【2024年】無料プランの文書管理システムのおすすめ10製品（全95製品）を徹底比較！

SaaSアナリスト。FitGapではSEO、製品の強み注意点などのレポートを担当。

丹沢充裕


DocuWorksには、書類のバージョン管理などの最低限の機能はあるもの、タイムスタンプの付与、ワークフロー機能、文書の期限管理などのライフサイクル管理に関する機能は備えていません。どちらかというと、文書の編集に強みがある製品です。高度な書類管理を場合には、ライフサイクル管理ができる他社製品も併せて検討しましょう。

書類のライフサイクル管理はできない

DocuWorksは、xdwという独自の拡張子を採用しているため、Docuworksのアカウントを持っていない相手に対して文書を共有する場合は、拡張子をPDFなどに変換する必要があります。変換する手間や変換の際の書式が崩れたりするため、社外とのやりとりを頻繁に行う文書を管理する場合、注意が必要です。

独自の拡張子

WordやPower Pointなど、一部の拡張子はそのままで保存できません。Docuworksに保管する際は自動的にDocuWorks文書に変換されます。GoogleDriveなどのそのままのファイル形式で保存できるサービスと比較すると自由度は低いです。

一部ファイル形式が使えない

DocuWorksは、富士フィルムビジネスイノベーション株式会社（旧、富士ゼロックス株式会社）が提供する文書管理システムです。DocuWorksは、PC上で文書を紙の文書を机の上で扱う体験を目指した製品で、文書の保管に加えて、閲覧と編集ツールを備えていることが特徴的です。ツール内でファイル編集し、編集した書類をバージョン管理することができます。

大規模 48%

中規模 29%

小規模 23%

Adobe Acrobat

クラウドサイン

kintone

Salesforce

商蔵奉行クラウド

X-point Cloud

Acrobat Sign

蔵奉行クラウド

DocuShare

Working Folder

月額費用

富士フィルムビジネスイノベーション社は、1962年に設立され、DocuWorks以外にも企業向けのプリンター、複合機を提供しており、60年以上の事業実績を持つ企業です。Docuworksも、1996年にリリースされて依頼、累計800万ライセンス以上の導入実績を誇っています。

安定した実績の企業が運営

DocuWorksは、富士フィルムビジネスイノベーション社が提供する複合機と連携することで、文書のデータ化から保管までを一気通貫で行うことができます。複合機でスキャンした文書は、自動画像判定により文書の種類や日付ごとに自動振り分けされてDocuWorksにされます。初期設定さえすれば、馴染みのある複合機のまま、文書の整理業務を標準化することができます。富士フィルムビジネスイノベーション社の複合機を利用していて、利用頻度が高い企業にはおすすめの製品です。

自社の複合機と連携

DocuWorks

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

社外の取引先とのデータの受け渡し、営業に必要な機能を持つ製品のため、社外への提案の少ない部署での利用には向かない可能性があります。版管理や、データの変更経緯の保存などの機能は持っていません。

開発や技術職の利用

データのバックアップや、誤って削除していないデータの復元には対応していないため注意が必要です。バックアップが必要な場合、定期的に自社で行う必要があります。また、誤って削除したデータの復元には対応していないため、高頻度で編集を行うデータは別で版管理を行うことをおすすめします。

データのバックアップ

標準機能は充実していますが、企業ごとの特別なニーズに対してはカスタマイズが難しい場合があります。特に、独自の業務プロセスに完全に適合させるための機能追加には限界があります 。

カスタマイズの制限

株式会社アイネットが提供する文書管理システムです。このソフトは企業の文書管理を効率化し、セキュリティの強化を実現します。機能としては、文書の保存、共有、管理を一元化できることに加え、アクセス制御やバージョン管理が可能です。これにより、企業は情報の整理と保護を強化し、ビジネスのスピードと精度を向上させることができます。株式会社アイネットは、Cloudstorのほかにもクラウドサービスやデータセンターなど、企業のデジタル化を支援する多岐にわたるサービスを提供しています​​​​。

大規模 43%

中規模 34%

文書データに加え、スケジュールや取引先の連絡先などのデータをリアルタイムで共有可能な、営業向けの文書管理システムです。取引先との予定、必要な資料を一括管理できるため、効率的な営業が可能です。また、アカウントを持たないユーザーにファイルを共有する機能を持っており、効率的な営業活動ができます。

営業利用向け

オフラインでも事前にダウンロードしたデータを閲覧することが可能です。事前にダウンロードした文書は閲覧の有効期限が設定され、オフラインで閲覧できます。時間経過後はデータは自動削除されるため、オフライン化されたデータが外部へ無制限に拡散されることはありません。

