【2024年】従量課金制の文書管理システムのおすすめ10製品（全95製品）を徹底比較！

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

社外の取引先とのデータの受け渡し、営業に必要な機能を持つ製品のため、社外への提案の少ない部署での利用には向かない可能性があります。版管理や、データの変更経緯の保存などの機能は持っていません。

開発や技術職の利用

データのバックアップや、誤って削除していないデータの復元には対応していないため注意が必要です。バックアップが必要な場合、定期的に自社で行う必要があります。また、誤って削除したデータの復元には対応していないため、高頻度で編集を行うデータは別で版管理を行うことをおすすめします。

データのバックアップ

標準機能は充実していますが、企業ごとの特別なニーズに対してはカスタマイズが難しい場合があります。特に、独自の業務プロセスに完全に適合させるための機能追加には限界があります 。

カスタマイズの制限

株式会社アイネットが提供する文書管理システムです。このソフトは企業の文書管理を効率化し、セキュリティの強化を実現します。機能としては、文書の保存、共有、管理を一元化できることに加え、アクセス制御やバージョン管理が可能です。これにより、企業は情報の整理と保護を強化し、ビジネスのスピードと精度を向上させることができます。株式会社アイネットは、Cloudstorのほかにもクラウドサービスやデータセンターなど、企業のデジタル化を支援する多岐にわたるサービスを提供しています​​​​。

大規模 43%

中規模 34%

小規模 23%

文書データに加え、スケジュールや取引先の連絡先などのデータをリアルタイムで共有可能な、営業向けの文書管理システムです。取引先との予定、必要な資料を一括管理できるため、効率的な営業が可能です。また、アカウントを持たないユーザーにファイルを共有する機能を持っており、効率的な営業活動ができます。

営業利用向け

オフラインでも事前にダウンロードしたデータを閲覧することが可能です。事前にダウンロードした文書は閲覧の有効期限が設定され、オフラインで閲覧できます。時間経過後はデータは自動削除されるため、オフライン化されたデータが外部へ無制限に拡散されることはありません。

オフライン利用

iPhoneやiPad、Android、PCなど、様々なデバイスからのアクセスをサポートしています。このため、外出先でもオフィス内と同様にデータへのアクセスや共有が可能です。

マルチデバイス対応

Cloudstor

スケジュール機能や、ドキュメント管理機能などの各機能について自社向けに追加で機能開発することはできません。各機能はパーツとしてパッケージ化されているため、プラグインなどの開発は不可能です。自社要件に沿って各機能を最適化させたいと考えている企業には向いていないサービスです。

カスタマイズ性が低い

APIが提供されていないため、他社製品とのリアルタイムでのデータ連携には向きません。Googleカレンダーとの同期やZoomとの連携には対応していないため、不便に感じる可能性があります。グループウェア内の機能で業務がある程度完結する企業向けのサービスといえます。

他製品連携

ワークフローやスケジュール管理など、複数の機能を備えたシステムですが、個別の機能は特化した製品と比較すると劣っている部分があります。より高度な機能を求める企業やチームには向かないサービスです。

各機能の機能性は低め

株式会社Knowlboが提供するグループウェアです。このクラウド型ソフトは、必要な機能のみを選んで利用できる柔軟性を持ち、オフィスにおける情報共有をシンプルな操作と部署ベースのアクセス権限でサポートします。株式会社Knowlboは、「グループウェア OfficeView」のほかに、「ワークフローEX」や「受付システム VisitView」など、組織活動の効率化とセキュリティ向上を支援するソフトウェアを提供しています​​​​。

大規模 50%

中規模 30%

小規模 20%

12種類ある機能の内、自社で必要な機能のみを選択して利用できるコスト面、使いやすさの面で優れたサービスです。自社で必要な機能のみを購入することで、パッケージ製品と比較してコストを抑えることが可能です。また、不要な機能の選択画面が出ないため、利用者視点でも使いやすいシステムです。

必要な機能を選択して利用可能

部署や役職単位でアクセス権限を付与することができるため、規模の大きい企業のグループウェアとして利用可能です。部署や役職に応じてアクセス権限を付与できるため、取引先企業の顧客情報が含まれた文章などを安全に管理することができます。

細かな権限管理

操作言語やマスターデータの登録言語が多言語対応している多国籍の方がいる企業でも使いやすいサービスです。

多言語対応

OfficeView

文書管理だけでなく、ワークフローやコミュニケーション過程を記録するサービスのため、既存の業務システムからの変更が必要になる可能性が高いです。特に、コミュニケーションの過程を記録する仕組みを作る必要があります。文書管理だけを行うシステムではなく、業務フロー全体の更新が必要となる可能性が高いサービスです。

業務システムの大幅な変更が必要

オンプレミスシステムで、クラウド利用はできないため、遠隔地から文書をダウンロードする際はVPN接続を利用する必要があります。モバイル版のアプリ等も提供されていないため、クラウド対応しているシステムと比較すると、出張先などの遠隔地からアクセスしにくいサービスです。

