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請求書受領サービスとは?

更新:2024年11月21日

請求書受領サービスは、さまざまな業種で請求書の受け取りとスキャンしたファイルのデータ化を代行し、請求業務の効率化や処理スピードの向上を支援するサービスです。特に「その他業種」の企業にとって、業種特有のニーズに対応できるサービスを選ぶことが重要です。例えば、製造業、建設業、サービス業など、各業種が持つ特殊な要件に対応するための機能やサポートが求められます。

pros

導入メリット

請求書管理業務の効率化

さまざまな業種において、紙で送付される請求書の受領代行やファイルのスキャンとデータ化を代行してくれるため、請求書の受取、データ入力と確認作業にかかる工数を大幅に削減できます。特に、複数の取引先から大量の請求書が届く業種では、大きな効果が期待できます。

ペーパレス化

請求書の受領とデータ化を代行するタイプのサービスに関しては、紙の請求書がオフィスに届くことがなくなるため、完全なペーパレス化を実現できます。これにより、紙の保管場所を確保したり、請求書の整理時間を取られることがなくなります。特に、保管スペースが限られた業種や、環境への配慮が求められる業種にとっては大きなメリットです。

経理業務全体の効率化

会計ソフトや経費精算システムとの連携により、仕訳、振込データの自動作成が可能です。これにより、請求書の入力ミスや漏れのリスクを減らし、会計処理の効率化を図れます。特に、複雑な経理処理が求められる業種や、複数のシステムを使用している業種にとっては非常に有用です。

cons

導入注意点

データ化精度

サービスごとにデータ化の精度が異なります。OCRによる電子化と人の目による確認を併用するサービスのデータ化の精度が最も高く、入力ミスのリスクが低いです。一方、OCRのみ、取引先のデータ入力のみのサービスの場合、ミスが発生するリスクがあるため、データの確認フローも考えた上で導入しましょう。特に、精度が求められる業種では、この点に注意が必要です。

料金体系

請求書受領サービスの料金は主に月額、請求書の件数に応じた従量課金、その両方のパターンがあります。請求書の件数に応じて利用料金が異なるため、料金体系を事前に確認しましょう。特に、請求書の量が季節やプロジェクトによって大きく変動する業種では、コスト管理が重要です。

法改正の対応

請求書受領サービスの中には、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応できるサービスがあります。一方で、一言に法改正に対応といっても、法改正に最低限対応するための必須項目を設置するサービスから、必須項目の設置とデータの整合性まで確認するサービスまで、手厚さが異なります。法改正の対応にあたり、運営会社の具体的な対応内容まで確認したうえで、自社の求める要件に合致していることを判断しましょう。特に、法規制が厳しい業種では、この点が重要です。

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請求書受領サービスの選び方

請求書受領サービスを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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請求書の受領方法から選ぶ

請求書受領サービスの請求書の受け取り方法は、以下の2つパターンがあります。 **受領代行** 運営会社が紙で届く請求書の受取とデータ化を代行してくれます。オフィスに届く紙の請求書をなくせるため、毎月届く請求書の処理から解放されます。受領代行に対応しているサービスの中には、請求書の原本の保管ができるものがあり、インボイス制度の7年間の保存義務を満たすための書類の保管スペース確保もできます。このサービスを利用する場合は、サービスの継続性が特に重要なため、信用力が高く、実績のある運営会社を選ぶことをおすすめします。特に、長期的な契約が求められる業種では慎重に選びましょう。 **取引先がアップロード** 請求書のデータを取引先にアップロードしてもらうことで、回収する方法です。取引先に協力を求める必要があるため、調整コストがかかる可能性があります。また、別途届いてしまった請求書は、自社でアップロードする必要がある点も注意が必要です。特に、取引先が多岐にわたる業種では、調整が複雑になる可能性があります。

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請求書の電子化方法から選ぶ

請求書のデータ化方法は、「OCRのみ」と「OCRと人力チェック」の2種類があります。OCRのみは、データ化の速度が早く、締め日のぎりぎりに届いた請求書も素早く処理できます。人力でのチェックがある場合は、人のチェックが入るため正確にデータが入力されるメリットがあります。また、OCRで読み取れない書式や文字もデータ化できるメリットもあります。スピード重視と精度重視でそれぞれ一長一短です。特に、データの正確性が重要な業種では、人力チェックのあるサービスが適しています。

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FBデータを作成できる製品を選ぶ

請求書受領サービスの中には、FBデータを作成できるものがあります。FBデータとは銀行に振込み依頼をするためのテキストデータです。請求書受領ソフトで出力したFBデータをインターネットバンキングにアップロードすることで、振込依頼が完了するため、スムーズに支払うことができます。取引先が多く、振込業務が煩雑に感じている場合はFBデータの作成に対応した製品を選びましょう。特に、振込業務が多い業種では、FBデータの作成機能が大いに役立ちます。

4

会計ソフトとの連携から選ぶ

会計ソフトと連携できる請求書受領サービスは、請求書の仕訳データを会計ソフトに取り込むことができます。金額や取引内容などの転記ミスがなくなります。会計ソフトとの連携の可否と連携できる製品を考慮して選びましょう。特に、複数のシステムを使用している業種では、この点が重要です。 「請求書受領サービス その他業種」と検索している方々は、上記のポイントを参考に、自社の特性やニーズに最適な請求書受領サービスを選ぶことができます

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