運用サポートを受けられるWeb会議システム（シェア上位）
Web会議システムとは？
更新：2024年08月06日
Web会議システムは、インターネットを通じて音声や映像を共有しながら会議を行えるツールです。これにより、地理的な制約なくコミュニケーションを取ることが可能となり、リモートワークやテレワークの普及に大きく貢献しています。しかし、導入や運用には専門的なサポートが必要な場合も多くあります。特に、初めてWeb会議システムを導入する企業や、複雑な運用体制を持つ企業にとって、導入サポートと運用サポートは重要な要素です。 類似のカテゴリに、テレビ会議システムがありますが、テレビ会議システムは、Web会議システムの中でもカメラ、マイク、スピーカーなどの専用の機器を必要とするものを指します。テレビ会議システムはデバイスの制約と引き換えに高品質な映像や音声を移すことができるため、大規模な会議やフォーマルな会議などに適しています。このようなシステムの導入や運用にも、専門的なサポートが不可欠です。
導入メリット
場所の制約がなくなる
Web会議システムはネット環境さえあれば、場所を問わずに音声と映像を伴う通話ができるため移動時間や交通費の節約につながります。リモートワークの推進や商談、面談数の増加、意思決定のスピードの向上などが期待できます。しかし、これらのメリットを最大限に活かすためには、適切な導入サポートが必要です。専門のサポートを受けることで、スムーズな導入と運用が可能となります。
映像でコミュニケーションできる
Web会議システムは、メール、電話、チャットと比べて映像でコミュニケーションできるメリットがあります。図や資料を共有しながら話したり、表情、仕草、服装、インテリアなどの非言語的コミュニケーションを行うことができます。これも導入サポートと運用サポートを受けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
導入注意点
記録を残しにくい
Web会議は、メールやチャットに比べて文字のやりとりが自動で残らないため、言った言わないのトラブルや重要な発言を忘れるなどのリスクがあります。レコーディング機能を備えていない場合は、会議内容の記録を残す手段を別に用意しましょう。レコーディング機能を備えている場合でも、重要な会議はレコードした上で、議事録などと合わせて管理する仕組みを事前に整えることが重要です。これに関しても、運用サポートがあると非常に便利です。専門のサポートを受けることで、記録管理の方法やツールの活用についてのアドバイスを受けられます。
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Web会議システムの選び方
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用途特化型のWeb会議システムを選ぶ
Web会議システムは汎用的なWeb会議ツールの他に、特定の用途に特化した以下のタイプがあります。各タイプごとに選ぶべきポイントは異なるため、更に詳細なポイントはWeb会議システム診断で要件をチェックしましょう。特に特化型のシステムでは、導入サポートと運用サポートが非常に重要です。 ・Web面接特化 Web面接ツールなどともいわれ、Webでの採用面接に特化したタイプです。面接の日程調整、事前質問の設定、面接評価、候補者のデータ取り込みなど、採用のための機能を備えています。汎用的なWeb会議システムと併用して利用する選択肢もあります。導入サポートを受けることで、スムーズにシステムを立ち上げることができ、運用サポートにより面接プロセスの効率化が図れます。 ・セミナー、動画配信特化 ウェビナーツール、動画配信ツールなどともいわれ、セミナー、動画配信に特化したタイプです。ウェビナー管理ツールも目的ごとで選び型が異なり、セールス向け、広報向け、社内向けなどの用途の製品があります。これらのシステムも、導入サポートと運用サポートを受けることで、効果的な活用が可能となります。 ・取引先との商談特化 オンライン商談ツールともいわれ、商談に特化したWeb会議システムです。商談相手の招待、日程調整、トークスクリプトの表示、商談の履歴管理などの機能を備えています。導入サポートにより、システムの初期設定やトレーニングを受けることで、スムーズな商談が可能となり、運用サポートにより長期的な効果が期待できます。 ・株主総会特化 バーチャル株主総会支援サービスなどといわれ、株主総会に特化したツールです。ツールのワークフローに従って進めると、株主総会の準備、開催、開催後の記録などの株主総会の運営を円滑に行うことができます。導入サポートを受けることで、初めての株主総会も安心して運営でき、運用サポートにより継続的な改善が可能です。
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認知度で選ぶ
Web会議システムの場合、取引先が扱いやすいことが重要なため、認知度は選定基準の1つです。認知度が高い製品は、多くの人の使用経験があり、使用頻度が高いため、設定などに躓くことなくコミュニケーションすることができます。また、認知度が高い製品は、一般的にサポート体制も充実していることが多いです。 会議の参加人数上限で選ぶ Web会議システムは、製品によって参加できる人数の上限が異なります。参加可能な人数の上限は以下の通りです。自社に必要な参加人数を事前に想定しておきましょう。この際、導入サポートを受けることで、最適なシステムを選定しやすくなります。 ・10人以下 ・100人以下 ・1000人未満 ・1000人以上
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便利なWeb会議の機能で選ぶ
Web会議システムを選ぶ上で、便利で需要の高い機能は以下です。これらの機能を最大限に活かすためにも、運用サポートと導入サポートは重要です。 ・自動文字起こし ・自動翻訳 ・バーチャル背景 ・ファイルの共同編集 ・会議外でのチャット ・会議室へのパスコード設定 運用サポートと導入サポートを受けることで、これらの機能を効果的に活用し、業務効率を大幅に向上させることができます
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