集会場向けのOCRソフト（シェア上位）
OCRソフトとは？
更新：2024年10月30日
OCRは「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の略で、紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。例えば、集会場での会議やイベントで配布された資料や議事録をデジタル化し、効率的に管理することができます。これにより、手書きのメモや紙媒体の資料を手作業で入力する手間が省け、集会場の運営効率が向上します。
導入メリット
紙、画像のテキストデータ化
OCRソフトは、紙や画像などをスキャンして、テキストデータにすることができます。例えば、集会場で配布されるスケジュール表や参加者リストをデジタル化することで、データの検索性が向上し、必要な情報を迅速に取り出すことができます。これにより、集会場での運営がスムーズになります。
手入力の削減
OCRソフトを用いると、手作業でテキストデータを入力する場合に比べ、工数とヒューマンエラーを大幅に削減できます。例えば、集会場でのイベント後に集まったフィードバックシートをOCRソフトでデジタル化すれば、手作業での入力作業が不要になり、時間とコストを節約できます。さらに、一部の製品ではデータの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。
導入注意点
読み取りできる書類
OCRソフトは、文書作成ソフトなどで作られる一般的なフォントで書かれた文字の認識精度は高い傾向にあります。しかし、集会場で手書きのメモや独自のフォントを使用した資料が多い場合、認識精度が低くなる可能性があります。事前にトライアルを行い、集会場で使用する書類の認識精度を確認しましょう。
初期設定
汎用的なOCRソフトの場合、書類に応じた読み取る領域の設定や、読み取り領域の項目を事前設定する必要があります。集会場で多様な書類を使用する場合は、事前に読み込ませたい書類をリストアップし、適切な設定を行いましょう。特定の書類に特化したOCR機能を持つ製品もあるため、それらも併せて比較することが重要です。
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OCRソフトの選び方
OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ
OCR機能の利用を検討する際、OCRソフトだけでなく、経費精算システムや請求書受領サービスなど、OCR機能を備えた他のカテゴリの製品も選択肢に含まれます。集会場で使用する書類に特化した製品があれば、初期設定が簡単で、読み取り精度が高いことが多いです。様々な種類の書類をテキストデータ化したい場合は、汎用性の高いOCRソフトが適しています。一方、特定の種類の書類に対する処理を主に行う場合は、対応する特化型の製品を選択すべきです。
2
データ化する書類の種類で選ぶ
OCRソフトは、対応できる書類の広さが製品によって異なります。集会場で使用する定型書類、非定型書類、本人確認書類などに対応している製品を選びましょう。読み取りたい書類に合わせて対応している製品の機能要件を事前に調べることが重要です。
3
OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ
OCRソフトの範囲内で、一部の企業はOCR関連業務の代行サービスを提供しています。集会場で使用する大量の書類をデジタル化する場合、これらのサービスを利用することで、リソースを有効に活用できます。個人情報や重要な情報が含まれる場合は、データの取り扱いに関する規約を確認し、適切な対策を講じましょう。
4
読み取りデータの編集機能で選ぶ
OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。集会場で使用する書類に応じて、以下の編集機能を持つ製品を選びましょう。 **背景補正**: 背景ノイズを除去し、文字のみを抽出できます。 **訂正箇所のよみ飛ばし**: 訂正箇所を無視してデータを抽出できます。 **印影の除去**: 捺印箇所を除去してデータ化できます。 **傾きや歪みの補正**: 画像の歪みや傾きを補正できます。 集会場で効率的に運営を行うためには、適切なOCRソフトを選び、導入することが重要です。各製品の特徴を理解し、集会場のニーズに最適なソフトを選びましょう
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