クラウド利用はできない

導入には初期費用がかかるため、予算計画が重要です。また、カスタマイズやユーザー教育に時間がかかる場合があり、導入期間が長くなることがあります。さらに、システムの維持・運用には継続的なコストが発生する点にも注意が必要です。

導入コストと時間が多くかかる

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。ArcSuiteは、文書の管理・共有・保管を効率化するクラウドベースのソフトです。このシステムを使用することで、企業は文書の検索性を高め、セキュリティを確保しながら、文書管理のデジタルトランスフォーメーションを実現できます。富士フイルムビジネスイノベーションは、ArcSuiteの他にも、デジタルトランスフォーメーションをサポートする多様なビジネスソリューションを提供しています。

大規模 44%

中規模 32%

小規模 24%

月額費用

文書管理だけでなく、作業の経緯やコミュニケーションの過程をまとめて管理可能です。文書管理機能に加え、ワークフロー、コラボレーション機能を持つため、タスクの内容と承認過程、文書をひとまとめにすることができます。これによって後から文書を閲覧した際に、作業の経緯などを正確に把握することが可能になります。

業務情報を包括的に管理

業務フローと成果物をまとめて管理することで業務プロセスの見える化を実現します。各人のタスクの進捗や個々の作業の経緯を上長がまとめて管理できるため、チーム間での問題の共有やマネジメントが行いやすくなります。

業務プロセスの見える化

同社製の複合機やWorking Folderと連携することによって、機能を拡張することが可能です。紙文書の本製品への取り込みの効率化や、他社へ文書共有が可能となります。

自社製品との連携

ArcSuite

海外のサービスで導入サポートを提供していないため、導入にはSIerらの支援が必要です。加えて、国内での導入事例が少ないため、導入後の教育や定着に関するナレッジを持つ方が見つかりにくい可能性があります。

導入サポート

初期設定およびカスタマイズにはデータベースなどの専門的な知識が必要となります。日本のWebに知見が無い分他の一般的な文書管理ツールよりも導入は難しいサービスです。

初期設定とカスタマイズの難易度

ユーザー数や同時接続アカウント数などで多少の変化は発生しますが比較的コストの高いサービスです。利用ユーザー数50名で年間100万円程度かかるサービスのため、導入前に入念にシミュレーションを行う必要があります。

利用コストが高い

シンコム･システムズ･ジャパン株式会社が提供する文書管理システムです。長年にわたる文書・コンテンツ管理の分野での豊富な経験を活かし、オープンソースプラットフォーム上でビジネスニーズに応える先進的な機能を提供します。このシステムにより、ドキュメント管理プロセスの効率化と最適化が実現され、企業の業務運営がスムーズになります。シンコム･システムズ･ジャパン株式会社は、Cincom ECM以外にもCincom CPQ、Cincom SmalltalkなどのITソリューションを提供しています​​​​。

中規模 45%

大規模 32%

ドキュメントのライフサイクル管理など、コンテンツ管理機能が豊富なサービスです。ドキュメントのの版管理や、タグ付け機能などによって膨大なコンテンツを細かく分類して管理可能です。また、APIを公開しているため、外部からの連携にも対応しています。

コンテンツ管理機能が豊富

セキュリティが強固で国際組織などへの導入実績のある安全性の高いサービスです。アクセス権限の管理機能や操作ログの取得などを持ち、文章の安全な管理が可能です。また、2016年にはインターポール（国際刑事警察機構）への導入実績があります。

安全性の高いシステム

Oracle、MySQL、Postgresなどの複数のデータベースと連携し、企業が既存のインフラを活用しながら導入できる柔軟性を提供します。この多様なデータベースサポートにより、システムの統合がスムーズに行え、運用効率を高めることができます。

様々なデータベースに対応

Cincom ECM

株式会社メディシステムソリューションが提供するグループウェアです。CoMedixは、医療機関専用に特化したシステムで、インシデント管理や病床管理の連携を含めた多機能を実現しています。主要機能には文書管理、施設予約、委員会・ワーキンググループの進捗管理があります。これにより、医療現場のコミュニケーションやタスク管理を効率化し、より質の高い医療サービスの提供を支援します。同社はまた、みんなの就業ⅱやBaritessなど他の医療関連製品も提供しています。

大規模 40%

中規模 37%

CoMedix

日本オラクル株式会社が提供する文書管理システムです。Oracle WebCenter Contentは文書の一元管理、保管、配信を支援し、企業のコンプライアンスと効率化を図ります。特に、文書の検索性向上、バージョン管理、アクセス権管理が可能です。日本オラクル株式会社は他にも、Oracle NetSuiteやOracle E-Business Suiteなど多様なビジネスソフトを提供しています。

大規模 56%

中規模 24%

Oracle WebCenter Content

標準機能で契約管理機能を持たないため、カスタマイズによっては大企業のコア業務を自動化するには不十分な可能性があります。オーダーメイドカスタマイズを行う際にシステム構築を行い、他の業務システムと連携させる必要があります。

契約管理機能を標準で持たない

システムの導入初期には、既存システムとの連携やカスタマイズが必要です。特に、複数の取引先や多様な契約形態を扱う企業では、初期設定やカスタマイズに多くの時間とコストがかかることがあります。このプロセスには専門的な知識が必要で、外部コンサルタントの支援が求められることもあります。

