【2024年】多要素認証対応の文書管理システムのおすすめ10製品（全95製品）を徹底比較！

SaaSアナリスト。FitGapではSEO、製品の強み注意点などのレポートを担当。

丹沢充裕


DocuWorksには、書類のバージョン管理などの最低限の機能はあるもの、タイムスタンプの付与、ワークフロー機能、文書の期限管理などのライフサイクル管理に関する機能は備えていません。どちらかというと、文書の編集に強みがある製品です。高度な書類管理を場合には、ライフサイクル管理ができる他社製品も併せて検討しましょう。

書類のライフサイクル管理はできない

DocuWorksは、xdwという独自の拡張子を採用しているため、Docuworksのアカウントを持っていない相手に対して文書を共有する場合は、拡張子をPDFなどに変換する必要があります。変換する手間や変換の際の書式が崩れたりするため、社外とのやりとりを頻繁に行う文書を管理する場合、注意が必要です。

独自の拡張子

WordやPower Pointなど、一部の拡張子はそのままで保存できません。Docuworksに保管する際は自動的にDocuWorks文書に変換されます。GoogleDriveなどのそのままのファイル形式で保存できるサービスと比較すると自由度は低いです。

一部ファイル形式が使えない

DocuWorksは、富士フィルムビジネスイノベーション株式会社（旧、富士ゼロックス株式会社）が提供する文書管理システムです。DocuWorksは、PC上で文書を紙の文書を机の上で扱う体験を目指した製品で、文書の保管に加えて、閲覧と編集ツールを備えていることが特徴的です。ツール内でファイル編集し、編集した書類をバージョン管理することができます。

大規模 48%

中規模 29%

小規模 23%

Adobe Acrobat

クラウドサイン

kintone

Salesforce

商蔵奉行クラウド

X-point Cloud

Acrobat Sign

蔵奉行クラウド

DocuShare

Working Folder

月額費用

富士フィルムビジネスイノベーション社は、1962年に設立され、DocuWorks以外にも企業向けのプリンター、複合機を提供しており、60年以上の事業実績を持つ企業です。Docuworksも、1996年にリリースされて依頼、累計800万ライセンス以上の導入実績を誇っています。

安定した実績の企業が運営

DocuWorksは、富士フィルムビジネスイノベーション社が提供する複合機と連携することで、文書のデータ化から保管までを一気通貫で行うことができます。複合機でスキャンした文書は、自動画像判定により文書の種類や日付ごとに自動振り分けされてDocuWorksにされます。初期設定さえすれば、馴染みのある複合機のまま、文書の整理業務を標準化することができます。富士フィルムビジネスイノベーション社の複合機を利用していて、利用頻度が高い企業にはおすすめの製品です。

自社の複合機と連携

DocuWorks

invoiceAgent 文書管理は、1製品で帳票や契約書などの書類のライフサイクルをシステムで管理できる製品です。書類のライフサイクルシステムは、導入の手間がかかる反面、適切な初期設定ができればその後は、管理する書類が増えるほど恩恵を受けられるシステムです。管理する書類が多くない企業は、初期設定のコストなどの割に合わないケースもあるため、invoiceAgent 文書管理の一部の機能を持つような特化型の製品の導入も検討すべきです。

小規模企業にはオーバースペック

invoiceAgent 文書管理は、単体での利用というよりも他のシステムと連携により、真価を発揮します。また、前述の通り、初期設定が重要な製品なこともあり、システム全体を見てシステムの構成や設定を考慮できる専門家がいることが推奨されます。

導入、保守には専門家を推奨

invoiceAgent 文書管理には、ワークフロー機能を備えていません。文書管理とワークフローを1つ製品で対応したい場合は、競合他社製品ではワークフロー機能を備えているものも検討すべきです。

ワークフロー機能は連携が必要

invoiceAgent 文書管理は、ウイングアーク1ST株式会社が提供する文書管理システムです。本製品は、文書管理、AI-OCRによる電子化といった機能に加えて、電子契約の承認および締結、帳票の送受信をオプションで追加することができます。タイムスタンプや契約書のライフサイクル管理もできるため、1つの製品に商取引に関する書類を統合管理することができます。

