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OCRソフトとは?

更新:2024年10月30日

OCRは「Optical Character Recognition(光学文字認識)」の略で、紙や画像上の文字をデジタルテキストに変換する技術です。OCRソフトは、PDF、画像、紙の文書などからテキストを抽出し、編集可能な形式でデータ化して保存できます。証券業界においては、大量の取引記録、契約書、顧客情報などの紙文書をデジタル化することで、業務効率の向上が期待できます。これにより、手入力の手間を削減し、データの検索性や管理の効率を大幅に改善することが可能です。

pros

導入メリット

紙、画像のテキストデータ化

OCRソフトは、紙や画像などをスキャンして、テキストデータにすることができます。証券業界では、取引記録や契約書などをデジタル化することで、データの編集が可能になり、検索性も向上します。これにより、必要な情報を迅速に取得できるため、業務プロセスの効率化が図れます。

手入力の削減

OCRソフトを用いると、手作業でテキストデータを入力する場合に比べ、工数とヒューマンエラーを大幅に削減できます。証券業界では大量の書類を処理する必要があるため、OCRソフトの導入により、作業効率が飛躍的に向上します。また、一部の製品ではデータの確認や修正作業を外注することも可能で、さらなる工数削減を実現できます。

cons

導入注意点

読み取りできる書類

OCRソフトは、文書作成ソフトなどで作られる一般的なフォントで書かれた文字の認識精度は高い傾向にあります。しかし、証券業界で使用される特定のフォーマットや手書きのメモ、サインなどの定形外の文字の認識精度が低い場合があります。OCRでデジタル化したい文書によっては、あまり効率化に繋がらない可能性があるため、事前のトライアルなどで精度を確認しましょう。

初期設定

汎用的なOCRソフトの場合、書類に応じた読み取る領域の設定や、読み取り領域の項目を事前設定する必要があります。証券業界では多様な書類を扱うため、システム設定に先駆けて読み込ませたい書類をリストアップしておきましょう。中には、特定の書類に特化したOCR機能をもつ他カテゴリの製品もあるため、それらも併せて比較しましょう。

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OCRソフトの選び方

OCRソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

OCRソフトかOCR機能をもつ他カテゴリ製品かで選ぶ

OCR機能を利用する際、OCRソフトだけでなく、経費精算システムや請求書受領サービスなど、OCR機能を備えた他のカテゴリの製品も選択肢に含まれます。証券業界では、特定の書類の処理を効率化するために、これらの特化型製品の利用も検討すべきです。汎用性の高いOCRソフトが適している場合もありますが、特定の種類の書類に対する処理を主に行う場合は、対応する特化型の製品を選択しましょう。

2

データ化する書類の種類で選ぶ

OCRソフトは、対応できる書類の広さが製品によって異なります。証券業界では、定形書類、非定型書類、本人確認書類など、様々な種類の書類を扱います。読み取りたい書類に合わせて対応している製品の機能要件を調べましょう。

3

OCR業務の代行サービスの有無で選ぶ

OCRソフトの範囲内で、一部の企業はOCR関連業務の代行サービスを提供しています。証券業界では、機密性の高い書類を扱うことが多いため、代行サービスを利用する際には特に注意が必要です。データの取り扱いに関する規約を確認し、漏洩が許されない情報は事前に仕分けて代行サービスへの依頼を避けるための具体的な業務フローを考えたうえで、導入を検討しましょう。

4

読み取りデータの編集機能で選ぶ

OCRソフトの中には、読み取ったデータの中から、特定の項目を除去したり、補正できる製品があります。証券業界では、契約書や取引記録などのデータ化において、特定の情報を除去・補正できることが重要です。データ化した書類に応じて対応している製品を選びましょう。 ・背景補正 文字の背後にあるグレー塗りや粗いドットなどのノイズを識別して、文字のみを抽出することができます。 ・訂正箇所のよみ飛ばし 取り消し線、訂正印、ぬり潰しなどの訂正箇所を識別して、読み飛ばして、データを抽出することができます。 ・印影の除去 捺印箇所を識別して、印影を除去してからデータ化することができます。 ・傾きや歪みの補正 FAXや画像ファイルの文字の歪みや傾きを補正することができます

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