【2024年】通信の暗号化対応の文書管理システムのおすすめ10製品（全95製品）を徹底比較！

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

行政自治体向けの文書管理システムで、行政の特長にあった文書管理を行うサービスのため、民間企業には向かないサービスです。

民間企業には向かない

WindowsOSのみに対応しているため、MacOSには対応していないサービスです。

MacOS非対応

API連携などに対応していないため、入退室記録を簡単に勤怠管理システムに接続することはできません。入退室管理だけでなく、ドアの入退室で勤怠管理まで行いたい企業には向かないサービスです。ただし、ドアの開錠記録を記録することは可能です。

他社サービス連携

OEC株式会社が提供する文書管理システムは、文書管理の効率化をサポートするソフトです。このシステムは、直感的な操作性と高度な検索機能を備えており、電子決裁などの機能も提供しています。特に、メール連携、文書登録（収受・起案）、文書・ファイル検索、引継・廃棄・延長処理、バーコード管理などの機能があります​​​​。OEC株式会社は1969年に設立され、システムインテグレーションサービス、ソフトウェア開発、ネットワーク構築、データセンター、クラウドサービスなどを提供しています​​。

大規模 49%

中規模 34%

小規模 17%

文書管理システムの中でも行政文書の文書管理業務のサポートに特化した行政自治体向けのシステムです。文書のライフサイクル管理の基盤を構築することで、職員の負担を軽減することが可能です。

行政自治体向け

行政は紙で保管する文章も多いことから、紙文書と電子文書の両方を並列管理する機能が備わっています。紙文書は整理保管に関わる情報をシステムに保存することによって、電子文書と同様に事務処理の効率化が可能です。

紙文書と電子文書の並列管理が可能

オンプレミスだけでなく、クラウドにも対応したシステムです。予算や規模に応じて導入形態を選択することが可能です。

クラウド、オンプレミス両対応

文書管理/OEC

海外のサービスで導入サポートを提供していないため、導入にはSIerらの支援が必要です。加えて、国内での導入事例が少ないため、導入後の教育や定着に関するナレッジを持つ方が見つかりにくい可能性があります。

導入サポート

初期設定およびカスタマイズにはデータベースなどの専門的な知識が必要となります。日本のWebに知見が無い分他の一般的な文書管理ツールよりも導入は難しいサービスです。

初期設定とカスタマイズの難易度

ユーザー数や同時接続アカウント数などで多少の変化は発生しますが比較的コストの高いサービスです。利用ユーザー数50名で年間100万円程度かかるサービスのため、導入前に入念にシミュレーションを行う必要があります。

利用コストが高い

シンコム･システムズ･ジャパン株式会社が提供する文書管理システムです。長年にわたる文書・コンテンツ管理の分野での豊富な経験を活かし、オープンソースプラットフォーム上でビジネスニーズに応える先進的な機能を提供します。このシステムにより、ドキュメント管理プロセスの効率化と最適化が実現され、企業の業務運営がスムーズになります。シンコム･システムズ･ジャパン株式会社は、Cincom ECM以外にもCincom CPQ、Cincom SmalltalkなどのITソリューションを提供しています​​​​。

中規模 45%

大規模 32%

小規模 23%

ドキュメントのライフサイクル管理など、コンテンツ管理機能が豊富なサービスです。ドキュメントのの版管理や、タグ付け機能などによって膨大なコンテンツを細かく分類して管理可能です。また、APIを公開しているため、外部からの連携にも対応しています。

コンテンツ管理機能が豊富

セキュリティが強固で国際組織などへの導入実績のある安全性の高いサービスです。アクセス権限の管理機能や操作ログの取得などを持ち、文章の安全な管理が可能です。また、2016年にはインターポール（国際刑事警察機構）への導入実績があります。

安全性の高いシステム

Oracle、MySQL、Postgresなどの複数のデータベースと連携し、企業が既存のインフラを活用しながら導入できる柔軟性を提供します。この多様なデータベースサポートにより、システムの統合がスムーズに行え、運用効率を高めることができます。

様々なデータベースに対応

Cincom ECM

多機能であるがゆえに、導入時には複雑な初期設定やカスタマイズが必要です。企業のニーズに合わせた最適な設定を行うためには、システム管理者や外部の専門家のサポートが不可欠です。また、導入初期には全従業員へのトレーニングも必要となるため、時間とコストがかかる場合があります。特に、中小企業では、リソース不足により、この導入プロセスがハードルとなる可能性があります。

複雑な初期設定とカスタマイズの必要性

高度な機能を提供する一方で、既存のCRMやERPシステムとの連携が乏しいです。特に、Salesforce以外のSFAとの連携が標準で提供されていません。導入前に使用中のシステムとの互換性を十分に検討する必要があります。複数の他社サービスと連携を重視している企業にとっては適していないサービスです。

