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Web会議システムとは?

更新:2024年11月19日

Web会議システムは、インターネットを通じて音声や映像を共有しながら会議を行えるツールです。これにより、地理的な制約なくコミュニケーションを取ることが可能となり、リモートワークやテレワークの普及に大きく貢献しています。特に士業やコンサルティング業界では、クライアントとの定期的な打ち合わせや緊急対応が求められるため、Web会議システムの導入は業務効率の向上に大きく寄与します。 類似のカテゴリに、テレビ会議システムがありますが、テレビ会議システムは、Web会議システムの中でもカメラ、マイク、スピーカーなどの専用の機器を必要とするものを指します。テレビ会議システムはデバイスの制約と引き換えに高品質な映像や音声を移すことができるため、フォーマルなクライアント会議や重要なプレゼンテーションに適しています。

pros

導入メリット

場所の制約がなくなる

Web会議システムはネット環境さえあれば、場所を問わずに音声と映像を伴う通話ができるため移動時間や交通費の節約につながります。士業やコンサルティング業界では、クライアントと頻繁に会う必要があるため、このメリットは大きいです。リモートワークの推進や商談、面談数の増加、意思決定のスピードの向上などが期待できます。

映像でコミュニケーションできる

Web会議システムは、メール、電話、チャットと比べて映像でコミュニケーションできるメリットがあります。図や資料を共有しながら話したり、表情、仕草、服装、インテリアなどの非言語的コミュニケーションを行うことができます。士業やコンサルティングでは、クライアントとの信頼関係が重要であり、対面に近いコミュニケーションが可能となることは大きな利点です。

cons

導入注意点

記録を残しにくい

Web会議は、メールやチャットに比べて文字のやりとりが自動で残らないため、言った言わないのトラブルや重要な発言を忘れるなどのリスクがあります。士業やコンサルティングでは、特に重要な法的問題やビジネス戦略の議論が行われるため、レコーディング機能を備えていない場合は、会議内容の記録を残す手段を別に用意しましょう。レコーディング機能を備えている場合でも、重要な会議はレコードした上で、議事録などと合わせて管理する仕組みを事前に整えることが重要です。

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Web会議システムの選び方

Web会議システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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用途特化型のWeb会議システムを選ぶ

Web会議システムは汎用的なWeb会議ツールの他に、特定の用途に特化した以下のタイプがあります。士業やコンサルティング業界では、以下の用途特化型システムが特に有用です。 ・Web面接特化 Web面接ツールなどともいわれ、Webでの採用面接に特化したタイプです。面接の日程調整、事前質問の設定、面接評価、候補者のデータ取り込みなど、採用のための機能を備えています。新しい人材のスムーズな採用に寄与します。 ・セミナー、動画配信特化 ウェビナーツール、動画配信ツールなどともいわれ、セミナー、動画配信に特化したタイプです。士業やコンサルティング業界では、クライアント向けのセミナーやトレーニングセッションを開催する際に非常に便利です。 ・取引先との商談特化 オンライン商談ツールともいわれ、商談に特化したWeb会議システムです。商談相手の招待、日程調整、トークスクリプトの表示、商談の履歴管理などの機能を備えています。クライアントとの商談を効率的に進めることができます。 ・株主総会特化 バーチャル株主総会支援サービスなどといわれ、株主総会に特化したツールです。ツールのワークフローに従って進めると、株主総会の準備、開催、開催後の記録などの株主総会の運営を円滑に行うことができます。

2

認知度で選ぶ

Web会議システムの場合、取引先が扱いやすいことが重要なため、認知度は選定基準の1つです。認知度が高い製品は、多くの人の使用経験があり、使用頻度が高いため、設定などに躓くことなくコミュニケーションすることができます。士業やコンサルティング業界では、クライアントがシステムに慣れていることが重要です。 会議の参加人数上限で選ぶ Web会議システムは、製品によって参加できる人数の上限が異なります。参加可能な人数の上限は以下の通りです。自社に必要な参加人数を事前に想定しておきましょう。 ・10人以下 ・100人以下 ・1000人未満 ・1000人以上

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便利なWeb会議の機能で選ぶ

Web会議システムを選ぶ上で、便利で需要の高い機能は以下です。士業やコンサルティング業界では、これらの機能が業務効率をさらに向上させます。 ・自動文字起こし ・自動翻訳 ・バーチャル背景 ・ファイルの共同編集 ・会議外でのチャット ・会議室へのパスコード設定 士業やコンサルティング業界に特化した視点でWeb会議システムを選定することで、より効果的にクライアントとのコミュニケーションを行うことができます

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