【2024年】pマーク対応の文書管理システムのおすすめ10製品（全95製品）を徹底比較！

SaaSアナリスト。FitGapではSEO、製品の強み注意点などのレポートを担当。

丹沢充裕


DocuWorksには、書類のバージョン管理などの最低限の機能はあるもの、タイムスタンプの付与、ワークフロー機能、文書の期限管理などのライフサイクル管理に関する機能は備えていません。どちらかというと、文書の編集に強みがある製品です。高度な書類管理を場合には、ライフサイクル管理ができる他社製品も併せて検討しましょう。

書類のライフサイクル管理はできない

DocuWorksは、xdwという独自の拡張子を採用しているため、Docuworksのアカウントを持っていない相手に対して文書を共有する場合は、拡張子をPDFなどに変換する必要があります。変換する手間や変換の際の書式が崩れたりするため、社外とのやりとりを頻繁に行う文書を管理する場合、注意が必要です。

独自の拡張子

WordやPower Pointなど、一部の拡張子はそのままで保存できません。Docuworksに保管する際は自動的にDocuWorks文書に変換されます。GoogleDriveなどのそのままのファイル形式で保存できるサービスと比較すると自由度は低いです。

一部ファイル形式が使えない

DocuWorksは、富士フィルムビジネスイノベーション株式会社（旧、富士ゼロックス株式会社）が提供する文書管理システムです。DocuWorksは、PC上で文書を紙の文書を机の上で扱う体験を目指した製品で、文書の保管に加えて、閲覧と編集ツールを備えていることが特徴的です。ツール内でファイル編集し、編集した書類をバージョン管理することができます。

大規模 48%

中規模 29%

小規模 23%

Adobe Acrobat

クラウドサイン

kintone

Salesforce

商蔵奉行クラウド

X-point Cloud

Acrobat Sign

蔵奉行クラウド

DocuShare

Working Folder

月額費用

富士フィルムビジネスイノベーション社は、1962年に設立され、DocuWorks以外にも企業向けのプリンター、複合機を提供しており、60年以上の事業実績を持つ企業です。Docuworksも、1996年にリリースされて依頼、累計800万ライセンス以上の導入実績を誇っています。

安定した実績の企業が運営

DocuWorksは、富士フィルムビジネスイノベーション社が提供する複合機と連携することで、文書のデータ化から保管までを一気通貫で行うことができます。複合機でスキャンした文書は、自動画像判定により文書の種類や日付ごとに自動振り分けされてDocuWorksにされます。初期設定さえすれば、馴染みのある複合機のまま、文書の整理業務を標準化することができます。富士フィルムビジネスイノベーション社の複合機を利用していて、利用頻度が高い企業にはおすすめの製品です。

自社の複合機と連携

DocuWorks

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

スケジュール機能や、ドキュメント管理機能などの各機能について自社向けに追加で機能開発することはできません。各機能はパーツとしてパッケージ化されているため、プラグインなどの開発は不可能です。自社要件に沿って各機能を最適化させたいと考えている企業には向いていないサービスです。

カスタマイズ性が低い

APIが提供されていないため、他社製品とのリアルタイムでのデータ連携には向きません。Googleカレンダーとの同期やZoomとの連携には対応していないため、不便に感じる可能性があります。グループウェア内の機能で業務がある程度完結する企業向けのサービスといえます。

他製品連携

ワークフローやスケジュール管理など、複数の機能を備えたシステムですが、個別の機能は特化した製品と比較すると劣っている部分があります。より高度な機能を求める企業やチームには向かないサービスです。

各機能の機能性は低め

株式会社Knowlboが提供するグループウェアです。このクラウド型ソフトは、必要な機能のみを選んで利用できる柔軟性を持ち、オフィスにおける情報共有をシンプルな操作と部署ベースのアクセス権限でサポートします。株式会社Knowlboは、「グループウェア OfficeView」のほかに、「ワークフローEX」や「受付システム VisitView」など、組織活動の効率化とセキュリティ向上を支援するソフトウェアを提供しています​​​​。

