興信業向けのOCRソフト（シェア上位）
OCRソフトとは？
更新：2024年10月30日
OCRは「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の略で、紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。これにより、興信業が行う調査報告書や契約書、手書きのメモなどの紙媒体を効率的にデジタル化し、データ管理が容易になります。
導入メリット
紙、画像のテキストデータ化
興信業では、多くの情報が紙や画像の形式で収集されます。OCRソフトを使用することで、これらの情報をテキストデータに変換することができます。テキストデータ化することで、情報の検索性が向上し、データの取り回しがしやすくなります。例えば、特定の人物や企業名を迅速に検索することが可能になります。
手入力の削減
興信業では、大量の報告書や調査データを扱うことが多いため、手作業でのデータ入力は非常に時間がかかります。OCRソフトを用いると、手作業によるテキストデータの入力を大幅に削減でき、ヒューマンエラーも減少します。特に、大量のデータ処理に対しては、作業効率が飛躍的に向上します。また、一部の製品ではデータの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減が実現できます。
導入注意点
読み取りできる書類
興信業が扱う文書は多岐にわたります。OCRソフトは、一般的なフォントで書かれた文字の認識精度が高い一方で、手書き文字や崩れたフォントの認識精度が低い傾向にあります。たとえば、手書きのメモや署名などが多い場合、OCRソフトの導入前にトライアルを行い、認識精度を確認することが重要です。
初期設定
汎用的なOCRソフトの場合、書類に応じた読み取り領域の設定や、読み取り項目の事前設定が必要です。興信業では多様な書類を扱うため、システム設定に先駆けて読み込みたい書類をリストアップしておくことが必要です。特定の書類に特化したOCR機能を持つ製品もあるため、それらと比較して選定することが望ましいです。
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OCRソフトの選び方
OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ
OCR機能を利用する際には、専用のOCRソフトだけでなく、経費精算システムや請求書受領サービスなど、OCR機能を備えた他のカテゴリの製品も選択肢に含まれます。興信業で使用する書類に特化した製品を選ぶことで、初期設定が簡単で、読み取り精度が高くなることが多いです。様々な種類の書類をデジタル化したい場合は、汎用性の高いOCRソフトが適しています。
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データ化する書類の種類で選ぶ
OCRソフトは、対応できる書類の種類が製品によって異なります。興信業が扱う定型書類、非定型書類、ICチップや写真が含まれる本人確認書類などの種類に合わせて、対応している製品を選びましょう。
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OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ
興信業では、リソースが限られる場合も多いため、OCR関連業務の代行サービスを提供する製品を選ぶことが有効です。特に個人情報や機密情報を扱う場合は、データの取り扱いに関する規約を厳重に確認し、漏洩が許されない情報は事前に仕分けるなどの具体的な業務フローを考慮しましょう。
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読み取りデータの編集機能で選ぶ
OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。興信業で扱う書類に応じて、以下のような機能が必要かを確認し、対応している製品を選びましょう。 背景補正 訂正箇所のよみ飛ばし 印影の除去 傾きや歪みの補正 興信業が求めるデータの精度や特性に合わせて、これらの機能を有するOCRソフトを選定することで、業務効率を大幅に向上させることができます
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