オフライン利用

iPhoneやiPad、Android、PCなど、様々なデバイスからのアクセスをサポートしています。このため、外出先でもオフィス内と同様にデータへのアクセスや共有が可能です。

マルチデバイス対応

Cloudstor

スケジュール機能や、ドキュメント管理機能などの各機能について自社向けに追加で機能開発することはできません。各機能はパーツとしてパッケージ化されているため、プラグインなどの開発は不可能です。自社要件に沿って各機能を最適化させたいと考えている企業には向いていないサービスです。

カスタマイズ性が低い

APIが提供されていないため、他社製品とのリアルタイムでのデータ連携には向きません。Googleカレンダーとの同期やZoomとの連携には対応していないため、不便に感じる可能性があります。グループウェア内の機能で業務がある程度完結する企業向けのサービスといえます。

他製品連携

ワークフローやスケジュール管理など、複数の機能を備えたシステムですが、個別の機能は特化した製品と比較すると劣っている部分があります。より高度な機能を求める企業やチームには向かないサービスです。

各機能の機能性は低め

株式会社Knowlboが提供するグループウェアです。このクラウド型ソフトは、必要な機能のみを選んで利用できる柔軟性を持ち、オフィスにおける情報共有をシンプルな操作と部署ベースのアクセス権限でサポートします。株式会社Knowlboは、「グループウェア OfficeView」のほかに、「ワークフローEX」や「受付システム VisitView」など、組織活動の効率化とセキュリティ向上を支援するソフトウェアを提供しています​​​​。

大規模 50%

中規模 30%

小規模 20%

12種類ある機能の内、自社で必要な機能のみを選択して利用できるコスト面、使いやすさの面で優れたサービスです。自社で必要な機能のみを購入することで、パッケージ製品と比較してコストを抑えることが可能です。また、不要な機能の選択画面が出ないため、利用者視点でも使いやすいシステムです。

必要な機能を選択して利用可能

部署や役職単位でアクセス権限を付与することができるため、規模の大きい企業のグループウェアとして利用可能です。部署や役職に応じてアクセス権限を付与できるため、取引先企業の顧客情報が含まれた文章などを安全に管理することができます。

細かな権限管理

操作言語やマスターデータの登録言語が多言語対応している多国籍の方がいる企業でも使いやすいサービスです。

多言語対応

OfficeView

文書管理だけでなく、ワークフローやコミュニケーション過程を記録するサービスのため、既存の業務システムからの変更が必要になる可能性が高いです。特に、コミュニケーションの過程を記録する仕組みを作る必要があります。文書管理だけを行うシステムではなく、業務フロー全体の更新が必要となる可能性が高いサービスです。

業務システムの大幅な変更が必要

オンプレミスシステムで、クラウド利用はできないため、遠隔地から文書をダウンロードする際はVPN接続を利用する必要があります。モバイル版のアプリ等も提供されていないため、クラウド対応しているシステムと比較すると、出張先などの遠隔地からアクセスしにくいサービスです。

クラウド利用はできない

導入には初期費用がかかるため、予算計画が重要です。また、カスタマイズやユーザー教育に時間がかかる場合があり、導入期間が長くなることがあります。さらに、システムの維持・運用には継続的なコストが発生する点にも注意が必要です。

導入コストと時間が多くかかる

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。ArcSuiteは、文書の管理・共有・保管を効率化するクラウドベースのソフトです。このシステムを使用することで、企業は文書の検索性を高め、セキュリティを確保しながら、文書管理のデジタルトランスフォーメーションを実現できます。富士フイルムビジネスイノベーションは、ArcSuiteの他にも、デジタルトランスフォーメーションをサポートする多様なビジネスソリューションを提供しています。

大規模 44%

中規模 32%

小規模 24%

文書管理だけでなく、作業の経緯やコミュニケーションの過程をまとめて管理可能です。文書管理機能に加え、ワークフロー、コラボレーション機能を持つため、タスクの内容と承認過程、文書をひとまとめにすることができます。これによって後から文書を閲覧した際に、作業の経緯などを正確に把握することが可能になります。

業務情報を包括的に管理

業務フローと成果物をまとめて管理することで業務プロセスの見える化を実現します。各人のタスクの進捗や個々の作業の経緯を上長がまとめて管理できるため、チーム間での問題の共有やマネジメントが行いやすくなります。

業務プロセスの見える化

同社製の複合機やWorking Folderと連携することによって、機能を拡張することが可能です。紙文書の本製品への取り込みの効率化や、他社へ文書共有が可能となります。