大規模 50%

中規模 30%

小規模 20%

12種類ある機能の内、自社で必要な機能のみを選択して利用できるコスト面、使いやすさの面で優れたサービスです。自社で必要な機能のみを購入することで、パッケージ製品と比較してコストを抑えることが可能です。また、不要な機能の選択画面が出ないため、利用者視点でも使いやすいシステムです。

必要な機能を選択して利用可能

部署や役職単位でアクセス権限を付与することができるため、規模の大きい企業のグループウェアとして利用可能です。部署や役職に応じてアクセス権限を付与できるため、取引先企業の顧客情報が含まれた文章などを安全に管理することができます。

細かな権限管理

操作言語やマスターデータの登録言語が多言語対応している多国籍の方がいる企業でも使いやすいサービスです。

多言語対応

OfficeView

最低利用人数が100名からのため、小規模利用には不向きなシステムです。小規模利用を行いたい場合は2024年4月から提供が開始されたクラウド版の利用をおすすめします。

小規模利用

全ての文書が電子化に適しているわけではありません。特定の取引先との契約書や納品書など、紙でのやり取りが必要な文書も存在するため、電子化と紙の二重管理が発生することがあります。

文書電子化の適用範囲

住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。このソフトは、文書の管理と共有を効率化するための機能を備え、業務のスムーズな進行をサポートします。特に、大量の文書の検索や版管理などの機能が強化されており、企業の文書管理業務を強力に支援します。住友電工情報システム株式会社は、楽々Document Plusのほか、楽々WorkflowIIやQuickSolution®など、さまざまなビジネス向けソフトウェア製品を開発、提供しています​​​​。

中規模 42%

大規模 41%

小規模 17%

クラウドサイン NOW

電子印鑑GMOサイン

ドキュサイン

契約書やビジネス文書の管理に加え、ISO文書など、幅広い業務で利用する文書の管理機能を持つサービスです。営業報告書の管理や図面管理などの機能を持つため、専門性の高い文書も適切な形で管理することが可能です。

幅広い業務書類に対応

期限管理や版管理によって、文書のライフサイクルに合わせた適切な管理が可能です。期限管理によって契約の更新手続きの管理や期限日の超過の管理が可能です。また、版管理によって旧版文書の修正ポイントや変更点の確認が可能です。

文書のライフサイクル管理

社内文書への不正なアクセスや改ざんを防ぐための機能が複数備わっています。文書の発行や編集などには作業履歴、アクセスログが残るため、不正を防ぐことが可能です。また、PDFファイルには透かしの挿入が可能です。

セキュリティ機能

楽々Document Plus

多機能であるがゆえに、導入時には複雑な初期設定やカスタマイズが必要です。企業のニーズに合わせた最適な設定を行うためには、システム管理者や外部の専門家のサポートが不可欠です。また、導入初期には全従業員へのトレーニングも必要となるため、時間とコストがかかる場合があります。特に、中小企業では、リソース不足により、この導入プロセスがハードルとなる可能性があります。

複雑な初期設定とカスタマイズの必要性

高度な機能を提供する一方で、既存のCRMやERPシステムとの連携が乏しいです。特に、Salesforce以外のSFAとの連携が標準で提供されていません。導入前に使用中のシステムとの互換性を十分に検討する必要があります。複数の他社サービスと連携を重視している企業にとっては適していないサービスです。

既存システムとの統合に制約

導入および運用コストは他の営業支援ツールと比較して高めに設定されています。特に、フル機能を利用する場合、ライセンス費用が高額になる可能性があります。また、追加機能やカスタマイズが必要な場合、その都度費用が発生するため、導入前に総コストを詳細に計算することが求められます。中小企業にとっては、このコストが導入の障壁となりうるため、慎重な予算計画が必要です。

高いコスト負担

株式会社BigTinCan Holdings Ltdが提供するオンラインストレージサービスです。このソフトは、モバイルユーザー向けにコンテキスト特化型のコンテンツを提供し、シームレスに統合された生産性ツールで、作成、編集、注釈、共有、協力が行えます。さらに、リアルタイムのチャットメッセージング、CRM統合、オンラインおよびオフラインでのアクセスが可能です。

