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タスク管理ツールとは?

更新:2024年05月01日

タスク管理ツールは、個人やチームのタスク、進捗状況、スケジュールなどを一元管理することで、タスクの見落としを防ぐことを目的としたツールです。具体的には、ToDoリストの作成、ToDoのラベルやタグの設定、コメント管理などの機能を備えています。

pros

導入メリット

業務の整理を効率化

タスク管理ツールは、タスクの内容、期日、担当者が明確になります。タスクの進捗や担当者ごとの負荷などが一目でわかるため、納期や業務量の管理を効率的に行うことができます。

情報共有が円滑になる

メール、チャット、コメント、ファイルなどをタスクに紐づけて管理することができるため、必要な情報を集約することができます。タスクの経緯や参考資料をメンバー全体で共有することで、資料を探したり、経緯を確認する手間を省くことができます。

cons

導入注意点

事前にタスクのルールを決める

タスク管理ツールをチームで使う際には、タスクの粒度、必須の入力項目などのルールを事前に決めた上で、チームで統一する必要があります。個々のメンバーがバラバラのルールでタスクを管理していると、タスクのぬけもれや進捗や内容を適切に把握できなくなるなどの問題が起こる可能性があります。ルールを作る上での注意点としては、継続的に利用できる範囲でのルールを決めることが重要です。ルールが細かすぎると、入力の手間が増えることに加えて、タスク管理が煩雑になってしまうことで、全体の把握が難しくなるおそれあります。

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タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

汎用的なタスク管理ツールか用途特化型ツールを選ぶ

タスク管理ツールは、幅広い用途で使用できる汎用的なツールと特定の用途に特化した以下のツールがあります。

・施工管理システム

建設や工事の現場で必要な管理業務を総合的にカバーするためのシステムで、タスク管理管理機能を備えているものがあります。タスク管理機能以外にも、人員管理、受発注管理、請求、入金管理など、工事の契約から売上金の回収などの各種データを管理することができます。

・クリエイティブ業向け案件管理システム

広告やWeb制作といったクリエイティブ業に特化した案件管理に対応しています。タスク管理機能以外にも、クリエイティブ業に必要な、クリエイティブのバージョン管理、画像へのメモ機能、人員管理機能などを備えています。

2

タスクの表示方法から選ぶ

タスク管理ツールは、以下のタスクの表示方法で選ぶことができます。表示方法の対応状況は、タスク管理ツール診断で、簡単にチェックすることができます。

・カンバン形式

タスクをホワイトボードやコルクボードに付箋を貼るような方法で管理する形式です。ボードと呼ばれる大きな画面上にタスクカードを付箋のようにに並べて表示します。ボードを「未着手」、「着手」、「完了」などと進捗状況で区画分けして、タスクカードを並べることで、タスク全体の進行状況を把握することができます。直感的でアナログ感覚なタスク管理を好む人にはおすすめの表示方法です。

・ガントチャート形式

ガントチャートは、横軸に時間軸、縦軸にタスクリストを表示します。タスクはバーの長さで表示されており、バーの長さがタスクの期間を示しています。個々のタスクの期限の管理や、タスク同士の依存関係などをわかりやすく表示することに適しています。

・カレンダービュー

カレンダーにタスクを表示します。タスクの粒度があまり細かくなく、日時、週次、月次の予定を大まかに管理したい、アナログのカレンダーやシステム手帳から移行する人に特におすすめです。

・テーブルビュー、リストビュー

タスクを表形式で表示します。タスクの関連情報、親子関係、詳細情報を表示するのに適しています。また、フィルターやソート機能を備えていることも多いため、特定の条件でタスクを絞り込むことにも適しています。

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チーム利用か個人利用かで選ぶ

タスク管理ツールは、個人利用を想定したものとチーム利用を想定したものに分けられます。個人向けのツールは、チーム向けに比べ機能がシンプルで、情報共有機能が省かれることが多いです。また、個人利用向けには無料で使える製品もあります。チーム利用と個人利用を異なるプランでどちらも提供している製品もあります。

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タスクのラベル、属性などを設定できる製品を選ぶ

タスク管理ツールには、以下のようなタスクにラベルや属性などの設定ができる製品があります。単なるToDoリストではなく、タスク同士の関係性を設定したり、タスクにラベル設定して整理することができます。タスクの性質に合わせて製品を選びましょう。

・タスクの親子関係の設定

・タスクの依存関係の設定

・タスクの優先度設定

・タスクのカテゴリ設定

・タスクの担当者設定

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チームでの情報共有機能で選ぶ

チーム利用向けの製品には、以下の各種情報共有機能を備えています。自社のツール、業務、チームの体制合わせて必要な機能を選びましょう。

・チャット

・コメント

・ファイル共有

・ワークフロー設定

・日報作成

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