自社製品との連携

ArcSuite

海外のサービスで導入サポートを提供していないため、導入にはSIerらの支援が必要です。加えて、国内での導入事例が少ないため、導入後の教育や定着に関するナレッジを持つ方が見つかりにくい可能性があります。

導入サポート

初期設定およびカスタマイズにはデータベースなどの専門的な知識が必要となります。日本のWebに知見が無い分他の一般的な文書管理ツールよりも導入は難しいサービスです。

初期設定とカスタマイズの難易度

ユーザー数や同時接続アカウント数などで多少の変化は発生しますが比較的コストの高いサービスです。利用ユーザー数50名で年間100万円程度かかるサービスのため、導入前に入念にシミュレーションを行う必要があります。

利用コストが高い

シンコム･システムズ･ジャパン株式会社が提供する文書管理システムです。長年にわたる文書・コンテンツ管理の分野での豊富な経験を活かし、オープンソースプラットフォーム上でビジネスニーズに応える先進的な機能を提供します。このシステムにより、ドキュメント管理プロセスの効率化と最適化が実現され、企業の業務運営がスムーズになります。シンコム･システムズ･ジャパン株式会社は、Cincom ECM以外にもCincom CPQ、Cincom SmalltalkなどのITソリューションを提供しています​​​​。

中規模 45%

大規模 32%

ドキュメントのライフサイクル管理など、コンテンツ管理機能が豊富なサービスです。ドキュメントのの版管理や、タグ付け機能などによって膨大なコンテンツを細かく分類して管理可能です。また、APIを公開しているため、外部からの連携にも対応しています。

コンテンツ管理機能が豊富

セキュリティが強固で国際組織などへの導入実績のある安全性の高いサービスです。アクセス権限の管理機能や操作ログの取得などを持ち、文章の安全な管理が可能です。また、2016年にはインターポール（国際刑事警察機構）への導入実績があります。

安全性の高いシステム

Oracle、MySQL、Postgresなどの複数のデータベースと連携し、企業が既存のインフラを活用しながら導入できる柔軟性を提供します。この多様なデータベースサポートにより、システムの統合がスムーズに行え、運用効率を高めることができます。

様々なデータベースに対応

Cincom ECM

SaaSアナリストリーダ。FitGapではバックオフィスをメインに40カテゴリの診断を担当。

岡田華弥

日本企業向けに設計されているため、海外拠点での利用には馴染まない面があります。システム連携できる海外製品のバリエーションも、海外製のグループウェアに比べると劣ります。

海外

「Microsoft 365」、「Google Workspace」が備えている、表計算ソフト、プレゼンテーションソフトなどのオフィススイート機能を備えていません。

オフィススイート

多くの機能を備える反面、中には使わない機能や要求水準に満たない機能があります。

マイナー機能

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。この製品はクラウドおよびオンプレミスで提供され、スケジュール調整、プロジェクト管理機能などを備え、企業の内部コミュニケーションを円滑にする機能をサポートしています。AppSuiteを利用することでノーコードで業務アプリを開発し、desknet's NEOへ導入することも可能です。2023年8月時点の累計販売実績は500万人を超えており、国内の多くの方に利用されている製品です。株式会社ネオジャパンは東京証券取引所プライム市場に上場している企業で、desknet's NEOの他にも、ビジネスチャットの「ChatLuck」、カスタマーサポートツールの「desknet's CAMS」、など、様々なビジネス用途に対応する製品を提供しています。

大規模 47%

中規模 41%

小規模 12%

AgileWorks

MAJOR FLOW Z KEIHI

ChatLuck

MAJOR FLOW Z FORM

MAJOR FLOW Z TIME

ホットプロファイル

CLOUZA

Dugong

Gluegent Flow 情シスクラウド

CYBERMAILΣ

desknet's SSS

運営会社は東証プライム市場に上場しています。サイボウズ社製品に機能を同質化し、販売上有利な価格設定にしています。また、近年では新型コロナウイルスの流行に伴い、出社率を観測する「プレゼンス」、文書をリアルタイムに共同編集する「Smart viewer」などの機能を追加しており、積極的にアップデートする姿勢を見せています。

実行力

従業員数人の中小企業から大企業までの企業規模に対応しており、その幅の広さは国産グループウェアでトップクラスです。官公庁にも導入実績があり、高いセキュリティ水準を誇ります。企業規模の拡大が見込まれる会社でも、乗り換えせずに使い続けることができます。