初期設定とカスタマイズのコスト

日鉄ソリューションズ株式会社が提供する電子契約システムです。CONTRACTHUB@absonneは2013年からサービスを提供し、多様な業界の企業に導入されています。このソフトは特にペーパーレス化を推進し、契約業務の効率化を図ることが可能です。また、電子署名や基幹システムとの連携機能も備え、法規制にも完全対応しています。同社は、他にも「FINCHUB@absonne」や「KENCHUB@absonne」などの製品を提供しています。

大規模 60%

中規模 27%

小規模 13%

オーダーメイド型の電子契約システムのため、自社の業務や利用しているサービスに沿ったシステムを構成することができます。現在利用しているワークフローシステムや購買システムと連携することができます。また、権限管理や画面構成などもカスタマイズすることができます。自社の商習慣に合わせた自由度の高いサービスを探している企業向けのサービスです。

カスタマイズ性が高い

契約の種類ごとに異なる法令に対するアドバイスを専門チームから受けることができます。現在電子契約してもいい契約書と、対面で契約する必要のある契約書が混在しています。契約書の法解釈に困った場合、Team e-Conという専門チームからアドバイスを受けることができます。

法解釈サポート

汎用的な電子契約システムの他に不動産業界向け、金融業界向け、B to Bビジネス向けの業界特化型サービスを提供しています。独自の商習慣や法律に合った電子契約を行うことが可能です。

業界向けのプランを提供

CONTRACTHUB@absonne

日本電気株式会社が提供するグループウェアです。StarOfficeは、チーム間のコミュニケーションと協力を向上させるための多機能ソフトであり、スケジュール管理、電子メール、文書共有の機能を有しています。特に、共有カレンダーやプロジェクトの進行状況を可視化する機能が強化されています。日本電気株式会社は、他にもEXPLANNERシリーズやConforMeetingシリーズなど、多岐にわたるビジネスソリューションを提供しています。

小規模 10%

Mission Critical Mail Filter

UNIVERGE どこでもアクセスサービス

StarOffice

VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。電子申請と承認のプロセスを効率化するために設計され、豊富なテンプレートと直感的な操作性で、非技術者も容易に利用できます。マルチデバイス対応、外部アプリとのAPI連携、多言語対応などの機能を備えており、20ユーザーまでは無料で利用可能です。特に、承認フローのカスタマイズや、電子印鑑、各種通知機能が充実しています。

LINE WORKS

Microsoft Teams

Slack

ドキュサイン

Microsoft OneDrive

ジュガールワークフロー

OCRソフトなどを利用した自動登録などには対応していないため、紙の契約証を管理する場合、コストがかかる点に注意が必要です。PDFデータに加え、契約情報のデータを手入力する必要があるため、手間がかかります。また、代行業務を委託することによって追加コストが発生する点に注意が必要です。

紙の契約書の登録コスト

API連携できる電子契約システムが限られているため注意が必要です。スムーズに締結情報のデータ連携可能な電子契約書システムはクラウドサインのみです。既にクラウドサイン以外の電子契約システムを利用している場合、データ連携手段を確認する必要があります。

API連携可能な製品が少ない

Asanaの無料プランでは基本的なタスク管理機能が利用できますが、タイムライン、カスタムフィールド、無制限のダッシュボードなどの高度な機能はプレミアムプラン以上でのみ利用可能です。これにより、小規模なチームや予算の限られた企業にとっては、コストが問題となる可能性があります​。

高度な機能は有料プランに限定

鈴与株式会社が提供する文書管理システムです。この契約書管理システムは、クラウドベースで契約書の作成から保管、検索、管理までを一貫してサポートします。ユーザーは契約書の作成、保管、検索が容易になり、契約プロセスの効率化とコンプライアンスの向上を実現できます。鈴与株式会社は、物流を中心に幅広い事業を展開しており、物流システムソリューションの設計・開発においてもそのノウハウを活かしています​​​​。

LAWGUE

クラウドサイン

電子契約、紙契約問わず契約書管理が可能なサービスで、過去の紙での契約書などをまとめて管理したい企業に向いているサービスです。契約する企業の情報や、契約書に関する添付ファイルとともに契約書の管理が可能です。契約書情報を一元管理することで情報の紛失や漏洩リスクの低減に繋がります。

電子、紙問わず契約書管理可能

紙での契約書を登録する際に必要な契約書のPDFデータと、企業情報などの台帳データ作成の代行業務を提供しています。過去の膨大な量の契約書を、自社の従業員の工数を割くことなく登録することができます。

台帳、文書スキャン代行

サービス利用者が契約書を用いて不正を行わないための管理機能が豊富に備わっています。権限管理設定によって、利用ユーザーごとに閲覧、編集権限の設定が可能です。また、利用者の操作ログが全て残るため、不審な契約書の閲覧や利用を行った人を突き止めることが可能です。

権限管理設定が豊富

契約書管理システム（鈴与社）

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