大規模 45%

中規模 36%

小規模 19%

PCAクラウド会計

AgileWorks

SVF Cloud for ServiceNow

SuperStream-NX 会計

PCAクラウド人事管理hyper

AppRemo

皆伝！ワークフロー

AUTO帳票EX

PCAクラウド法定調書

intra-mart Accel Kaiden!

invoiceAgent 文書管理は、上述の通り商取引における契約や帳票を電子化し一元管理するため製品です。帳票および契約書の作成、送付、受領、保管を1つのツールでカバーしています。それぞれに特化したツールを連携する場合に比べて、ツールの使い方や初期設定などの学習コストや使い分けの手間などを省くことができます。

商取引に関する書類管理を一元化

invoiceAgent 文書管理は、オンラインマニュアルやeラーニング、他社の活用事例、公式が運営するユーザーコミュニティによるユーザー同士の情報交換の場が提供されており、自己解決できるサポートコンテンツが非常に充実しています。また、専任の担当者によるサポートを受けることもできます。他にも、2022年の電子帳簿保存法改正の際には、法対応のための運用面での相談もできた事例もあります。様々なサポート受けられるため、安心して導入できる製品といえます。

手厚い運用サポート体制

invoiceAgent 文書管理は、他社の5製品のワークフローシステム、ワークフローシステムと連携することで、承認フロー中の申請情報と添付のPDFにタイムスタンプによる証跡を自動的に付与した上で保管することができます。
また、本製品は、オンラインストレージのBoxと連携することでデータを同期できます。具体的には、Boxで取り込んだデータにinvoiceAgent 文書管理でタイムスタンプを付与したり、文書のライフサイクル管理を行うことができます。他にも、管理者がinvoiceAgent 文書管理で取り込んだデータを現場の利用者が使い慣れたBoxで管理することができます。invoiceAgent 文書管理とBoxを同期することで、管理者と現場の利用者双方で便利に使うことができます。

システム連携による自動化

invoiceAgent 文書管理

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

行政自治体向けの文書管理システムで、行政の特長にあった文書管理を行うサービスのため、民間企業には向かないサービスです。

民間企業には向かない

WindowsOSのみに対応しているため、MacOSには対応していないサービスです。

MacOS非対応

API連携などに対応していないため、入退室記録を簡単に勤怠管理システムに接続することはできません。入退室管理だけでなく、ドアの入退室で勤怠管理まで行いたい企業には向かないサービスです。ただし、ドアの開錠記録を記録することは可能です。

他社サービス連携

OEC株式会社が提供する文書管理システムは、文書管理の効率化をサポートするソフトです。このシステムは、直感的な操作性と高度な検索機能を備えており、電子決裁などの機能も提供しています。特に、メール連携、文書登録（収受・起案）、文書・ファイル検索、引継・廃棄・延長処理、バーコード管理などの機能があります​​​​。OEC株式会社は1969年に設立され、システムインテグレーションサービス、ソフトウェア開発、ネットワーク構築、データセンター、クラウドサービスなどを提供しています​​。

大規模 49%

中規模 34%

小規模 17%

文書管理システムの中でも行政文書の文書管理業務のサポートに特化した行政自治体向けのシステムです。文書のライフサイクル管理の基盤を構築することで、職員の負担を軽減することが可能です。

行政自治体向け

行政は紙で保管する文章も多いことから、紙文書と電子文書の両方を並列管理する機能が備わっています。紙文書は整理保管に関わる情報をシステムに保存することによって、電子文書と同様に事務処理の効率化が可能です。

紙文書と電子文書の並列管理が可能

オンプレミスだけでなく、クラウドにも対応したシステムです。予算や規模に応じて導入形態を選択することが可能です。

クラウド、オンプレミス両対応

文書管理/OEC

海外のサービスで導入サポートを提供していないため、導入にはSIerらの支援が必要です。加えて、国内での導入事例が少ないため、導入後の教育や定着に関するナレッジを持つ方が見つかりにくい可能性があります。

