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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。特に速記・筆耕・複写業などの業務では、迅速で正確な文書作成や編集が求められるため、PDF編集ソフトの導入は非常に有効です。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。速記・筆耕・複写業では、多くの文書を短期間で処理する必要があるため、これらの機能が大いに役立ちます。また、通常のPDF閲覧ソフトでは編集ができないため、ファイルのコピー作成や別形式での資料作成などの手間が発生しますが、これらを軽減できます。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。速記や筆耕の業務では、機密性の高い情報を扱うことが多いため、これらの機能は非常に重要です。また、PDF編集ソフトの中には、電子署名の追加、タイムスタンプなどの証跡の付与が可能な製品もあり、データが改ざんされた場合に検出することができるため、データの完全性が保証できます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。速記・筆耕・複写業では、顧客に提出する書類が多いため、互換性の対応状況や、頻繁にPDFをやりとりする相手のソフトやバージョンは確認しましょう。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。速記筆耕複写業で使用する機器やソフトウェアの環境に合致するPDF編集ソフトを選ぶことが重要です。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。速記・筆耕・複写業では、以下の編集機能が特に重要です。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。速記・筆耕・複写業では、クライアントが指定する形式に合わせて迅速にファイルを作成することが求められます。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。速記・筆耕・複写業では、文書の構成変更や部分的な修正が頻繁に発生するため、これらの機能が便利です。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。速記・筆耕・複写業では、文書の校正や注釈の追加が日常的に行われるため、これらの機能が非常に役立ちます。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。速記・筆耕・複写業では、文書の正確な作成日時を証明することが求められる場合があるため、タイムスタンプ機能が役立ちます。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要で、第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。速記・筆耕・複写業で扱う重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう

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