経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。特に旅館業においては、従業員が業務で利用する交通費、宿泊費、食事代、消耗品費など、様々な経費が発生します。経費精算システムを導入することで、これらの経費を一元的に管理し、申請から承認までのフローを自動化できます。このシステムにより、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上させることができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
旅館業では、従業員が外部の仕入れ先や業者と頻繁にやり取りを行うことが多く、その結果として多くの経費申請が発生します。経費精算システムの導入により、申請者および承認者が手作業で経費精算処理を行う必要がなくなります。例えば、申請者は外出先からスマホやタブレットを用いて経費申請が可能となり、承認者も出社することなく承認作業を行えます。これにより、交通費の経路検索や料金計算、申請内容の照会といった一連の作業時間が大幅に短縮されます。
不正、ミスの防止
旅館業において、従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を申請しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防止することができます。経費が多岐にわたる旅館業では特に有効です。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析が行えます。例えば、特定の従業員グループが頻繁に宿泊施設を利用する場合、その経費の傾向を把握し、よりコスト効率の良い宿泊プランを検討することができます。これにより、経費の節約が可能となります。
導入注意点
会計ソフトとの連携
旅館業では、多種多様な経費が発生するため、経費精算システムと会計ソフトとの連携は必須です。経費精算システムが自社の会計ソフトと連携できるかどうかを確認し、円滑なデータ連携が行えるかを事前に検討することが重要です。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさも重要です。特に旅館業は多様な年齢層の従業員が働いているため、さまざまな年代の従業員にとって使いやすいUIを選ぶことが重要です。導入前にデモを実施し、問い合わせの頻度や使用感を確認し、使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインを整備することが必要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
旅館業では、日々多くの領収書が発生します。そのため、領収書の取り込み方法は効率的な経費精算において重要です。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。旅館業の現場でも簡単に利用できます。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量の領収書を処理する際に便利です。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。高精度に転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
旅館業の従業員が頻繁に外出する場合、交通系ICカードの取り込み機能があると便利です。カードリーダーやスマホアプリでICカードのデータを取り込むことで、交通費の入力手間を削減できます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
旅館の仕入れや経費がクレジットカードで行われる場合、コーポレートカードと連携できるソフトを選ぶと便利です。使用履歴が自動的に取り込まれ、申請フォームに入力されます。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。旅館業においては、以下の取引履歴連携が特に役立ちます。 タクシー手配 ホテル手配 航空券手配 新幹線手配 レンタカー手配 Amazon手配
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。旅館業においても、以下の連携方式を検討することが重要です。 CSV連携：経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。 システム開発によるシステム連携：経費精算ソフトから会計ソフトに自動でデータを送る方法です。 旅館業においても、経費精算システムの導入により、経費管理が効率化され、業務の効率化が図れます。適切なシステムを選び、導入することで、経費処理の手間を大幅に削減できます
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