導入サポート

初期設定およびカスタマイズにはデータベースなどの専門的な知識が必要となります。日本のWebに知見が無い分他の一般的な文書管理ツールよりも導入は難しいサービスです。

初期設定とカスタマイズの難易度

ユーザー数や同時接続アカウント数などで多少の変化は発生しますが比較的コストの高いサービスです。利用ユーザー数50名で年間100万円程度かかるサービスのため、導入前に入念にシミュレーションを行う必要があります。

利用コストが高い

シンコム･システムズ･ジャパン株式会社が提供する文書管理システムです。長年にわたる文書・コンテンツ管理の分野での豊富な経験を活かし、オープンソースプラットフォーム上でビジネスニーズに応える先進的な機能を提供します。このシステムにより、ドキュメント管理プロセスの効率化と最適化が実現され、企業の業務運営がスムーズになります。シンコム･システムズ･ジャパン株式会社は、Cincom ECM以外にもCincom CPQ、Cincom SmalltalkなどのITソリューションを提供しています​​​​。

中規模 45%

大規模 32%

ドキュメントのライフサイクル管理など、コンテンツ管理機能が豊富なサービスです。ドキュメントのの版管理や、タグ付け機能などによって膨大なコンテンツを細かく分類して管理可能です。また、APIを公開しているため、外部からの連携にも対応しています。

コンテンツ管理機能が豊富

セキュリティが強固で国際組織などへの導入実績のある安全性の高いサービスです。アクセス権限の管理機能や操作ログの取得などを持ち、文章の安全な管理が可能です。また、2016年にはインターポール（国際刑事警察機構）への導入実績があります。

安全性の高いシステム

Oracle、MySQL、Postgresなどの複数のデータベースと連携し、企業が既存のインフラを活用しながら導入できる柔軟性を提供します。この多様なデータベースサポートにより、システムの統合がスムーズに行え、運用効率を高めることができます。

様々なデータベースに対応

Cincom ECM

多機能であるがゆえに、導入時には複雑な初期設定やカスタマイズが必要です。企業のニーズに合わせた最適な設定を行うためには、システム管理者や外部の専門家のサポートが不可欠です。また、導入初期には全従業員へのトレーニングも必要となるため、時間とコストがかかる場合があります。特に、中小企業では、リソース不足により、この導入プロセスがハードルとなる可能性があります。

複雑な初期設定とカスタマイズの必要性

高度な機能を提供する一方で、既存のCRMやERPシステムとの連携が乏しいです。特に、Salesforce以外のSFAとの連携が標準で提供されていません。導入前に使用中のシステムとの互換性を十分に検討する必要があります。複数の他社サービスと連携を重視している企業にとっては適していないサービスです。

既存システムとの統合に制約

導入および運用コストは他の営業支援ツールと比較して高めに設定されています。特に、フル機能を利用する場合、ライセンス費用が高額になる可能性があります。また、追加機能やカスタマイズが必要な場合、その都度費用が発生するため、導入前に総コストを詳細に計算することが求められます。中小企業にとっては、このコストが導入の障壁となりうるため、慎重な予算計画が必要です。

高いコスト負担

株式会社BigTinCan Holdings Ltdが提供するオンラインストレージサービスです。このソフトは、モバイルユーザー向けにコンテキスト特化型のコンテンツを提供し、シームレスに統合された生産性ツールで、作成、編集、注釈、共有、協力が行えます。さらに、リアルタイムのチャットメッセージング、CRM統合、オンラインおよびオフラインでのアクセスが可能です。

中規模 39%

大規模 35%

小規模 26%

Wrike

Dropbox

Google Drive

Azure Active Directory

pipefy

コンテンツ管理、営業支援、モバイルエンゲージメント機能を一つにまとめた統合プラットフォームです。この多機能性により、ユーザーは異なるツールを使用することなく、シームレスに営業活動を行うことができます。特に、営業チームに必要なすべての情報や資料を一元管理し、必要な時に迅速にアクセスできるため、営業の効率性が大幅に向上します。また、Bigtincan Hubは直感的なユーザーインターフェースを持ち、トレーニングの手間を最小限に抑え、導入後すぐに効果を発揮します。

