【2024年】2要素認証対応の文書管理システムのおすすめ10製品（全95製品）を徹底比較！

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

社外の取引先とのデータの受け渡し、営業に必要な機能を持つ製品のため、社外への提案の少ない部署での利用には向かない可能性があります。版管理や、データの変更経緯の保存などの機能は持っていません。

開発や技術職の利用

データのバックアップや、誤って削除していないデータの復元には対応していないため注意が必要です。バックアップが必要な場合、定期的に自社で行う必要があります。また、誤って削除したデータの復元には対応していないため、高頻度で編集を行うデータは別で版管理を行うことをおすすめします。

データのバックアップ

標準機能は充実していますが、企業ごとの特別なニーズに対してはカスタマイズが難しい場合があります。特に、独自の業務プロセスに完全に適合させるための機能追加には限界があります 。

カスタマイズの制限

株式会社アイネットが提供する文書管理システムです。このソフトは企業の文書管理を効率化し、セキュリティの強化を実現します。機能としては、文書の保存、共有、管理を一元化できることに加え、アクセス制御やバージョン管理が可能です。これにより、企業は情報の整理と保護を強化し、ビジネスのスピードと精度を向上させることができます。株式会社アイネットは、Cloudstorのほかにもクラウドサービスやデータセンターなど、企業のデジタル化を支援する多岐にわたるサービスを提供しています​​​​。

大規模 43%

中規模 34%

小規模 23%

文書データに加え、スケジュールや取引先の連絡先などのデータをリアルタイムで共有可能な、営業向けの文書管理システムです。取引先との予定、必要な資料を一括管理できるため、効率的な営業が可能です。また、アカウントを持たないユーザーにファイルを共有する機能を持っており、効率的な営業活動ができます。

営業利用向け

オフラインでも事前にダウンロードしたデータを閲覧することが可能です。事前にダウンロードした文書は閲覧の有効期限が設定され、オフラインで閲覧できます。時間経過後はデータは自動削除されるため、オフライン化されたデータが外部へ無制限に拡散されることはありません。

オフライン利用

iPhoneやiPad、Android、PCなど、様々なデバイスからのアクセスをサポートしています。このため、外出先でもオフィス内と同様にデータへのアクセスや共有が可能です。

マルチデバイス対応

Cloudstor

行政自治体向けの文書管理システムで、行政の特長にあった文書管理を行うサービスのため、民間企業には向かないサービスです。

民間企業には向かない

WindowsOSのみに対応しているため、MacOSには対応していないサービスです。

MacOS非対応

API連携などに対応していないため、入退室記録を簡単に勤怠管理システムに接続することはできません。入退室管理だけでなく、ドアの入退室で勤怠管理まで行いたい企業には向かないサービスです。ただし、ドアの開錠記録を記録することは可能です。

他社サービス連携

OEC株式会社が提供する文書管理システムは、文書管理の効率化をサポートするソフトです。このシステムは、直感的な操作性と高度な検索機能を備えており、電子決裁などの機能も提供しています。特に、メール連携、文書登録（収受・起案）、文書・ファイル検索、引継・廃棄・延長処理、バーコード管理などの機能があります​​​​。OEC株式会社は1969年に設立され、システムインテグレーションサービス、ソフトウェア開発、ネットワーク構築、データセンター、クラウドサービスなどを提供しています​​。

大規模 49%

小規模 17%

文書管理システムの中でも行政文書の文書管理業務のサポートに特化した行政自治体向けのシステムです。文書のライフサイクル管理の基盤を構築することで、職員の負担を軽減することが可能です。

行政自治体向け

行政は紙で保管する文章も多いことから、紙文書と電子文書の両方を並列管理する機能が備わっています。紙文書は整理保管に関わる情報をシステムに保存することによって、電子文書と同様に事務処理の効率化が可能です。

紙文書と電子文書の並列管理が可能

オンプレミスだけでなく、クラウドにも対応したシステムです。予算や規模に応じて導入形態を選択することが可能です。

クラウド、オンプレミス両対応

文書管理/OEC

最低利用人数が100名からのため、小規模利用には不向きなシステムです。小規模利用を行いたい場合は2024年4月から提供が開始されたクラウド版の利用をおすすめします。