中規模 39%

大規模 35%

小規模 26%

Wrike

Dropbox

Google Drive

Azure Active Directory

pipefy

コンテンツ管理、営業支援、モバイルエンゲージメント機能を一つにまとめた統合プラットフォームです。この多機能性により、ユーザーは異なるツールを使用することなく、シームレスに営業活動を行うことができます。特に、営業チームに必要なすべての情報や資料を一元管理し、必要な時に迅速にアクセスできるため、営業の効率性が大幅に向上します。また、Bigtincan Hubは直感的なユーザーインターフェースを持ち、トレーニングの手間を最小限に抑え、導入後すぐに効果を発揮します。

多機能な統合プラットフォーム

AI技術を活用して各ユーザーのニーズに合わせたコンテンツや提案をパーソナライズする機能を備えています。これにより、営業チームは顧客ごとの最適な提案を自動的に受け取り、営業活動の質を向上させることができます。さらに、ユーザーの行動履歴や業績データを基にしたインサイトを提供することで、営業戦略の精度を高め、成功率の向上に寄与します。

AIを活用したパーソナライズ機能

オフライン環境でも利用可能な点が大きな強みです。営業担当者はインターネット接続が不安定な状況でも、事前にダウンロードした資料にアクセスし、顧客とのコミュニケーションを続けることができます。これにより、営業チームの活動範囲が広がり、より多くの顧客接点を持つことができるため、成約率の向上が期待できます。また、オフラインでの利用後は、オンライン環境に戻った際にデータが自動的に同期されるため、情報の整合性も保たれます。

オフラインでの利用も可能

Bigtincan Hub

日本電気株式会社が提供するグループウェアです。OfficeForceは、安全かつ効率的に情報を活用できるSaaS型のサービスとして展開されており、大企業や自治体を含む多くの組織に導入されています。主要機能には、文書管理、スケジュール管理、施設予約などがあり、これらを利用して企業は情報共有を効率化し、コストを削減することが可能です。日本電気株式会社は、他にもEXPLANNER/FLⅡやEXPLANNER/Jなどの製品を提供しています。

大規模 47%

中規模 32%

小規模 21%

OfficeForce

株式会社NTTデータNJKが提供する文書管理システムです。このソフトは、文書のスキャン、OCR処理を通じて、データの自動分類や全文検索が可能であり、業務の効率化を図ることができます。特に、教育や法律事務所などの分野で文書の電子化や管理が求められる場面での活用が推奨されています。同社は、名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO」や文書OCRソフト「WinReader PRO」など、複数の業務用ソフトを提供しています。

中規模 27%

小規模 25%

文書管理ソリューション/NTTデータNJK

日本情報システム株式会社が提供するグループウェアです。このASPサービスは、サーバの管理を顧客自身が行う必要がなく、煩わしさを軽減します。また、各社員に合わせたカスタマイズが可能で、ビジネスプロセスをスムーズにします。主要機能としては、スケジューリング、伝言ツール、Webメール、施設予約、文書管理、掲示板、在席管理があります。この製品は、事務作業の効率化を図り、コミュニケーションの活性化をサポートします。同社は「e-Storage」や「Yubi Plus」など、他の製品も提供しています。

小規模 36%

Office Conductor

株式会社LICが提供する文書管理システムです。このシステムは、各種文書の管理とアクセスを効率化することで、ビジネスプロセスの改善を図ります。特に、バックアップ機能、リアルタイムアクセス、セキュリティの強化に注力しており、文書の保管と検索を容易にします。

大規模 45%

中規模 35%

文書管理機能/LIC

OCRソフトなどを利用した自動登録などには対応していないため、紙の契約証を管理する場合、コストがかかる点に注意が必要です。PDFデータに加え、契約情報のデータを手入力する必要があるため、手間がかかります。また、代行業務を委託することによって追加コストが発生する点に注意が必要です。

