経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特に下宿業では、入居者管理や維持費、修理費など多岐にわたる経費が発生するため、経費精算システムの導入により経費処理の手間や時間を削減し、大幅な業務効率の向上が期待できます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。下宿業では、管理者が複数の下宿施設を管理することが多く、時間と場所を選ばずに外出先からも申請ができることは大きなメリットです。承認者も出社せずに承認が可能となり、交通費や修繕費などの経費処理がスムーズに行えます。また、定期的な経費（例えば、定期的な清掃費用や光熱費など）の自動計算機能も便利です。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。下宿業においても、例えば修理費用や備品購入費用など、大きな金額が動くことがあるため、不正精算や過剰請求の防止が重要です。システム上での承認プロセスにより、透明性を確保し、不正を未然に防ぐことができます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各物件や部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、特定の下宿施設での修繕費用が他と比べて高い場合、その原因を調査し、改善策を講じることができます。経費データを活用して、下宿業全体の収益性を向上させるための戦略的な意思決定が可能となります。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。下宿業でも、経費の多様性を考慮し、自社の会計ソフトとの連携対応と連携方法を確認することが重要です。手間を最小限に抑え、正確な経費管理を行うための連携機能は必須です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。下宿業では現場作業者や管理者など、さまざまな役職の従業員が利用するため、全員が直感的に使えるUIを選ぶことが求められます。導入前のデモやトライアルを通じて、問い合わせの頻度や使用方法の理解度を確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備も重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書からを経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。下宿業の現場担当者にとっても便利です。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。下宿業では、現場を頻繁に移動する場合も多いため、交通系ICカードのデータを効率的に取り込める機能は重宝します。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。下宿業での備品購入や修繕費など、カードでの支払いが多い場合におすすめです。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 タクシー手配：タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ホテル手配：ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 航空券手配：航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 新幹線手配：新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 レンタカー手配：レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 Amazon手配：Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。下宿業で必要な備品や消耗品の購入履歴も一元管理できます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 下宿業の特性を考慮し、適切な経費精算システムを選ぶことで、業務の効率化と正確な経費管理が実現できます
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