小規模利用

全ての文書が電子化に適しているわけではありません。特定の取引先との契約書や納品書など、紙でのやり取りが必要な文書も存在するため、電子化と紙の二重管理が発生することがあります。

文書電子化の適用範囲

住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。このソフトは、文書の管理と共有を効率化するための機能を備え、業務のスムーズな進行をサポートします。特に、大量の文書の検索や版管理などの機能が強化されており、企業の文書管理業務を強力に支援します。住友電工情報システム株式会社は、楽々Document Plusのほか、楽々WorkflowIIやQuickSolution®など、さまざまなビジネス向けソフトウェア製品を開発、提供しています​​​​。

中規模 42%

大規模 41%

クラウドサイン

クラウドサイン NOW

電子印鑑GMOサイン

ドキュサイン

契約書やビジネス文書の管理に加え、ISO文書など、幅広い業務で利用する文書の管理機能を持つサービスです。営業報告書の管理や図面管理などの機能を持つため、専門性の高い文書も適切な形で管理することが可能です。

幅広い業務書類に対応

期限管理や版管理によって、文書のライフサイクルに合わせた適切な管理が可能です。期限管理によって契約の更新手続きの管理や期限日の超過の管理が可能です。また、版管理によって旧版文書の修正ポイントや変更点の確認が可能です。

文書のライフサイクル管理

社内文書への不正なアクセスや改ざんを防ぐための機能が複数備わっています。文書の発行や編集などには作業履歴、アクセスログが残るため、不正を防ぐことが可能です。また、PDFファイルには透かしの挿入が可能です。

セキュリティ機能

楽々Document Plus

海外のサービスで導入サポートを提供していないため、導入にはSIerらの支援が必要です。加えて、国内での導入事例が少ないため、導入後の教育や定着に関するナレッジを持つ方が見つかりにくい可能性があります。

導入サポート

初期設定およびカスタマイズにはデータベースなどの専門的な知識が必要となります。日本のWebに知見が無い分他の一般的な文書管理ツールよりも導入は難しいサービスです。

初期設定とカスタマイズの難易度

ユーザー数や同時接続アカウント数などで多少の変化は発生しますが比較的コストの高いサービスです。利用ユーザー数50名で年間100万円程度かかるサービスのため、導入前に入念にシミュレーションを行う必要があります。

利用コストが高い

シンコム･システムズ･ジャパン株式会社が提供する文書管理システムです。長年にわたる文書・コンテンツ管理の分野での豊富な経験を活かし、オープンソースプラットフォーム上でビジネスニーズに応える先進的な機能を提供します。このシステムにより、ドキュメント管理プロセスの効率化と最適化が実現され、企業の業務運営がスムーズになります。シンコム･システムズ･ジャパン株式会社は、Cincom ECM以外にもCincom CPQ、Cincom SmalltalkなどのITソリューションを提供しています​​​​。

中規模 45%

大規模 32%

ドキュメントのライフサイクル管理など、コンテンツ管理機能が豊富なサービスです。ドキュメントのの版管理や、タグ付け機能などによって膨大なコンテンツを細かく分類して管理可能です。また、APIを公開しているため、外部からの連携にも対応しています。

コンテンツ管理機能が豊富

セキュリティが強固で国際組織などへの導入実績のある安全性の高いサービスです。アクセス権限の管理機能や操作ログの取得などを持ち、文章の安全な管理が可能です。また、2016年にはインターポール（国際刑事警察機構）への導入実績があります。

安全性の高いシステム

Oracle、MySQL、Postgresなどの複数のデータベースと連携し、企業が既存のインフラを活用しながら導入できる柔軟性を提供します。この多様なデータベースサポートにより、システムの統合がスムーズに行え、運用効率を高めることができます。

様々なデータベースに対応

Cincom ECM

さくら情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。eDocument Management Systemは、ペーパーレス化を推進し、業務の効率化を図ることが可能なクラウド型システムです。文書のセキュアな電子管理、申請・承認プロセスの自動化、クラウドストレージを利用した拡張性の高い文書保存などの機能を備えており、特に、どこからでもアクセス可能で、PCやタブレットからも操作できる利便性が魅力です。また、カスタマイズが可能なため、各企業のニーズに合わせた文書管理ソリューションを提供します。同社は他にもIT's CloudやHRA給与明細照会サービスなどを提供しています。