紙の契約書の登録コスト

API連携できる電子契約システムが限られているため注意が必要です。スムーズに締結情報のデータ連携可能な電子契約書システムはクラウドサインのみです。既にクラウドサイン以外の電子契約システムを利用している場合、データ連携手段を確認する必要があります。

API連携可能な製品が少ない

Asanaの無料プランでは基本的なタスク管理機能が利用できますが、タイムライン、カスタムフィールド、無制限のダッシュボードなどの高度な機能はプレミアムプラン以上でのみ利用可能です。これにより、小規模なチームや予算の限られた企業にとっては、コストが問題となる可能性があります​。

高度な機能は有料プランに限定

鈴与株式会社が提供する文書管理システムです。この契約書管理システムは、クラウドベースで契約書の作成から保管、検索、管理までを一貫してサポートします。ユーザーは契約書の作成、保管、検索が容易になり、契約プロセスの効率化とコンプライアンスの向上を実現できます。鈴与株式会社は、物流を中心に幅広い事業を展開しており、物流システムソリューションの設計・開発においてもそのノウハウを活かしています​​​​。

LAWGUE

電子契約、紙契約問わず契約書管理が可能なサービスで、過去の紙での契約書などをまとめて管理したい企業に向いているサービスです。契約する企業の情報や、契約書に関する添付ファイルとともに契約書の管理が可能です。契約書情報を一元管理することで情報の紛失や漏洩リスクの低減に繋がります。

電子、紙問わず契約書管理可能

紙での契約書を登録する際に必要な契約書のPDFデータと、企業情報などの台帳データ作成の代行業務を提供しています。過去の膨大な量の契約書を、自社の従業員の工数を割くことなく登録することができます。

台帳、文書スキャン代行

サービス利用者が契約書を用いて不正を行わないための管理機能が豊富に備わっています。権限管理設定によって、利用ユーザーごとに閲覧、編集権限の設定が可能です。また、利用者の操作ログが全て残るため、不審な契約書の閲覧や利用を行った人を突き止めることが可能です。

権限管理設定が豊富

契約書管理システム（鈴与社）

CECTRUST-Lightは立会人型署名に対応していません。企業間の電子署名が主な活用方法で、従業員の雇用契約などでは利用できません。

立会人型署名機能を持たない

本製品を利用して契約を結ぶためには立会人型署名と異なり、取引先企業も電子証明書を準備する必要があります。取引先企業に料金は発生しませんが手間がかかります。取引先企業が立場上有利な場合、本製品での契約を受けてもらえない可能性があります。

相手企業も契約に準備が必要

初年度は四半期ごとの従量制で、2年目以降は年間定額制に切り替わるという料金体系がやや複雑です。特に、年間最低利用料金が44万円という点は、中小企業にとって負担が大きい可能性があります​。

費用構造の複雑さ

株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコムが提供する電子契約システムです。契約書やその他の商取引文書をクラウド上で電子的に管理し、企業間の取引を簡略化するサービスです。特にセキュリティが高く、認証済みの電子署名を利用しており、文書の長期保管と原本性の証明も可能です。これにより、企業は契約プロセスの効率化を実現できます。同社は他にも、電子商取引支援サービスのCIWEBも提供しています。

CECTRUST-Lightは、電子証明書を用いて法的効力の高い当事者型署名を行う製品です。従来、電子証明書の発行手続きがネックとなっていましたが、この製品ではそのプロセスを簡素化し、手軽に当事者型署名が行えます。

当事者型署名に特化

当事者型署名を利用する際、自社だけでなく取引先企業も電子証明書を申請する必要があります。CECTRUST-Lightでは、取引先企業への説明や登録の準備支援など、包括的なサポートを提供しており、スムーズな導入を促進します。

取引先へのサポート

CECTRUST-Lightには、契約書だけでなく、見積書や納品書など関連文書も一元管理できる機能が備わっています。これにより、関連資料を後から迅速に参照でき、文書管理の手間を大幅に削減します。

文書管理機能

CECTRUST-Light

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