経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムですが、すし店などの飲食業においても非常に有用です。具体的には、従業員が仕入れ費用、交通費、広告宣伝費、その他の営業活動にかかわる経費を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。すし店のような小売業では、特に仕入れや店舗運営にかかる細かな経費が多いため、経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。すし店の従業員は、忙しい営業時間の合間や店舗外での仕入れ時にも、効率的に経費申請を行うことができます。承認者も店舗に常駐する必要がなく、リモートで経費を承認することが可能です。特に、交通費や仕入れ先への交通費の計算、定期的な仕入れの自動計算などが自動化され、店舗運営の効率化が図れます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、すし店の従業員が誤って高額な仕入れ費用を入力した場合でも、システム上で簡単に確認・修正が可能です。また、飲食業においては現金取引が多いため、システムを利用することで不正な経費申請や現金の誤使用を防ぐことができます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、すし店の各部門（例：仕入れ、広告宣伝、交通費）の経費状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、仕入れ費用が高騰している時期や、広告宣伝費が効果を上げている時期など、詳細なデータ分析を行うことで、経費の最適化が可能です。これにより、店舗運営の効率化と収益性の向上が期待できます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。すし店では、特に仕入れや売上の管理が重要となるため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。すし店の従業員は忙しいため、簡単に操作できるUIが求められます。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。すし店のように日々の経費処理が多い業態では、大きな時間節約になります。 アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。店舗外でも領収書を取り込めます。 スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。すし店の従業員が仕入れや営業活動で交通機関を利用する場合、この機能が便利です。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。すし店では、仕入れや広告宣伝費の支払いがクレジットカードで行われることが多いため、この機能が役立ちます。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。すし店においては、以下のような取引履歴の連携が有効です。 仕入れ手配：仕入れ先からの注文履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 広告宣伝手配：広告宣伝の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 その他の各種支払い手配：その他の定期的な支払い履歴を経費精算ソフトに取り込みます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。すし店の経営において、最新の経費情報を迅速に反映するために、以下の連携方式を確認しましょう。 CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。 システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 すし店の経費管理を効率化し、業務のスムーズな運営を目指すために、適切な経費精算システムの導入を検討しましょう
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