タスク管理ツールは、幅広い用途で使用できる汎用的なツールと特定の用途に特化した以下のツールがあります。

・施工管理システム

建設や工事の現場で必要な管理業務を総合的にカバーするためのシステムで、タスク管理管理機能を備えているものがあります。タスク管理機能以外にも、人員管理、受発注管理、請求、入金管理など、工事の契約から売上金の回収などの各種データを管理することができます。

・クリエイティブ業向け案件管理システム

広告やWeb制作といったクリエイティブ業に特化した案件管理に対応しています。タスク管理機能以外にも、クリエイティブ業に必要な、クリエイティブのバージョン管理、画像へのメモ機能、人員管理機能などを備えています。

タスク管理ツールは、以下のタスクの表示方法で選ぶことができます。表示方法の対応状況は、タスク管理ツール診断で、簡単にチェックすることができます。

・カンバン形式

タスクをホワイトボードやコルクボードに付箋を貼るような方法で管理する形式です。ボードと呼ばれる大きな画面上にタスクカードを付箋のようにに並べて表示します。ボードを「未着手」、「着手」、「完了」などと進捗状況で区画分けして、タスクカードを並べることで、タスク全体の進行状況を把握することができます。直感的でアナログ感覚なタスク管理を好む人にはおすすめの表示方法です。

・ガントチャート形式

ガントチャートは、横軸に時間軸、縦軸にタスクリストを表示します。タスクはバーの長さで表示されており、バーの長さがタスクの期間を示しています。個々のタスクの期限の管理や、タスク同士の依存関係などをわかりやすく表示することに適しています。

・カレンダービュー

カレンダーにタスクを表示します。タスクの粒度があまり細かくなく、日時、週次、月次の予定を大まかに管理したい、アナログのカレンダーやシステム手帳から移行する人に特におすすめです。

・テーブルビュー、リストビュー

タスクを表形式で表示します。タスクの関連情報、親子関係、詳細情報を表示するのに適しています。また、フィルターやソート機能を備えていることも多いため、特定の条件でタスクを絞り込むことにも適しています。

タスク管理ツールは、個人利用を想定したものとチーム利用を想定したものに分けられます。個人向けのツールは、チーム向けに比べ機能がシンプルで、情報共有機能が省かれることが多いです。また、個人利用向けには無料で使える製品もあります。チーム利用と個人利用を異なるプランでどちらも提供している製品もあります。

タスク管理ツールには、以下のようなタスクにラベルや属性などの設定ができる製品があります。単なるToDoリストではなく、タスク同士の関係性を設定したり、タスクにラベル設定して整理することができます。タスクの性質に合わせて製品を選びましょう。

・タスクの親子関係の設定

・タスクの依存関係の設定

・タスクの優先度設定

・タスクのカテゴリ設定

・タスクの担当者設定