既存システムとの統合に制約

導入および運用コストは他の営業支援ツールと比較して高めに設定されています。特に、フル機能を利用する場合、ライセンス費用が高額になる可能性があります。また、追加機能やカスタマイズが必要な場合、その都度費用が発生するため、導入前に総コストを詳細に計算することが求められます。中小企業にとっては、このコストが導入の障壁となりうるため、慎重な予算計画が必要です。

高いコスト負担

株式会社BigTinCan Holdings Ltdが提供するオンラインストレージサービスです。このソフトは、モバイルユーザー向けにコンテキスト特化型のコンテンツを提供し、シームレスに統合された生産性ツールで、作成、編集、注釈、共有、協力が行えます。さらに、リアルタイムのチャットメッセージング、CRM統合、オンラインおよびオフラインでのアクセスが可能です。

中規模 39%

大規模 35%

小規模 26%

Wrike

Dropbox

Google Drive

Salesforce

Azure Active Directory

pipefy

月額費用

コンテンツ管理、営業支援、モバイルエンゲージメント機能を一つにまとめた統合プラットフォームです。この多機能性により、ユーザーは異なるツールを使用することなく、シームレスに営業活動を行うことができます。特に、営業チームに必要なすべての情報や資料を一元管理し、必要な時に迅速にアクセスできるため、営業の効率性が大幅に向上します。また、Bigtincan Hubは直感的なユーザーインターフェースを持ち、トレーニングの手間を最小限に抑え、導入後すぐに効果を発揮します。

多機能な統合プラットフォーム

AI技術を活用して各ユーザーのニーズに合わせたコンテンツや提案をパーソナライズする機能を備えています。これにより、営業チームは顧客ごとの最適な提案を自動的に受け取り、営業活動の質を向上させることができます。さらに、ユーザーの行動履歴や業績データを基にしたインサイトを提供することで、営業戦略の精度を高め、成功率の向上に寄与します。

AIを活用したパーソナライズ機能

オフライン環境でも利用可能な点が大きな強みです。営業担当者はインターネット接続が不安定な状況でも、事前にダウンロードした資料にアクセスし、顧客とのコミュニケーションを続けることができます。これにより、営業チームの活動範囲が広がり、より多くの顧客接点を持つことができるため、成約率の向上が期待できます。また、オフラインでの利用後は、オンライン環境に戻った際にデータが自動的に同期されるため、情報の整合性も保たれます。

オフラインでの利用も可能

Bigtincan Hub

日本電気株式会社が提供するグループウェアです。OfficeForceは、安全かつ効率的に情報を活用できるSaaS型のサービスとして展開されており、大企業や自治体を含む多くの組織に導入されています。主要機能には、文書管理、スケジュール管理、施設予約などがあり、これらを利用して企業は情報共有を効率化し、コストを削減することが可能です。日本電気株式会社は、他にもEXPLANNER/FLⅡやEXPLANNER/Jなどの製品を提供しています。

大規模 47%

中規模 32%

小規模 21%

OfficeForce

さくら情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。eDocument Management Systemは、ペーパーレス化を推進し、業務の効率化を図ることが可能なクラウド型システムです。文書のセキュアな電子管理、申請・承認プロセスの自動化、クラウドストレージを利用した拡張性の高い文書保存などの機能を備えており、特に、どこからでもアクセス可能で、PCやタブレットからも操作できる利便性が魅力です。また、カスタマイズが可能なため、各企業のニーズに合わせた文書管理ソリューションを提供します。同社は他にもIT's CloudやHRA給与明細照会サービスなどを提供しています。

大規模 58%

中規模 36%

小規模 6%

eDocument Management System

日本電気株式会社が提供するグループウェアです。StarOfficeは、チーム間のコミュニケーションと協力を向上させるための多機能ソフトであり、スケジュール管理、電子メール、文書共有の機能を有しています。特に、共有カレンダーやプロジェクトの進行状況を可視化する機能が強化されています。日本電気株式会社は、他にもEXPLANNERシリーズやConforMeetingシリーズなど、多岐にわたるビジネスソリューションを提供しています。

大規模 60%

中規模 30%

小規模 10%

Mission Critical Mail Filter

UNIVERGE どこでもアクセスサービス

StarOffice

株式会社LICが提供する文書管理システムです。このシステムは、各種文書の管理とアクセスを効率化することで、ビジネスプロセスの改善を図ります。特に、バックアップ機能、リアルタイムアクセス、セキュリティの強化に注力しており、文書の保管と検索を容易にします。

大規模 45%

中規模 35%

小規模 20%

文書管理機能/LIC

Google LLCが提供するオンラインストレージです。さまざまなデバイスからアクセス可能で、ファイルのアップロードや管理、オフィスファイルの編集と保存が可能です。また、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用してファイルの作成や編集が行えます。同社はGoogle サイトやGoogle Workspaceなど多岐にわたる製品を提供しています。

