代の従業員に試してもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書を経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。食材の仕入れや備品購入など、処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 ・アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。 大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。食材や備品の購入が頻繁に発生する食堂・レストランでは、カードでの支払いが多いため、この機能が特に有用です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 ・タクシー手配：タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・ホテル手配：ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・航空券手配：航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・新幹線手配：新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・レンタカー手配：レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・Amazon手配：Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 ・CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります
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