多機能な統合プラットフォーム

AI技術を活用して各ユーザーのニーズに合わせたコンテンツや提案をパーソナライズする機能を備えています。これにより、営業チームは顧客ごとの最適な提案を自動的に受け取り、営業活動の質を向上させることができます。さらに、ユーザーの行動履歴や業績データを基にしたインサイトを提供することで、営業戦略の精度を高め、成功率の向上に寄与します。

AIを活用したパーソナライズ機能

オフライン環境でも利用可能な点が大きな強みです。営業担当者はインターネット接続が不安定な状況でも、事前にダウンロードした資料にアクセスし、顧客とのコミュニケーションを続けることができます。これにより、営業チームの活動範囲が広がり、より多くの顧客接点を持つことができるため、成約率の向上が期待できます。また、オフラインでの利用後は、オンライン環境に戻った際にデータが自動的に同期されるため、情報の整合性も保たれます。

オフラインでの利用も可能

Bigtincan Hub

日本電気株式会社が提供するグループウェアです。OfficeForceは、安全かつ効率的に情報を活用できるSaaS型のサービスとして展開されており、大企業や自治体を含む多くの組織に導入されています。主要機能には、文書管理、スケジュール管理、施設予約などがあり、これらを利用して企業は情報共有を効率化し、コストを削減することが可能です。日本電気株式会社は、他にもEXPLANNER/FLⅡやEXPLANNER/Jなどの製品を提供しています。

大規模 47%

中規模 32%

小規模 21%

OfficeForce

株式会社メディシステムソリューションが提供するグループウェアです。CoMedixは、医療機関専用に特化したシステムで、インシデント管理や病床管理の連携を含めた多機能を実現しています。主要機能には文書管理、施設予約、委員会・ワーキンググループの進捗管理があります。これにより、医療現場のコミュニケーションやタスク管理を効率化し、より質の高い医療サービスの提供を支援します。同社はまた、みんなの就業ⅱやBaritessなど他の医療関連製品も提供しています。

大規模 40%

中規模 37%

CoMedix

株式会社LICが提供する文書管理システムです。このシステムは、各種文書の管理とアクセスを効率化することで、ビジネスプロセスの改善を図ります。特に、バックアップ機能、リアルタイムアクセス、セキュリティの強化に注力しており、文書の保管と検索を容易にします。

中規模 35%

小規模 20%

文書管理機能/LIC

多岐にわたる業務範囲をサポートする一方で、特定の専門ソフトと比較すると機能の細かさでは劣る場合がある。例えば交通費精算機能の場合、自動ルート検索や既存予約サイトとの直接連携はサポートしていません。

機能の充実度

スマートフォンアプリも提供されていますが、機能ごとに別アプリとしての提供されているため、管理や使い勝手に課題があります。特にスマートフォン利用に不慣れな人は利用が難しい場面も考えられます。

スマートフォンアプリ

NI Collabo 360への依存度が高まることで、他社製品への乗り換えコストや、製品のアップデートや障害の影響を直接受けるリスクが高まります。

ベンダーロックイン

NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供するクラウド型のグループウェアです。社内コミュニケーションやタスク管理を効率化するための多彩な機能を備え、業務の円滑化を支援します。主な機能には、工数管理、掲示板、ワークフロー、タスク管理、経費精算機能などがあります。株式会社NIコンサルティングは営業支援ツールの「Sales Force Assistant 営業支援AO」などの、様々なカテゴリの製品を提供しています。これらの製品は、マーケティングオートメーション、カスタマーサポート、営業支援などの分野で活用されています。

中規模 100%

小規模 0%

大規模 0%

nyoibox

PCAクラウド社会福祉法人会計

PCAクラウド公益法人会計

PCAクラウド建設業会計

PCAクラウド法人税

PCAサブスク法定調書

PCAクラウド商管

PCAクラウド固定資産

PCAサブスク商管

PCAサブスク固定資産

PCAサブスク固定資産hyper

マネーフォワード Admina

PCAサブスク会計

PCAサブスク会計hyper

PCAサブスク給与

PCAサブスク給与hyper

PCAクラウド個別原価会計

PCAサブスク個別原価会計

Sales Force Assistant 顧客深耕R

Sales Force Assistant 顧客深耕AO

Sales Force Assistant 顧客深耕

Sales Force Assistant 顧客創造R

Sales Force Assistant 顧客創造

Sales Force Assistant 深耕創造

NI Collabo 360は、グループウェアだけでなく、経費精算、ワークフロー、勤怠管理などの幅広い機能を一つのプラットフォームで提供します。これにより、特定の企業規模では一つのアプリケーションでバックオフィスの多くの業務を効率的に管理できます。

