経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。喫茶店でも、スタッフが業務中に発生した経費（例えば、仕入れの交通費や営業活動での食事代など）を効率的に管理するために役立ちます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。喫茶店のスタッフは、忙しい営業時間の合間でもスマートフォンなどから簡単に経費申請ができ、経営者や管理者も自宅や外出先から承認作業ができます。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、喫茶店のスタッフが不正に高額な経費を精算しようとした場合、経営者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。また、システムは経費の入力時にエラーチェックを行うため、入力ミスも減少します。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、喫茶店の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、交通費の比率が高いスタッフや、業務用消耗品にかかる費用が多い場合など、経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、コスト削減の取り組みを進められます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。喫茶店の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。これにより、経費データの一貫性と正確性が保たれ、手動でのデータ入力の手間を省けます。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。喫茶店のスタッフには、使いやすく直感的なUIを持つシステムが適しています。導入前のデモなどで実際にスタッフに使ってもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。喫茶店のスタッフは、外出先や仕入れ先で受け取った領収書をその場で取り込むことができます。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で、転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。喫茶店のスタッフが仕入れや営業で移動する際の交通費を簡単に取り込み、手間を削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。喫茶店での仕入れや業務用の支払いが多い場合に非常に便利です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。例えば、消耗品のオンライン購入履歴や、タクシー手配履歴など、喫茶店の運営に関連する取引履歴を取り込むことで効率を上げることができます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースもあります
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