中規模 66%

大規模 18%

小規模 16%

LINE WORKS

Mattermost

Slack

Adobe Acrobat

Asana

Trello

Confluence

Basecamp

rakumo 

Smartsheet

Bitrix24

Acrobat Sign

AutoCAD

ドキュサイン

Pipedrive

Zoho CRM

UiPath Automation Cloud

Zendesk Suite

Workplace from Meta

DottedSign

List Finder

Mixmax

Podio

TroopMessenger

Zoho Books

Zoho Campaigns

Zoho Connect

Zoho Expense

Dropbox Sign

eformsign

ClickUp

読取革命

Zoho Recruit

Dispatcher Phoenix

Envoy Connect

Envoy Visitors

Copper

insightly

Redbooth

teamwork

マネーフォワード Admina

flouu

Hootsuite

Knowledge Work

Zoho Sign

HIGHSPOT

Statusbrew

Zoho Projects

monday.com

Sales Hub

Zoho Sprints

Buffer

Discord

DocHub

Zoho Finance Plus

rakumo ケイヒ

Oracle Content Management

ONLYOFFICE DocSpace

Assembly

AvePoint Cloud Backup for Google Workspace

帳票DX

Ennov Doc

FlowPAD

Coopel

FULLTIME

Vimeo

Ennov Document

Everidays

Google フォト

Yoom

本製品はグループウェア以外にも様々な会計ソフトや経費、勤怠管理システムなどをオプションサービスとして提供しています。どの製品も基本的な機能は標準搭載されていますが、専門で開発を行っている製品と比較すると機能不足の可能性があります。

オプション製品の専門性

本製品は年単位での契約となります。サービスを本格的に利用して自社でうまく利用できず解約したい場合でも最低1年は費用が発生します。

契約の更新期間

本製品を利用することでグループウェアだけでなく販売管理や様々なバックオフィス業務をカバーすることが可能です。しかし、1つの製品に業務を依存することで他製品に乗り換えることが困難になる可能性があります。また、システム障害が発生した場合全ての業務が止まるリスクも孕んでいます。

ベンダーロックイン

mitocoは、株式会社テラスカイが提供するクラウド型の帳票作成ツールです。請求書や見積書、納品書などの帳票を簡単に作成できるほか、売掛金の回収保証や請求書の自動送信などの機能を備えています。また、月請求書10枚までは無料で利用できるため、気軽に試すことができます。株式会社テラスカイは、mitocoの他にも勤怠や経費精算機能を持つ「mitoco Work」、会計ソフトの「mitoco会計」など、企業の社内業務を広範囲でサポートする製品を提供しています。

中規模 100%

小規模 0%

大規模 0%

クラウドサイン

クラウドサイン NOW

Salesfoece基盤で作成された製品で、Salesfoeceとの連携に優れています。営業部だけがSalesfoeceライセンスを持っている場合でも本製品と連携することで顧客情報を全体で共有可能です。

Salesforceに最適化

本製品は他のグループウェアと異なり販売管理システムを標準で搭載しています。加えてオプションで会計ソフトや経費精算システムなども提供しており、1製品で多くの業務に対応できる製品です。

多機能

クラウドサインと連携することで利用中に発生する契約書についての業務を電子化することができます。

クラウドサインとの連携

mitoco

VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。電子申請と承認のプロセスを効率化するために設計され、豊富なテンプレートと直感的な操作性で、非技術者も容易に利用できます。マルチデバイス対応、外部アプリとのAPI連携、多言語対応などの機能を備えており、20ユーザーまでは無料で利用可能です。特に、承認フローのカスタマイズや、電子印鑑、各種通知機能が充実しています。

Microsoft Teams

Microsoft OneDrive

ジュガールワークフロー

簡単な質問に答えてセキュリティ要件にも対応できる文書管理システムを診断。自社の要件に合った比較表を3分で作成。各サービスの特徴や文書管理システムの選び方をIT専門家がレビュー。自社にぴったりのサービスがわかります。

文書管理システムをセキュリティ要件で比較したい

通信の暗号化対応の文書管理システム

通信の暗号化対応の文書管理システム
会員登録不要、質問に答えるだけでぴったりのサービスを無料診断

セキュリティ要件にも対応！文書管理システムの選び方とぴったりのサービスを診断

文書管理システムをセキュリティ要件で比較したい

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

シングルサインオン対応の文書管理システム

IPアドレス制限対応の文書管理システム

ISMS対応の文書管理システム

多要素認証対応の文書管理システム

pマーク対応の文書管理システム

ip制限対応の文書管理システム

2要素認証対応の文書管理システム

jiima対応の文書管理システム