全企業規模対応

標準で用意されている機能で事足りない場合、簡単なものなら「アプリ作成」機能により、データベースを作成して機能を補うことができます。データベースは表計算ソフトと比較して、大量データ処理機能に優れています。

データベース作成

desknet's NEO

株式会社NTTデータNJKが提供する文書管理システムです。このソフトは、文書のスキャン、OCR処理を通じて、データの自動分類や全文検索が可能であり、業務の効率化を図ることができます。特に、教育や法律事務所などの分野で文書の電子化や管理が求められる場面での活用が推奨されています。同社は、名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO」や文書OCRソフト「WinReader PRO」など、複数の業務用ソフトを提供しています。

中規模 27%

小規模 25%

文書管理ソリューション/NTTデータNJK

日本情報システム株式会社が提供するグループウェアです。このASPサービスは、サーバの管理を顧客自身が行う必要がなく、煩わしさを軽減します。また、各社員に合わせたカスタマイズが可能で、ビジネスプロセスをスムーズにします。主要機能としては、スケジューリング、伝言ツール、Webメール、施設予約、文書管理、掲示板、在席管理があります。この製品は、事務作業の効率化を図り、コミュニケーションの活性化をサポートします。同社は「e-Storage」や「Yubi Plus」など、他の製品も提供しています。

小規模 36%

大規模 35%

Office Conductor

中小企業向けに設計されており、管理者に人数制限があるため大規模組織での利用には限界があります。システム全体の設定やユーザー追加を含む日常的な管理業務を行える管理者が1名しか設定できません。この制限により、複数管理者による分散的な管理体制や複数部門での独立した管理ができないため、大企業には向かないと言えます。

大企業に不向き

ユーザー数減少に伴うプランのダウングレードに対応していません。特に繁忙期と閑散期で従業員数に差がある業種や、プロジェクトベースで人員が変動する組織にとって課題となります。そのため、プランの選定やアップグレードを行う際は、将来的にユーザー数が大きく減少しないかを慎重に検討する必要があります。

プランのダウングレード不可

外部システムとの連携において制約があります。現在、GoogleカレンダーとSlack以外の外部システムとの連携機能が提供されておらず、APIも公開されていないため、ユーザーが独自に他のシステムとの連携を構築できません。例えば、取引先とのやり取りや採用活動のために別のWeb会議システムを導入した場合、TeamOnのスケジュール機能と連動できません。このように、TeamOnが提供する機能で業務をある程度完結できる企業に適しています。導入を検討する際は、現在使用中の他のシステムとの連携の必要性を考慮することが重要です。

外部システム連携に制限

株式会社フレクションコンサルティングが提供するグループウェアです。タスク管理、スケジュール管理、グループチャット、ナレッジ共有、ビデオ会議などの機能を一つのツールで実現し、複数ツールの使い分けの手間を省きます。また、管理者に人数制限があるため大規模組織での利用には限界があります。低コストで導入が簡単なため、特に中小企業向きのグループウェアです。

小規模 28%

中規模 28%

中小企業の業務に必要十分な機能を統合したグループウェアです。スケジュール管理機能、タスク管理機能、グループチャット機能、ナレッジ共有機能、ビデオ会議機能などを備えています。複数の機能を統合していることによって、企業は複数のツールを契約したり使い分ける必要がありません。

中小企業向け

競合のグループウェアと比較しても低コストで利用できます。1〜3ユーザー、4〜5ユーザー、6〜10ユーザーのように、ユーザー数に応じた段階的なプラン体系です。ただでさえ月額のコストが低い上に、年間契約を選択した場合は2ヶ月分の料金が割引され、実質10ヶ月分のコストで12ヶ月利用できます。

低コストで利用可能

導入の簡易さが大きな特徴です。メールアドレスとパスワードの入力だけで即座に無料トライアルを開始できます。画面遷移も少なく、目的の機能に2クリック以内でアクセスできる直感的な設計になっています。詳細設定も最小限に抑えられているため、ITに詳しくないユーザーでも容易に使いこなせます。長期契約を結ぶ前に、まずは無料トライアルを利用して、自社のニーズに合っているかを確認してから契約することをお勧めします。

導入が簡易

TeamOn

VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。電子申請と承認のプロセスを効率化するために設計され、豊富なテンプレートと直感的な操作性で、非技術者も容易に利用できます。マルチデバイス対応、外部アプリとのAPI連携、多言語対応などの機能を備えており、20ユーザーまでは無料で利用可能です。特に、承認フローのカスタマイズや、電子印鑑、各種通知機能が充実しています。

LINE WORKS

Microsoft Teams

Slack

ドキュサイン

Microsoft OneDrive

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