大規模 58%

中規模 36%

小規模 6%

eDocument Management System

株式会社NTTデータNJKが提供する文書管理システムです。このソフトは、文書のスキャン、OCR処理を通じて、データの自動分類や全文検索が可能であり、業務の効率化を図ることができます。特に、教育や法律事務所などの分野で文書の電子化や管理が求められる場面での活用が推奨されています。同社は、名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO」や文書OCRソフト「WinReader PRO」など、複数の業務用ソフトを提供しています。

大規模 48%

中規模 27%

小規模 25%

文書管理ソリューション/NTTデータNJK

日本オラクル株式会社が提供する文書管理システムです。Oracle WebCenter Contentは文書の一元管理、保管、配信を支援し、企業のコンプライアンスと効率化を図ります。特に、文書の検索性向上、バージョン管理、アクセス権管理が可能です。日本オラクル株式会社は他にも、Oracle NetSuiteやOracle E-Business Suiteなど多様なビジネスソフトを提供しています。

大規模 56%

中規模 24%

小規模 20%

Oracle WebCenter Content

標準機能で契約管理機能を持たないため、カスタマイズによっては大企業のコア業務を自動化するには不十分な可能性があります。オーダーメイドカスタマイズを行う際にシステム構築を行い、他の業務システムと連携させる必要があります。

契約管理機能を標準で持たない

システムの導入初期には、既存システムとの連携やカスタマイズが必要です。特に、複数の取引先や多様な契約形態を扱う企業では、初期設定やカスタマイズに多くの時間とコストがかかることがあります。このプロセスには専門的な知識が必要で、外部コンサルタントの支援が求められることもあります。

初期設定とカスタマイズのコスト

日鉄ソリューションズ株式会社が提供する電子契約システムです。CONTRACTHUB@absonneは2013年からサービスを提供し、多様な業界の企業に導入されています。このソフトは特にペーパーレス化を推進し、契約業務の効率化を図ることが可能です。また、電子署名や基幹システムとの連携機能も備え、法規制にも完全対応しています。同社は、他にも「FINCHUB@absonne」や「KENCHUB@absonne」などの製品を提供しています。

大規模 60%

小規模 13%

オーダーメイド型の電子契約システムのため、自社の業務や利用しているサービスに沿ったシステムを構成することができます。現在利用しているワークフローシステムや購買システムと連携することができます。また、権限管理や画面構成などもカスタマイズすることができます。自社の商習慣に合わせた自由度の高いサービスを探している企業向けのサービスです。

カスタマイズ性が高い

契約の種類ごとに異なる法令に対するアドバイスを専門チームから受けることができます。現在電子契約してもいい契約書と、対面で契約する必要のある契約書が混在しています。契約書の法解釈に困った場合、Team e-Conという専門チームからアドバイスを受けることができます。

法解釈サポート

汎用的な電子契約システムの他に不動産業界向け、金融業界向け、B to Bビジネス向けの業界特化型サービスを提供しています。独自の商習慣や法律に合った電子契約を行うことが可能です。

業界向けのプランを提供

CONTRACTHUB@absonne

株式会社LICが提供する文書管理システムです。このシステムは、各種文書の管理とアクセスを効率化することで、ビジネスプロセスの改善を図ります。特に、バックアップ機能、リアルタイムアクセス、セキュリティの強化に注力しており、文書の保管と検索を容易にします。

大規模 45%

中規模 35%

文書管理機能/LIC

大規模 51%

小規模 7%

Microsoft Outlook

月額費用

E-グルPro

簡単な質問に答えてセキュリティ要件にも対応できる文書管理システムを診断。自社の要件に合った比較表を3分で作成。各サービスの特徴や文書管理システムの選び方をIT専門家がレビュー。自社にぴったりのサービスがわかります。

2要素認証対応の文書管理システム
会員登録不要、質問に答えるだけでぴったりのサービスを無料診断

セキュリティ要件にも対応！文書管理システムの選び方とぴったりのサービスを診断

文書管理システムをセキュリティ要件で比較したい

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

シングルサインオン対応の文書管理システム

IPアドレス制限対応の文書管理システム

ISMS対応の文書管理システム

多要素認証対応の文書管理システム

通信の暗号化対応の文書管理システム

pマーク対応の文書管理システム

ip制限対応の文書管理システム

jiima対応の文書管理システム