多機能

提供元である株式会社NIコンサルティングが開発している国産SFAやnyoiboxとのスムーズなデータ連携が実現できます。

自社製品との連携

2種類のプラン(クラウド版・パッケージ版)があり、クラウド版は月額360円から利用可能です。複数のバックオフィス機能を一つの製品で提供する点を考えると、非常にコストパフォーマンスが高いです。

コストパフォーマンス

NI Collabo 360

OCRソフトなどを利用した自動登録などには対応していないため、紙の契約証を管理する場合、コストがかかる点に注意が必要です。PDFデータに加え、契約情報のデータを手入力する必要があるため、手間がかかります。また、代行業務を委託することによって追加コストが発生する点に注意が必要です。

紙の契約書の登録コスト

API連携できる電子契約システムが限られているため注意が必要です。スムーズに締結情報のデータ連携可能な電子契約書システムはクラウドサインのみです。既にクラウドサイン以外の電子契約システムを利用している場合、データ連携手段を確認する必要があります。

API連携可能な製品が少ない

Asanaの無料プランでは基本的なタスク管理機能が利用できますが、タイムライン、カスタムフィールド、無制限のダッシュボードなどの高度な機能はプレミアムプラン以上でのみ利用可能です。これにより、小規模なチームや予算の限られた企業にとっては、コストが問題となる可能性があります​。

高度な機能は有料プランに限定

鈴与株式会社が提供する文書管理システムです。この契約書管理システムは、クラウドベースで契約書の作成から保管、検索、管理までを一貫してサポートします。ユーザーは契約書の作成、保管、検索が容易になり、契約プロセスの効率化とコンプライアンスの向上を実現できます。鈴与株式会社は、物流を中心に幅広い事業を展開しており、物流システムソリューションの設計・開発においてもそのノウハウを活かしています​​​​。

LAWGUE

電子契約、紙契約問わず契約書管理が可能なサービスで、過去の紙での契約書などをまとめて管理したい企業に向いているサービスです。契約する企業の情報や、契約書に関する添付ファイルとともに契約書の管理が可能です。契約書情報を一元管理することで情報の紛失や漏洩リスクの低減に繋がります。

電子、紙問わず契約書管理可能

紙での契約書を登録する際に必要な契約書のPDFデータと、企業情報などの台帳データ作成の代行業務を提供しています。過去の膨大な量の契約書を、自社の従業員の工数を割くことなく登録することができます。

台帳、文書スキャン代行

サービス利用者が契約書を用いて不正を行わないための管理機能が豊富に備わっています。権限管理設定によって、利用ユーザーごとに閲覧、編集権限の設定が可能です。また、利用者の操作ログが全て残るため、不審な契約書の閲覧や利用を行った人を突き止めることが可能です。

権限管理設定が豊富

契約書管理システム（鈴与社）

簡単な質問に答えてセキュリティ要件にも対応できる文書管理システムを診断。自社の要件に合った比較表を3分で作成。各サービスの特徴や文書管理システムの選び方をIT専門家がレビュー。自社にぴったりのサービスがわかります。

多要素認証対応の文書管理システム
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セキュリティ要件にも対応！文書管理システムの選び方とぴったりのサービスを診断

文書管理システムをセキュリティ要件で比較したい

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シングルサインオン対応の文書管理システム

IPアドレス制限対応の文書管理システム

二要素認証対応の文書管理システム

ISMS対応の文書管理システム

通信の暗号化対応の文書管理システム

pマーク対応の文書管理システム

ip制限対応の文書管理システム

2要素認証対応の文書管理システム

jiima対応の文書管理システム